Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thủ tục thông quan hàng hóa là yêu cầu bắt buộc để hàng được phép lưu thông hợp pháp qua cửa khẩu. Tuy nhiên, với nhiều cá nhân và doanh nghiệp, quy trình thông quan vẫn còn là một vấn đề khá mơ hồ. Chính vì vậy, trong bài viết này, Wo Express giúp bạn tìm hiểu kĩ quy trình này để tránh sai sót khi làm thủ tục nhé!
Thông quan hàng hoá là gì?
Thông quan hàng hóa là quá trình làm thủ tục hải quan để hàng hoá được cơ quan hải quan cho phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu hợp pháp qua biên giới quốc gia theo quy định của pháp luật. Đây là bước quan trọng không thể thiếu trong quá trình vận chuyển xuất nhập khẩu. Nói cách khác, hàng hóa chỉ được phép lưu thông hợp pháp qua cửa khẩu khi đã được cơ quan hải quan chấp thuận thông quan.
Vì sao phải thực hiện thông quan hàng hoá?
Việc thực hiện thủ tục thông quan nhằm:
- Đảm bảo quản lý về hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu
- Kiểm soát việc thu thuế, phí và các khoản phải nộp
- Đảm bảo an toàn, an ninh, kiểm dịch, chất lượng hàng hóa
- Phòng chống buôn lậu, gian lận thương mại
Thông quan là yêu cầu bắt buộc, không phụ thuộc vào giá trị hay số lượng hàng hóa (trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định).
Khi nào hàng hóa được thông quan?
Theo quy định của Luật Hải quan 2014, hàng hóa sẽ được thông quan sau khi người khai hải quan đã hoàn tất đầy đủ thủ tục hải quan theo yêu cầu. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp đặc biệt sau:
Nếu chưa nộp hoặc nộp chưa đủ tiền thuế, hàng hóa vẫn có thể được thông quan khi:
- Có bảo lãnh của tổ chức tín dụng
- Được áp dụng thời hạn nộp thuế theo quy định pháp luật.
Nếu chủ hàng bị xử phạt vi phạm hành chính về hải quan bằng hình thức phạt tiền, hàng hóa chỉ được thông quan khi:
- Đã nộp phạt
- Có bảo lãnh của tổ chức tín dụng.
Đối với hàng hóa phải kiểm tra, phân tích hoặc giám định, cơ quan hải quan chỉ cho phép thông quan khi:
- Có kết luận đạt yêu cầu
- Nhận được thông báo miễn kiểm tra từ cơ quan kiểm tra chuyên ngành.
4. Các loại hình thông quan hàng hóa phổ biến hiện nay
Hiện nay, căn cứ theo mục đích và tính chất của hàng hóa, thủ tục thông quan thường được chia thành một số loại hình chính sau:
Thông quan hàng hóa xuất khẩu
Áp dụng đối với hàng hóa được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam. Người xuất khẩu phải thực hiện khai báo hải quan, xuất trình hồ sơ và hoàn thành nghĩa vụ liên quan theo quy định.
Thông quan hàng hóa nhập khẩu
Áp dụng đối với hàng hóa từ nước ngoài đưa vào Việt Nam. Ngoài hồ sơ hải quan, hàng nhập khẩu có thể phải thực hiện kiểm tra chuyên ngành, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng tùy theo mặt hàng.
Thông quan hàng phi mậu dịch (quà tặng, hành lý, hàng mẫu)
Bao gồm hàng hóa không nhằm mục đích thương mại như: quà biếu, quà tặng, hành lý cá nhân, hàng mẫu. Loại hình này vẫn phải khai báo hải quan và chịu sự quản lý theo quy định riêng.
Thông quan hàng chuyển phát nhanh quốc tế
Áp dụng cho hàng hóa gửi qua các dịch vụ chuyển phát nhanh. Thủ tục được đơn giản hóa nhưng vẫn phải tuân thủ quy định về khai báo, thuế và kiểm tra hải quan.
