Thủ tục gửi hàng từ nước ngoài về Việt Nam thường khiến nhiều người bối rối vì liên quan đến hải quan, giấy tờ và chi phí phát sinh. Nếu không nắm rõ quy trình, hàng có thể bị chậm thông quan hoặc đội chi phí không cần thiết. Trong bài viết này, hãy cùng WoExpress tìm hiểu chi tiết thủ tục để nhận hàng nhanh, đúng quy định.
Thủ tục gửi hàng từ nước ngoài về Việt Nam theo quy trình chuẩn
Để hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam thuận lợi, người nhận cần nắm rõ các bước thủ tục liên quan. Dưới đây là quy trình nhận hàng phổ biến hiện nay.
Bước 1 – Đặt hàng và xác nhận với nhà cung cấp nước ngoài:
Sau khi xác định các mặt hàng cần gửi và lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp, người nhận cần kiểm tra kỹ thông tin đơn hàng như:
- Tên hàng hóa
- Số lượng hàng hóa
- Giá trị
- Địa chỉ người gửi và người nhận
- Mã vận đơn
Bước 2 – Vận chuyển hàng về Việt Nam
Hàng hóa sẽ được vận chuyển về Việt Nam bằng đường hàng không, đường biển hoặc đường bộ tùy nhu cầu. Ở giai đoạn này, người nhận có thể theo dõi tình trạng đơn hàng thông qua mã tracking do đơn vị vận chuyển cung cấp.
Bước 3 – Xử lý hải quan khi hàng đến cửa khẩu Việt Nam
Khi hàng đến sân bay, cảng biển hoặc cửa khẩu, cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ, đối chiếu thông tin và phân luồng kiểm tra. Đây là bước quan trọng trong thủ tục nhận hàng từ nước ngoài về Việt Nam, quyết định hàng có được thông quan ngay hay cần bổ sung giấy tờ.
Bước 4 – Thanh toán thuế, phí hải quan và các khoản liên quan
Sau khi hoàn tất kiểm tra, người nhận hoặc đơn vị dịch vụ sẽ thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phí theo quy định trước khi hàng được thông quan.
Bước 5 – Nhận hàng & bàn giao nội địa
Sau khi thông quan, hàng hóa được giao về kho nội địa hoặc giao tận tay người nhận theo hình thức đã đăng ký ban đầu.
Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi gửi hàng từ nước ngoài về Việt Nam
Việc chuẩn bị đúng loại giấy tờ là yếu tố quan trọng giúp hàng hóa được thông quan nhanh chóng. Dưới đây là những loại tài liệu thường được yêu cầu:
1. Vận đơn hàng không quốc tế (Air Waybill – AWB)
Trên vận đơn cần ghi đầy đủ thông tin người gửi, người nhận và hàng hóa. Những thông tin này phải trùng khớp với các chứng từ khác để phục vụ việc khai báo hải quan.
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại thể hiện giá trị hàng hóa để hải quan xác định thuế khi nhập khẩu, bao gồm các thông tin chính như số vận đơn, người gửi, người nhận, mô tả hàng, xuất xứ và giá trị từng mặt hàng.
3. Packing List (Danh sách đóng gói)
Hồ sơ này giúp cơ quan hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa so với khai báo trên hóa đơn và vận đơn.
4. Mã số HS và xuất xứ hàng hóa
Mã HS dùng để xác định thuế suất áp dụng khi hàng về Việt Nam, đồng thời ghi rõ nước sản xuất để hoàn thiện nghĩa vụ thuế và thủ tục nhập khẩu.
5. Chứng từ chuyên ngành (nếu có)
Với một số nhóm hàng đặc thù như thực phẩm, dược phẩm, thiết bị y tế hay hóa chất, bạn cần chuẩn bị thêm giấy phép, chứng nhận kiểm dịch hoặc chứng nhận phù hợp với quy định nhập khẩu tại Việt Nam.
