Cách đóng hàng gửi đi nước ngoài đúng chuẩn là yếu tố quan trọng giúp kiện hàng đến tay người nhận nguyên vẹn và tránh rủi ro khi thông quan. Trong bài viết này, WoExpress sẽ hướng dẫn chi tiết các bước đóng gói chuyên nghiệp, tỉ mỉ và chuẩn quốc tế, phù hợp với nhiều loại hàng hóa khác nhau.
Tại sao việc đóng hàng gửi đi nước ngoài quan trọng?
Gửi hàng ra nước ngoài đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ bước đóng gói, bởi mỗi kiện hàng phải trải qua nhiều khâu vận chuyển, kiểm tra và xử lý. Dưới đây là những lý do tại sao việc áp dụng cách đóng hàng gửi đi nước ngoài lại quan trọng:
Hàng hóa dễ hư hỏng nếu đóng gói sai chuẩn
Hàng gửi quốc tế thường phải trải qua nhiều lần bốc xếp, trung chuyển và kiểm tra. Nếu không được đóng gói phù hợp, hàng dễ móp méo, rò rỉ hoặc vỡ hỏng, đặc biệt là đồ dễ vỡ, thực phẩm hay hàng có giá trị cao. Đóng gói hàng hoá đúng cách giúp bảo vệ kiện hàng suốt hành trình và tránh thiệt hại không đáng có.
Giúp việc vận chuyển dễ dàng hơn
Một kiện hàng chắc chắn, gọn gàng giúp đơn vị vận chuyển dễ phân loại, xếp chồng và xử lý nhanh chóng. Điều này không chỉ rút ngắn thời gian giao nhận mà còn đảm bảo kiện hàng được vận chuyển an toàn, trọn vẹn đến tay người nhận. Khi hàng được đóng gói chuẩn, toàn bộ quá trình đi quốc tế diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển và rủi ro thất lạc
Cước gửi hàng quốc tế được tính dựa trên trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng quy đổi từ kích thước kiện hàng. Việc đóng gói cồng kềnh hoặc sử dụng vật liệu không phù hợp có thể làm chi phí tăng cao. Đóng gói đúng chuẩn giúp tiết kiệm chi phí và giảm rủi ro phát sinh trong suốt quá trình vận chuyển.
Tuân thủ chuẩn mực quốc tế về kích thước và trọng lượng
Mỗi quốc gia và hãng vận chuyển đều có quy định riêng về kích thước, trọng lượng và cách đóng gói theo từng loại hàng. Thực hiện đúng cách đóng hàng gửi đi nước ngoài giúp hàng được thông quan dễ dàng. Việc nắm chắc các quy chuẩn này là bước cần thiết để đảm bảo kiện hàng đáp ứng đầy đủ yêu cầu vận chuyển quốc tế.
Các nguyên tắc cơ bản khi đóng hàng gửi đi nước ngoài
Trước khi tiến hành đóng gói, bạn cần nắm rõ các nguyên tắc cơ bản để kiện hàng đáp ứng yêu cầu của cả đơn vị vận chuyển lẫn hải quan. Dưới đây là những nguyên tắc cơ bản bạn nên áp dụng khi đóng hàng gửi đi nước ngoài:
Nguyên tắc 1: Lựa chọn vật liệu phù hợp
Nền tảng của một kiện hàng an toàn bắt đầu từ việc chọn thùng và vật liệu lót phù hợp với đặc tính sản phẩm. Nên ưu tiên thùng carton tiêu chuẩn xuất khẩu mới, dày 5-7 lớp, kết hợp băng keo chịu lực quấn theo quy tắc chữ H để gia cố các cạnh và nắp thùng.
Nguyên tắc 2: Chèn lót đầy đủ, không để khoảng trống
Mọi khoảng trống trong thùng đều khiến sản phẩm dịch chuyển, va đập và có thể hư hỏng. Mỗi món hàng nên được bọc riêng và cố định bằng xốp, túi khí hoặc các vật liệu chèn lót khác để giữ thăng bằng trong thùng.