5. Danh sách hàng hóa cần kiểm dịch trước khi thông quan
Theo quy định của pháp luật về hải quan và quản lý chuyên ngành, một số nhóm hàng hóa bắt buộc phải thực hiện kiểm dịch hoặc kiểm tra chuyên ngành trước khi được thông quan. Bảng dưới đây tổng hợp danh mục các nhóm hàng hóa phải tiến hành kiểm dịch hoặc kiểm tra chuyên ngành trước khi thông quan:
| STT | Phụ lục / Mục | Danh mục hàng hóa | Nội dung kiểm dịch / điều kiện |
| 1 | Phụ lục I – Mục 1 | Động vật, sản phẩm động vật trên cạn | Thuộc diện bắt buộc kiểm dịch |
| 2 | Phụ lục I – Mục 2 | Động vật khác trong chăn nuôi | Kiểm dịch theo quy định chuyên ngành |
| 3 | Phụ lục I – Mục 3 | Giống vật nuôi cấm xuất khẩu | Không được phép xuất khẩu |
| 4 | Phụ lục I – Mục 4 | Giống vật nuôi cần bảo tồn | Kiểm dịch & quản lý đặc biệt |
| 5 | Phụ lục I – Mục 5 | Động vật, sản phẩm động vật thủy sản | Bắt buộc kiểm dịch |
| 6 | Phụ lục I – Mục 6 | Loài thủy sản được phép SXKD tại Việt Nam | Kiểm dịch khi nhập khẩu |
| 7 | Phụ lục I – Mục 7 | Loài thủy sản xuất khẩu có điều kiện | Kiểm dịch trước xuất khẩu |
| 8 | Phụ lục I – Mục 8 | Loài thủy sản cấm xuất khẩu | Không được phép xuất khẩu |
| 9 | Phụ lục I – Mục 9 | Vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật | Kiểm dịch thực vật |
| 10 | Phụ lục I – Mục 10 | Thực phẩm có nguồn gốc thực vật nhập khẩu | Kiểm dịch thực vật |
| 11 | Phụ lục I – Mục 11 | Giống cây trồng | Kiểm dịch & quản lý giống |
| 12 | Phụ lục I – Mục 12 | Nguồn gen cây trồng cấm xuất khẩu | Không được phép xuất khẩu |
| 13 | Phụ lục I – Mục 13 | Muối (muối ăn, muối tinh) | Kiểm tra chuyên ngành |
| 14 | Phụ lục I – Mục 14 | Thức ăn chăn nuôi thương mại | Đã công bố trên Cổng TTĐT Bộ NN&PTNT |
| 15 | Phụ lục I – Mục 15 | Hóa chất, SP sinh học, vi sinh dùng trong TĂCN | Kiểm soát sử dụng |
| 16 | Phụ lục I – Mục 16 | Hóa chất, chế phẩm sinh học dùng trong NTTS | Được phép sử dụng tại VN |
| 17 | Phụ lục I – Mục 17 | Hóa chất, vi sinh cấm dùng trong NTTS | Cấm sử dụng |
| 18 | Phụ lục I – Mục 18 | Thuốc thú y, nguyên liệu thuốc thú y | Kiểm dịch khi nhập khẩu |
| 19 | Phụ lục I – Mục 19 | Phân bón | Kiểm tra chuyên ngành |
| 20 | Phụ lục I – Mục 20 | Gỗ tròn, gỗ xẻ từ rừng tự nhiên trong nước | Cấm xuất khẩu |
| 21 | Phụ lục I – Mục 21 | Gỗ & SP gỗ xuất khẩu | Phải có hồ sơ lâm sản hợp pháp |
| 22 | Phụ lục I – Mục 22 | Thuốc bảo vệ thực vật | Kiểm soát & kiểm dịch |
| 23 | Phụ lục I – Mục 23 | Thuốc BVTV cấm sử dụng tại Việt Nam | Không được phép lưu thông |
| 24 | Phụ lục I- Mục 24 | Hàng hóa lĩnh vực khai thác thủy sản | Kiểm tra chuyên ngành |
| 25 | Phụ lục I – Mục 25 | Sản phẩm xử lý chất thải chăn nuôi | Kiểm soát chuyên ngành |
| 26 | Phụ lục I – Mục 26 | Máy, thiết bị nông nghiệp | Kiểm tra điều kiện nhập khẩu |
6. Hồ sơ thông quan cần chuẩn bị
Để thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa, người khai hải quan phải chuẩn bị hồ sơ thông quan đầy đủ, hợp lệ theo quy định của pháp luật. Tùy theo loại hình xuất khẩu, nhập khẩu và tính chất của hàng hóa, bộ hồ sơ có thể khác nhau, tuy nhiên về cơ bản sẽ bao gồm các chứng từ sau:
- Tờ khai hải quan;
- Hoá đơn thương mại;
- Hợp đồng mua bán hàng hoá;
- Giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh, phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh mà theo quy định của pháp luật phải có giấy phép;
- Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật đối với từng mặt hàng mà người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan.
7. Quy trình thủ tục thông quan hàng hóa chi tiết
Quy trình thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam được thực hiện thống nhất theo các bước do cơ quan Hải quan quy định. Nhìn chung, thủ tục đối với hàng xuất khẩu và nhập khẩu có trình tự tương tự nhau và được chia thành ba giai đoạn chính: trước thông quan, trong thông quan và sau thông quan.
