Cách đọc tờ khai hàng hóa nhập khẩu thông quan chính xác nhất

Cách đọc tờ khai hàng hóa nhập khẩu thông quan là kỹ năng quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác thông tin khai báo và nghĩa vụ thuế. Một tờ khai thường bao gồm nhiều nội dung như mã HS, trị giá tính thuế, thuế suất, thông tin vận chuyển… Nếu không nắm rõ ý nghĩa từng ô, doanh nghiệp rất dễ nhầm lẫn khi kiểm tra hồ sơ hoặc đối chiếu sau thông quan. Cùng WoExpress tìm hiểu chi tiết cách đọc tờ khai nhập khẩu sao cho đúng và đầy đủ nhất.

DANH MỤC

Cấu trúc tờ khai hàng hóa nhập khẩu thông quan

Để nắm rõ cách đọc tờ khai hàng hóa nhập khẩu thông quan, trước tiên doanh nghiệp cần hiểu cấu trúc tổng thể của tờ khai và các nhóm thông tin được thể hiện trên đó. Một tờ khai chuẩn sẽ bao gồm nhiều nội dung quan trọng như:

Số tờ khai hải quan

Đây là mã định danh duy nhất của mỗi lô hàng khi đăng ký trên hệ thống hải quan. Trong cách đọc tờ khai hàng hoá nhập khẩu thông quan, số tờ khai thường bao gồm thông tin về năm đăng ký, loại hình, mã chi cục hải quan và số thứ tự, giúp cơ quan chức năng dễ dàng tra cứu và quản lý hồ sơ.

Thông tin người nhập khẩu và người xuất khẩu

Phần này thể hiện đầy đủ tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế của người nhập khẩu và người xuất khẩu. Đây là căn cứ để xác định chủ thể chịu trách nhiệm pháp lý đối với lô hàng.

Thông tin hàng hóa

Bao gồm tên hàng, mã HS, xuất xứ, số lượng, trọng lượng, đơn giá và trị giá hải quan. Đây là nhóm thông tin cốt lõi vì ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách quản lý và cách tính các loại thuế phải nộp.

Mẫu tờ khai hàng hoá nhập khẩu thông quan

Thông tin về thuế và các khoản phải nộp

Tờ khai sẽ ghi rõ các loại thuế áp dụng như thuế nhập khẩu, thuế VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế bảo vệ môi trường (nếu có). Ngoài ra, các khoản lệ phí liên quan cũng được thể hiện cụ thể để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ tài chính đầy đủ. Đây là phần đòi hỏi sự cẩn trọng trong cách đọc tờ khai hàng hoá nhập khẩu thông quan, bởi mọi sai sót về thuế đều có thể dẫn đến truy thu hoặc xử phạt sau thông quan.

Thông tin vận chuyển

Bao gồm phương tiện vận tải, hành trình, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng và số vận đơn (Bill of Lading – B/L). Những thông tin này giúp theo dõi quá trình di chuyển của lô hàng và đối chiếu khi làm thủ tục thông quan.

Thông tin về giấy phép và kiểm tra chuyên ngành

Đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt, doanh nghiệp cần khai báo thêm thông tin về giấy phép nhập khẩu hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành như kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm… Khi áp dụng cách đọc tờ khai hàng hoá nhập khẩu thông quan, đây là nhóm thông tin cần được theo dõi cẩn thận vì có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc lô hàng có được thông quan hay không.

Hướng dẫn cách đọc tờ khai hàng hoá nhập khẩu thông quan

Trên một tờ khai có rất nhiều chỉ tiêu liên quan đến người nhập khẩu, hàng hóa, vận chuyển và các loại thuế phải nộp. Nếu không hiểu rõ từng ô thông tin, doanh nghiệp rất dễ sai sót khi đối chiếu hồ sơ hoặc tính toán nghĩa vụ thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách đọc tờ khai hàng hoá nhập khẩu thông quan theo từng mục cụ thể.