Nguyên tắc 3: Ghi nhãn mác đầy đủ và rõ ràng
Nhãn vận chuyển được coi là “tấm vé thông hành” của kiện hàng, quyết định kiện hàng đến đúng người nhận. Mọi thông tin về người gửi và người nhận cần được ghi chính xác, in hoặc viết rõ ràng, và dán ở vị trí phẳng, dễ nhìn trên thùng. Có thể kèm bản sao thông tin bên trong thùng để phòng trường hợp nhãn bên ngoài bị hư hỏng.
Nguyên tắc 4: Tuân thủ quy định của quốc gia nhận hàng
Một điểm quan trọng trong cách đóng gói hàng gửi đi nước ngoài cần lưu ý là mỗi quốc gia có quy định riêng về hàng hóa nhập khẩu, bao gồm cả vật liệu đóng gói được phép sử dụng. Trước khi gửi, bạn cần kiểm tra kỹ các yêu cầu này và tránh dùng vật liệu bị cấm để kiện hàng không gặp trở ngại khi thông quan.
Hướng dẫn cách đóng hàng gửi đi nước ngoài theo từng loại hàng
Khi gửi hàng ra nước ngoài, mỗi loại sản phẩm sẽ có yêu cầu đóng gói riêng để đảm bảo an toàn, tránh hư hỏng và tuân thủ các quy định quốc tế. Việc áp dụng đúng cách đóng hàng gửi đi nước ngoài không chỉ bảo vệ kiện hàng mà còn giúp quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm chi phí và thời gian. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng nhóm hàng phổ biến, giúp bạn chuẩn bị kiện hàng một cách chuyên nghiệp và an toàn.
Hàng hóa thực phẩm
Đóng gói thực phẩm để gửi đi nước ngoài yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn thực phẩm và hải quan. Tùy loại thực phẩm, cách đóng gói phải đảm bảo giữ nguyên chất lượng, chống ẩm mốc, va đập và đáp ứng các yêu cầu ghi nhãn quốc tế. Dưới đây là các bước cơ bản để đóng gói hiệu quả:
- Bước 1: Kiểm tra các quy định nhập khẩu của nước nhận về loại thực phẩm được phép gửi, yêu cầu nhãn mác, hạn sử dụng và các cảnh báo đặc biệt.
- Bước 2: Chuẩn bị vật liệu đóng gói phù hợp
- Thực phẩm khô (bánh kẹo, trà, cà phê): Đóng gói trong túi kín chống ẩm, đặt vào hộp carton cứng để tránh bị đè ép.
- Thực phẩm đông lạnh/giữ lạnh: Sử dụng thùng cách nhiệt chuyên dụng và đá khô, kiểm tra xem phương thức vận chuyển có chấp nhận đá khô không.
- Thực phẩm lỏng (nước mắm, dầu ăn): đóng trong chai lọ kín, bọc bằng túi nilon và đặt trong vật liệu thấm hút để tránh rò rỉ.
- Bước 3: Niêm phong thùng và dán nhãn đầy đủ với thông tin sản phẩm, ngày sản xuất, hạn sử dụng và các cảnh báo đặc biệt theo quy định của nước nhập khẩu.
Hàng hóa mỹ phẩm
Hàng mỹ phẩm là nhóm sản phẩm dễ hư hỏng và rò rỉ trong quá trình vận chuyển quốc tế, đặc biệt khi phải qua nhiều chặng xếp dỡ và kiểm tra. Dưới đây là các bước thực hiện cách đóng gói hàng gửi đi nước ngoài cho nhóm hàng này:
- Bước 1: Vặn chặt nắp chai, dùng băng keo dán quanh nắp để cố định. Các chai thủy tinh nên bọc 2 lớp bọt khí để giảm chấn động, hạn chế nứt vỡ. Với sản phẩm dạng kem hoặc gel, đóng trong túi zip PE dày 70-90 micron để tránh rò rỉ.
- Bước 2: Đặt các chai lọ vào khay xốp EPS định hình dày 10-15 mm để cố định từng sản phẩm, sau đó ngăn cách nhau bằng vách ngăn carton hoặc mút xốp. Khoảng trống giữa các chai có thể chèn xốp hạt hoặc túi khí để tăng độ ổn định.