1. Trước thông quan
Ở giai đoạn này, người khai hải quan cần chuẩn bị đầy đủ thông tin, hồ sơ và điều kiện kỹ thuật cần thiết trước khi khai báo trên hệ thống hải quan điện tử. Các công việc chủ yếu bao gồm:
- Xác định mã HS của hàng hóa
- Xác định xuất xứ hàng hóa
- Xác định trị giá hải quan
- Tra cứu chính sách quản lý đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu
- Đăng ký kiểm tra chuyên ngành, xin giấy phép của cơ quan có thẩm quyền (nếu hàng hóa thuộc diện quản lý)
- Chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ hải quan
- Chuẩn bị chữ ký số và đăng ký với cơ quan hải quan (nếu chưa có)
- Đăng ký sử dụng hệ thống và cài đặt phần mềm khai hải quan VNACCS
2. Trong thông quan
Sau khi hoàn tất khâu chuẩn bị, người khai hải quan tiến hành khai báo và làm thủ tục thông quan với cơ quan hải quan.
Bước 1 – Khai báo hải quan:
Người khai hải quan thực hiện khai báo điện tử trên hệ thống VNACCS theo đúng thông tin lô hàng.
Bước 2 – Phân luồng tờ khai:
Hệ thống hải quan tự động phân luồng kiểm tra:
- Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa
- Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ
- Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa
Bước 3 – Kiểm tra theo luồng:
Cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa theo kết quả phân luồng.
Bước 4: Thực hiện nghĩa vụ tài chính
Người khai hải quan nộp thuế, phí và các khoản phải nộp khác theo quy định (nếu có).
3. Sau thông quan
Thực hiện kiểm tra sau thông quan theo kế hoạch của cơ quan Hải quan đối với hồ sơ hải quan, sổ kế toán, chứng từ kế toán và các tài liệu, dữ liệu liên quan đến hàng hóa. Mục đích của kiểm tra sau thông quan là để đánh giá tính chính xác, trung thực của các chứng từ và hồ sơ do người khai hải quan khai, nộp, xuất trình. Đồng thời, cơ quan hải quan cũng kiểm tra việc tuân thủ các quy định của pháp luật hải quan và các quy định liên quan đến xuất – nhập khẩu.
8. Thời gian và chi phí cho thủ tục thông quan hàng hóa
Thời gian cho thủ tục thông quan hàng hoá
Sau khi người khai hải quan đã hoàn thành đầy đủ các yêu cầu làm thủ tục hải quan theo quy định của Luật Hải quan, cơ quan hải quan sẽ thực hiện kiểm tra thực tế hàng hóa trong các thời hạn sau:
- Đối với lô hàng kiểm tra thực tế một phần theo xác suất: Thời gian kiểm tra chậm nhất là 08 giờ làm việc.
- Đối với lô hàng kiểm tra thực tế toàn bộ hàng hóa: Thời gian kiểm tra chậm nhất là 02 ngày làm việc.
Trường hợp lô hàng phải kiểm tra toàn bộ, có số lượng lớn hoặc việc kiểm tra phức tạp, thời hạn kiểm tra có thể được gia hạn, nhưng không quá 08 giờ làm việc.
Chi phí cho thủ tục thông quan hàng hoá
Chi phí thông quan hay lệ phí hải quan người khai phải nộp cho cơ quan chức năng để chuẩn bị chứng từ, vận chuyển hàng hóa hoặc các chi phí phát sinh khác.Mức phí hải quan được ban hành theo Thông tư 14/2021/TT-BTC quy định cụ thể như sau:
| STT | Nội dung thu | Mức thu |
| 1 | Lệ phí tờ khai hải quan (phí mở tờ khai hải quan). Phí hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh | 20.000 đồng/tờ khai |
| 2 | Phí hải quan kiểm tra, giám sát, tạm dừng làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có dấu hiệu xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ | 200.000 đồng/01 đơn |
| 3 | Phí hải quan cấp sổ ATA | 1.000.000 đồng/sổ |
| 4 | Phí hải quan cấp lại sổ ATA | 500.000 đồng/sổ |
| 5 | Lệ phí đối với hàng hoá quá cảnh | 200.000 đồng/tờ khai |
| 6 | Lệ phí đối với phương tiện vận tải quá cảnh đường bộ (gồm: ô tô, đầu kéo, máy kéo) | 200.000 đồng/phương tiện |
| 7 | Lệ phí đối với phương tiện vận tải quá cảnh đường thủy (gồm: tàu, ca nô, đầu kéo, xà lan) | 500.000 đồng/phương tiện |
Những lỗi thường gặp khi làm thủ tục thông quan hàng hóa
Trong quá trình khai báo hải quan, kể cả người mới hay người đã có kinh nghiệm đều có thể phát sinh sai sót. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất khi thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa:
- Khai sai nhóm loại hình hoặc mã loại hình: Người mới khai báo thường chưa nắm rõ mục đích sử dụng của từng nhóm loại hình, dẫn đến việc chọn sai mã loại hình tương ứng. Việc khai sai loại hình có thể làm tờ khai bị yêu cầu sửa đổi hoặc không được thông quan đúng quy định.