Thuế và các loại phí cần nộp khi nhận hàng từ nước ngoài về Việt Nam
Một số kiện hàng gửi từ nước ngoài về Việt Nam có thể được miễn thuế nếu đáp ứng điều kiện về loại hàng và giá trị theo quy định. Bảng dưới đây giúp bạn nhanh chóng xác định trường hợp được miễn thuế.
| Trường hợp miễn thuế | Nội dung áp dụng |
| Quà tặng, tài sản di chuyển | Đồ dùng cá nhân, sinh hoạt của cá nhân, gia đình trong định mức cho phép |
| Quà tặng giá trị thấp | Giá trị ≤ 2.000.000 VNĐ hoặc thuế phải nộp < 200.000 VNĐ |
| Quà tặng cho tổ chức đặc biệt | Cơ quan nhà nước, tổ chức từ thiện, nhân đạo được phép tiếp nhận |
| Dược phẩm, thiết bị y tế | Dành cho người bệnh hiểm nghèo, trị giá < 10.000.000 VNĐ, tối đa 4 lần/năm |
Với các đơn hàng không thuộc diện miễn thuế, người nhận cần thanh toán thuế và phí liên quan để hàng được thông quan. Dưới đây là những khoản chi phí phổ biến khi nhận hàng từ nước ngoài về Việt Nam.
| Loại thuế/phí | Mức phí tham khảo | Ghi chú |
| Thuế giá trị gia tăng (VAT) | Thường 5% – 10% | Tính trên giá trị hàng + thuế nhập khẩu (nếu có) |
| Lệ phí hải quan | 20.000 VNĐ/tờ khai | Áp dụng với hàng xuất, nhập khẩu |
| Phí vận chuyển quốc tế | Tùy tuyến & phương thức | Với đường hàng không, chi phí thường cao hơn |
| Phí bổ sung | Tùy đơn vị vận chuyển | Phí nhiên liệu, bảo hiểm, phụ phí mùa cao điểm |
| Phí lưu kho, lưu bãi | Tính theo ngày | Phát sinh nếu hàng chậm làm thủ tục nhận |
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí và thời gian gửi hàng quốc tế về Việt Nam
Chi phí và thời gian gửi hàng từ nước ngoài về Việt Nam có thể thay đổi đáng kể, tùy thuộc vào nhiều yếu tố như:
- Phương thức vận chuyển: Đường hàng không nhanh nhưng chi phí cao, trong khi đường biển tiết kiệm hơn nhưng thời gian nhận hàng lâu hơn.
- Khoảng cách quốc gia và chính sách hải quan: Quốc gia gửi càng xa thì thời gian và chi phí càng tăng; quy định hải quan mỗi nước cũng ảnh hưởng đến tốc độ thông quan.
- Trọng lượng, kích thước và đặc tính hàng hóa: Hàng nặng, cồng kềnh hoặc cần bảo quản đặc biệt thường phát sinh thêm chi phí và thời gian xử lý.
- Đơn vị vận chuyển lựa chọn: Mỗi đơn vị có bảng giá, tốc độ và mức hỗ trợ thủ tục khác nhau, ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí và thời gian nhận hàng.
Cách tối ưu chi phí khi làm thủ tục nhận hàng từ nước ngoài về Việt Nam
Để kiểm soát ngân sách và tránh chi phí không cần thiết, bạn có thể áp dụng các cách sau:
- Hạn chế phí lưu giữ hàng hóa
- Lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp
- Đóng gói gọn nhẹ, đúng tiêu chuẩn
- Tận dụng chính sách miễn, giảm thuế
Dịch vụ hỗ trợ thủ tục gửi hàng từ nước ngoài về Việt Nam tại WoExpress
Hiện nay, WoExpress cung cấp dịch vụ hỗ trợ thủ tục gửi hàng từ nước ngoài về Việt Nam (tuyến Hàn – Việt, Nhật – Việt) trọn gói, giúp khách hàng hạn chế rủi ro phát sinh và tiết kiệm thời gian xử lý. Đội ngũ WoExpress hỗ trợ tư vấn hồ sơ hải quan phù hợp theo từng loại hàng, đồng thời phối hợp xử lý các bước khai báo, thông quan khi hàng về đến Việt Nam.
Bên cạnh đó, WoExpress còn hỗ trợ giao nhận tận nơi, giúp khách hàng nhận hàng thuận tiện mà không cần trực tiếp làm việc với hải quan.
Với dịch vụ hỗ trợ kiểm tra hồ sơ, xử lý hải quan và giao nhận tận nơi, WoExpress là lựa chọn phù hợp cho cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu nhận hàng quốc tế về Việt Nam. Liên hệ WoExpress ngay để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thủ tục gửi hàng nhanh chóng, đúng quy định.
Xem thêm
- Top 6 đơn vị vận chuyển hàng hóa quốc tế uy tín, nhanh và an toàn
- Hướng dẫn tra cứu giá cước gửi hàng quốc tế chi tiết từ A-Z