- Bước 3: Chọn thùng carton chuẩn 5 lớp, độ cứng từ 44 ECT trở lên để chống móp méo, xếp khay chứa mỹ phẩm vào thùng và chèn lót các khoảng trống.
- Bước 4: Niêm phong thùng hàng và dán nhãn cảnh báo gồm: “Cosmetic Products”, “Keep Away From Heat” và hạn sử dụng. Cuối cùng, dán nhãn “Hướng lên” (Arrows up) để người vận chuyển dễ nhận biết.
Hàng hóa cuộn tròn (tranh, thảm, bản đồ, lịch,…)
Các mặt hàng dạng cuộn tròn như tranh, bản đồ, thảm hay lịch thường dễ bị móp méo hoặc hư hỏng nếu không đóng gói đúng chuẩn. Việc sử dụng vật liệu bảo vệ phù hợp và kỹ thuật cuộn tròn hợp lý giúp sản phẩm giữ nguyên hình dạng trong suốt quá trình vận chuyển quốc tế. Quy trình thực hiện gồm các bước như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị ống nhựa chịu lực, băng keo và tấm bọt khí để bảo vệ sản phẩm.
- Bước 2: Cuộn tròn sản phẩm vừa vặn và đặt vào ống nhựa, đảm bảo ống không bị nối thêm hay mở rộng để tránh làm cong hay gãy sản phẩm.
- Bước 3: Bọc kín 2 đầu ống bằng băng keo, sau đó bọc thêm 3-4 lớp tấm bọt khí xung quanh ống nhựa và dán băng keo gia cố toàn bộ kiện hàng.
- Bước 4: Niêm phong thùng và dán nhãn đầy đủ gồm thông tin người gửi – người nhận, loại hàng, đồng thời thêm cảnh báo “Fragile – Handle with Care” với ký hiệu rõ ràng để người vận chuyển nhận biết và xử lý cẩn thận.
Hàng dễ vỡ
Hàng dễ vỡ như đồ gốm sứ, thủy tinh hay gương kính thường có nguy cơ hư hỏng cao nếu không đóng gói cẩn thận. Vì vậy, khi gửi hàng đi nước ngoài, việc áp dụng quy cách đóng hàng dễ vỡ đúng chuẩn là cần thiết để bảo vệ kiện hàng và đảm bảo vận chuyển an toàn. Dưới đây là các bước cơ bản để đóng gói hàng dễ vỡ:
- Bước 1: Chuẩn bị vật liệu bảo vệ: giấy bọt khí, xốp hạt, mút xốp, thùng carton cứng, tấm nhựa góc và băng keo chịu lực.
- Bước 2: Bọc từng sản phẩm bằng 2 lớp bọt khí để hạn chế rủi ro vỡ khi va chạm. Lớp đầu tiên đặt sản phẩm vào hộp carton cứng dày tối thiểu 5mm nhằm tạo khung bảo vệ. Khoảng trống trong hộp được lấp bằng xốp hạt hoặc mút xốp để cố định sản phẩm.
- Bước 3: Đặt hộp nhỏ đã bọc vào thùng carton 3 lớp – độ cứng từ 32 ECT trở lên để tăng khả năng chống sốc. Chèn thêm tấm nhựa góc chuyên dụng tại các cạnh thùng để giảm tác động lực từ bên ngoài.
- Bước 4: Niêm phong thùng và quấn thêm lớp bọt khí hoặc xốp bong bóng bên ngoài nếu cần, dùng băng keo gia cố chắc chắn.
- Bước 5: Dán nhãn cảnh báo “Fragile” kèm biểu tượng ly vỡ, đồng thời ghi đầy đủ thông tin người gửi – người nhận để kiện hàng được nhận diện và xử lý cẩn thận trong quá trình vận chuyển quốc tế.
Hàng linh kiện điện tử
Các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop, máy quay, máy ảnh, tivi hay màn hình máy tính rất dễ hư hỏng nếu va chạm hoặc rung lắc trong quá trình vận chuyển. Khi gửi hàng đi nước ngoài, áp dụng cách đóng hàng dễ vỡ đúng chuẩn là cần thiết để bảo vệ sản phẩm và hạn chế rủi ro hư hỏng.