- Khai sai mã hiệu phương thức vận chuyển: Người khai sao chép thông tin từ tờ khai cũ nhưng quên cập nhật lại phương thức vận chuyển (đường biển, đường hàng không, đường bộ…). Trường hợp khai sai mã hiệu phương thức vận chuyển không được phép khai bổ sung, người khai bắt buộc phải hủy tờ khai và khai lại từ đầu.
- Khai sai hoặc khai thiếu thông tin người xuất khẩu, người nhập khẩu: Giao dịch có bên thứ ba tham gia vào quá trình mua bán hoặc giao nhận. Việc xác định nhầm hoặc bỏ sót thông tin người xuất khẩu, người nhập khẩu sẽ khiến hồ sơ không khớp với chứng từ thương mại.
- Khai sai số lượng kiện hàng: Do hàng hóa có nhiều hình thức đóng gói khác nhau (thùng, kiện, pallet…), người khai dễ nhầm lẫn giữa số lượng kiện và số lượng hàng hóa, dẫn đến sai thông tin trên tờ khai so với thực tế.
- Khai sai mã hàng hóa: Đối với doanh nghiệp nhập khẩu theo diện miễn thuế hoặc quản lý nguyên liệu – sản phẩm, việc khai sai mã hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công tác theo dõi, quản lý và báo cáo quyết toán với cơ quan hải quan. Sai mã hàng có thể dẫn đến việc phải điều chỉnh hồ sơ hoặc bị xử lý theo quy định.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Có nên sử dụng dịch vụ làm thủ tục thông quan hàng hóa?
Việc sử dụng dịch vụ làm thủ tục thông quan không bắt buộc, nhưng phù hợp với cá nhân, doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm hoặc hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành, hồ sơ phức tạp. Đơn vị dịch vụ sẽ hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, khai báo đúng quy định và hạn chế rủi ro sai sót trong quá trình thông quan.
Hàng nào được miễn thông quan?
Theo Thông tư 86/2025/TT-BTC, từ ngày 12/10/2025, một số loại hàng hóa và phương tiện vận tải sẽ được miễn phí hải quan và lệ phí, cụ thể gồm:
- Hàng viện trợ và quà tặng vì mục đích nhân đạo
- Hàng hóa mua bán, trao đổi của cư dân biên giới
- Phương tiện vận tải của cư dân biên giới
- Hàng hóa và phương tiện vận tải theo điều ước quốc tế:
Nếu sai hồ sơ, hàng sẽ bị xử lý như thế nào?
- Trường hợp lỗi nhẹ, người khai hải quan có thể khai bổ sung hoặc điều chỉnh tờ khai theo quy định.
- Trường hợp vi phạm nghiêm trọng, người khai có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, hàng hóa có thể bị tạm dừng thông quan cho đến khi hoàn tất xử lý.
Hàng bị giữ tại hải quan phải xử lý thế nào?
Khi hàng hóa bị giữ, người khai hải quan cần:
- Xác định rõ lý do bị giữ (thiếu hồ sơ, sai khai báo, chờ kiểm tra chuyên ngành…).
- Bổ sung giấy tờ, chứng từ cần thiết (hóa đơn thương mại, hợp đồng, giấy phép nhập khẩu, phiếu kiểm định…)
- Nộp thuế, phí phát sinh (nếu có) thì người khai hải quan cần thực hiện nộp đầy đủ số tiền còn thiếu để tiếp tục làm thủ tục thông quan.
Thủ tục thông quan hàng hóa giúp hàng xuất nhập khẩu lưu thông hợp pháp, tránh rủi ro và chi phí phát sinh không cần thiết. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện đúng quy trình sẽ giúp quá trình thông quan hàng hoá nhanh chóng và thuận tiện. Truy cập website Wo Express để cập nhật kiến thức, thông tin mới nhất và nhận tư vấn chi tiết, hỗ trợ bạn gửi hàng đi nước ngoài an toàn và hiệu quả.
Xem thêm:
- Tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa quốc tế chi tiết, mới nhất
- Dịch vụ gửi hàng đi nước ngoài tại đà nẵng giá rẻ, trọn gói