Hàng điện tử kích thước nhỏ (điện thoại, máy ảnh, laptop…)
- Bước 1: Chuẩn bị vật liệu gồm túi chống tĩnh điện, hộp xốp EPS định hình, túi khí, mút PE foam, băng keo chịu lực, thùng carton 5 lớp.
- Bước 2: Bọc sản phẩm trong túi chống tĩnh điện để ngăn nhiễu điện từ, đặt vào hộp xốp EPS vừa vặn. Thêm túi silica gel (10 g/m³) để kiểm soát độ ẩm.
- Bước 3: Quấn túi khí xung quanh hộp, đặt vào thùng carton 5 lớp – độ cứng tối thiểu 44 ECT, dùng mút PE foam dày 10-15 mm lấp đầy khoảng trống giữa hộp và thùng.
- Bước 4: Dán nhãn “Fragile – Handle with Care”, kèm cảnh báo “Sensitive Electronic Equipment” và và thông tin người gửi – người nhận.
Hàng điện tử kích thước lớn (tivi, màn hình, máy in…)
- Bước 1: Chuẩn bị vật liệu gồm xốp EPS định hình, mút PE foam dày 15 mm, túi khí, túi silica gel, túi chống tĩnh điện (nếu có linh kiện rời), băng keo chịu lực, thùng carton 5 lớp – độ cứng tối thiểu 44 ECT.
- Bước 2: Bọc xốp EPS hai mặt lớn của sản phẩm để chống va đập, đặt linh kiện nhạy cảm trong túi chống tĩnh điện. Thêm túi silica gel để kiểm soát độ ẩm.
- Bước 3: Quấn túi khí xung quanh sản phẩm, đặt vào thùng carton lớn hơn, chèn mút PE foam hoặc xốp mềm lấp đầy khoảng trống giữa hộp và thùng.
- Bước 4: Dán nhãn “Fragile – Handle with Care”, ghi chú “Sensitive Electronic Equipment” và thông tin người gửi – người nhận.
Hàng hóa chất lỏng
Chất lỏng là loại hàng hóa dễ bị đổ, rò rỉ hoặc hư hỏng nếu không đóng gói cẩn thận. Áp dụng cách đóng hàng gửi đi nước ngoài đúng chuẩn giúp bảo vệ sản phẩm và hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển. Dưới đây là các bước cơ bản để đóng gói chất lỏng an toàn:
- Bước 1: Chuẩn bị sản phẩm nhằm đảm bảo chai lọ, bình chứa có nắp đóng kín và, nếu có thể, sử dụng seal bảo vệ để tránh rò rỉ.
- Bước 2: Cho từng chai vào túi zip kín hoặc bao nilon chống thấm. Tiếp theo, quấn 3-4 lớp bọt khí xung quanh để chống va đập.
- Bước 3: Đặt sản phẩm đã bọc vào hộp carton nhỏ. Lấp đầy mọi khoảng trống bằng mút xốp, bọt khí hoặc vật liệu thấm hút để chai không bị xê dịch.
- Bước 4: Hộp nhỏ được đặt vào thùng carton lớn hơn, tiếp tục chèn vật liệu đệm xung quanh để tăng ổn định. Niêm phong thùng, dán băng keo
- Bước 5: Dán nhãn “Chất lỏng” và “This Side Up” (để thẳng đứng) rõ ràng trên thùng. Đảm bảo thông tin người gửi, người nhận đầy đủ theo quy định quốc tế.
Hàng nặng, cồng kềnh (thiết bị, máy móc,…)
Hàng nặng, cồng kềnh như máy móc, thiết bị công nghiệp đòi hỏi cách đóng hàng gửi đi nước ngoài đặc biệt cẩn thận để đảm bảo an toàn cho hàng hóa và người vận chuyển. Quy trình đóng gói phải kết hợp giữa pallet, kiện gỗ và các vật liệu bảo vệ chuyên dụng.
- Bước 1: Sử dụng pallet gỗ cứng, chịu tải tối thiểu 2,5 lần trọng lượng máy. Thùng gỗ ván ép dày từ 12mm trở lên được dùng để gia cố lớp ngoài, đồng thời gỗ phải qua xử lý và khử trùng theo chuẩn ISPM 15 để đáp ứng quy định quốc tế.
- Bước 2: Siết bu lông trực tiếp thiết bị xuống pallet để loại bỏ nguy cơ dịch chuyển. Bên trong kiện, đặt silica gel với tỷ lệ 500g/m³ nhằm duy trì môi trường khô thoáng.
- Bước 3: Bọc máy móc bằng màng PE dày 100 micron chống ẩm, chống bụi. Gia cố kiện bằng dây đai thép rộng 19mm để tăng khả năng chịu va đập.
- Bước 4: Niêm phong kiện gỗ cẩn thận, dán nhãn vận chuyển quốc tế đầy đủ: thông tin người gửi – người nhận, trọng lượng, hướng xếp hàng và cảnh báo đặc biệt như “Cẩn thận khi xếp dỡ” hoặc “Không xếp chồng”.
Hàng ấn phẩm, giấy tờ
Các loại tài liệu, sách báo, catalog hay thư từ dễ bị ẩm ướt, rách hoặc bẩn khi vận chuyển, đặc biệt là khi gửi đi nước ngoài. Để bảo vệ hàng hóa và đảm bảo quá trình vận chuyển thuận lợi, shop nên thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị dụng cụ đóng gói như bao nilon, băng keo chất lượng cao và thùng carton phù hợp với kích thước tài liệu.
- Bước 2: Đặt toàn bộ giấy tờ, tài liệu vào túi nilon để chống ẩm và bụi, đồng thời giữ các tờ giấy không bị rách hoặc gập trong quá trình vận chuyển.
- Bước 3: Cho tài liệu đã bọc vào thùng carton, sắp xếp thẳng thớm, tránh bị gập, cong hoặc nếp gấp. Với số lượng lớn, có thể xếp thêm các tấm carton cứng hai bên để tăng độ chắc chắn.
- Bước 4: Dùng băng keo dán kín và gia cố các cạnh thùng. Dán phiếu giao nhận hàng và nhãn cảnh báo “Tài liệu – Không gập” để người vận chuyển biết và xử lý cẩn thận.
>>>Xem thêm: Dịch vụ gửi hàng đi Hàn Quốc trọn gói, giá rẻ, bao uy tín
Quy trình đóng gói sản phẩm thông thường
Việc tuân thủ một cách đóng hàng gửi đi nước ngoài chuẩn mực là điều cần thiết, ngay cả với các mặt hàng thông thường. Quy trình đóng gói đúng cách giúp bảo vệ sản phẩm, giảm rủi ro hư hỏng, đồng thời thuận tiện cho vận chuyển và thông quan. Dưới đây là các bước cơ bản nên thực hiện:
Bước 1 – Đo kích thước và cân trọng lượng hàng hóa
Trước tiên, xác định chính xác chiều dài, rộng, cao và trọng lượng của sản phẩm bằng thước đo và cân điện tử. Với những sản phẩm có hình dạng không đều, hãy đo kích thước lớn nhất ở mỗi chiều. Trọng lượng ghi nhận chỉ tính riêng sản phẩm, chưa bao gồm bao bì. Các thông số này sẽ giúp chọn bao bì thích hợp và tính toán chi phí vận chuyển chính xác.
Bước 2 – Lựa chọn vật liệu đóng gói phù hợp
Chọn thùng carton có độ dày phù hợp (3-7 lớp) để bảo vệ sản phẩm. Với hàng dễ vỡ, bổ sung xốp, bọt khí hoặc giấy bọc bong bóng; hàng điện tử sử dụng túi chống tĩnh điện; hàng lỏng cần bao nilon và vật liệu thấm hút xung quanh. Ngoài ra, cân nhắc điều kiện môi trường như nhiệt độ, độ ẩm trong suốt hành trình vận chuyển.
Bước 3 – Bọc và bảo vệ hàng hóa
Bọc kín sản phẩm bằng giấy bọt khí, xốp mỏng hoặc vật liệu chống sốc. Nếu sản phẩm nhiều bộ phận, tháo rời và đóng gói riêng từng phần. Với hàng dễ vỡ, bọc nhiều lớp, đặt vào hộp riêng rồi cho vào thùng chính, lấp đầy khoảng trống bằng mút hoặc giấy vò. Hàng điện tử cần cố định chắc chắn, sử dụng lớp túi chống tĩnh điện để tránh va chạm và nhiễu điện từ.
Bước 4: Đóng gói vào thùng carton
Đặt hàng hóa đã bọc vào thùng carton phù hợp, sử dụng vật liệu đệm để lấp đầy khoảng trống, ngăn sản phẩm xê dịch.
Bước 5: Niêm phong và dán nhãn
Niêm phong thùng bằng băng keo chất lượng cao, đảm bảo không còn khe hở. Dán nhãn đầy đủ gồm thông tin người gửi, người nhận, số lượng kiện hàng, và các cảnh báo cần thiết: “Dễ vỡ”, “Để thẳng đứng”, “Tránh ẩm ướt”. Hàng hóa đặc biệt như chất lỏng hay pin lithium cần dán thêm nhãn cảnh báo theo tiêu chuẩn quốc tế.
WoExpress – Dịch vụ đóng & gửi hàng đi nước ngoài chuyên nghiệp
WoExpress là đơn vị vận chuyển quốc tế uy tín tại Đà Nẵng, phục vụ các tuyến Việt Nam – Hàn Quốc và Việt Nam – Nhật Bản, với mạng lưới phủ rộng toàn quốc và kết nối trực tiếp ra nước ngoài. Với gần 10 năm kinh nghiệm, WoExpress thấu hiểu tầm quan trọng của cách đóng hàng gửi đi nước ngoài chuẩn mực, đảm bảo mọi kiện hàng đến tay người nhận an toàn, nguyên vẹn.
Tại WoExpress, khách hàng được đóng gói miễn phí bằng quy trình chuẩn 3 lớp chuyên nghiệp, cẩn thận từng chi tiết. Mọi sản phẩm đều được bọc xốp chất lượng cao, gia cố chắc chắn, niêm phong cẩn thận và dán nhãn rõ ràng, đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế về vận chuyển.
Cùng với đó là đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, giám sát từ khâu đóng gói, bảo vệ hàng hóa đến dán nhãn và kiểm tra thông tin, giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm về đơn hàng của mình.
Câu hỏi thường gặp về cách đóng hàng gửi đi nước ngoài
Có cần tự đóng hàng trước khi gửi không?
Khách hàng có thể mang hàng đến WoExpress mà chưa đóng gói sẵn. Nhân viên sẽ mở kiện, quay video kiểm tra hàng hóa, phân loại và tiến hành đóng gói trực tiếp tại quầy theo tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo kiện hàng an toàn và nguyên vẹn khi vận chuyển.
Có nên mua bảo hiểm hàng hóa khi gửi quốc tế không?
Có. Khách hàng nên mua bảo hiểm hàng hóa khi gửi quốc tế, đặc biệt với những kiện hàng giá trị cao hoặc dễ vỡ. Bảo hiểm sẽ giúp bạn an tâm hơn, đảm bảo quyền lợi khi xảy ra mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển
Vừa rồi, WoExpress đã cập nhật cho bạn cách đóng hàng gửi đi nước ngoài an toàn và chuẩn quốc tế. Tuân thủ đúng quy trình giúp kiện hàng của bạn đến nơi nguyên vẹn, giảm tối đa rủi ro và thuận tiện trong quá trình vận chuyển. Nếu bạn cần gửi hàng đi Hàn/ Nhật an toàn và tiện lợi, hãy liên hệ ngay WoExpress để được hỗ trợ đóng gói chuyên nghiệp miễn phí và đúng chuẩn quốc tế.
>>>> Xem thêm: Tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa quốc tế chi tiết, mới nhất