Phần dành cho người khai hải quan kê khai và tính thuế

Ô số	Nội dung trên tờ khai	Cách đọc tờ khai hàng hoá nhập khẩu thông quan
Ô 01	Người xuất khẩu	Ghi tên, địa chỉ, điện thoại, fax, mã số (nếu có) của người bán nước ngoài.
Ô 02	Người nhập khẩu	Ghi tên, địa chỉ, MST; CMND/hộ chiếu nếu là cá nhân.
Ô 03	Người uỷ thác/được uỷ quyền	Ghi thông tin bên uỷ thác hoặc được uỷ quyền: tên, địa chỉ, điện thoại, fax, MST; giấy tờ cá nhân nếu có.
Ô 04	Đại lý hải quan	Ghi tên, địa chỉ, điện thoại, fax, MST; số và ngày hợp đồng đại lý.
Ô 05	Loại hình	Ghi mã loại hình nhập khẩu tương ứng.
Ô 06	Hóa đơn thương mại	Ghi số, ngày hóa đơn (nếu có).
Ô 07	Giấy phép	Ghi số, ngày cấp, ngày hết hạn giấy phép (nếu hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành).
Ô 08	Hợp đồng	Ghi số, ngày ký, ngày hết hạn hợp đồng hoặc phụ lục (nếu có).
Ô 09	Vận đơn	Ghi số, ngày vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương.
Ô 10	Cảng xếp hàng	Ghi tên cảng/địa điểm xếp hàng theo hợp đồng hoặc vận đơn.
Ô 11	Cảng/cửa khẩu dỡ hàng	Ghi tên cảng/cửa khẩu dỡ; nếu khác nơi giao thì ghi thêm địa điểm giao hàng.
Ô 12	Phương tiện vận tải	Ghi tên phương tiện, số hiệu/chuyến; ngày đến.
Ô 13	Nước xuất khẩu	Ghi nước xuất bán cuối cùng (mã ISO 3166); không ghi nước trung chuyển.
Ô 14	Điều kiện giao hàng	Ghi điều kiện giao hàng theo hợp đồng (Incoterms).
Ô 15	Phương thức thanh toán	Ghi phương thức thanh toán theo hợp đồng.
Ô 16	Loại tiền tệ	Ghi mã tiền tệ thanh toán (ISO 4217).
Ô 17	Tỷ giá tính thuế	Ghi tỷ giá nguyên tệ/VND tại thời điểm đăng ký tờ khai.
Ô 18	Tên hàng	Ghi tên hàng, quy cách, phẩm chất. Nếu có từ 2 mặt hàng trở lên: trên tờ khai ghi “theo phụ lục”; chi tiết khai phụ lục.
Ô 19	Mã số hàng hóa (HS)	Ghi mã phân loại theo Danh mục hàng hóa XNK Việt Nam. Nếu có từ 2 mặt hàng trở lên: tờ khai không ghi; phụ lục ghi mã HS từng mặt hàng.
Ô 20	Nước sản xuất	Ghi nước sản xuất (mã ISO 3166). Nếu có từ 2 mặt hàng trở lên: tương tự tại ô số 19.
Ô 21	C/O	Ghi tên mẫu C/O áp dụng (nếu có).
Ô 22	Số lượng/Trọng lượng	Ghi số lượng, khối lượng theo đơn vị tại ô 23. Nếu có từ 2 mặt hàng trở lên: tương tự tại ô số 19.
Ô 23	Đơn vị tính	Ghi đơn vị tính theo Danh mục hàng hóa XNK hoặc thực tế giao dịch. Nếu có từ 02 mặt hàng trở lên: tờ khai không ghi; phụ lục ghi đơn vị tính từng mặt hàng.
Ô 24	Đơn giá nguyên tệ	Ghi giá 01 đơn vị hàng hóa (theo ô 23) bằng loại tiền tệ tại ô 16; căn cứ hợp đồng, hóa đơn, L/C hoặc chứng từ liên quan. Nếu có từ 02 mặt hàng trở lên: tờ khai không ghi; phụ lục ghi đơn giá từng mặt hàng.
Ô 25	Trị giá nguyên tệ	Ghi trị giá nguyên tệ từng mặt hàng = Lượng hàng (ô 22) × Đơn giá nguyên tệ (ô 24). Nếu có từ 02 mặt hàng trở lên: tờ khai ghi tổng trị giá; phụ lục ghi trị giá từng mặt hàng.
Ô 26	Thuế nhập khẩu	Ghi trị giá tính thuế (VNĐ), thuế suất (%) theo mã HS ô 19 và số thuế NK phải nộp từng mặt hàng. Nếu có từ 02 mặt hàng trở lên: tờ khai ghi tổng tiền thuế; phụ lục ghi chi tiết từng mặt hàng.
Ô 27	Thuế TTĐB	Trị giá tính thuế = Trị giá tính thuế NK + Thuế NK phải nộp; ghi thuế suất (%) theo Biểu thuế TTĐB và tiền thuế từng mặt hàng. Nếu có từ 02 mặt hàng trở lên: ghi tương tự ô 26.
Ô 28	Thuế BVMT	Ghi số lượng chịu thuế theo biểu mức thuế BVMT, mức thuế áp dụng và tiền thuế từng mặt hàng. Nếu có từ 02 mặt hàng trở lên: ghi tương tự ô 26.
Ô 29	Thuế GTGT	Trị giá tính thuế = Giá nhập tại cửa khẩu + Thuế NK (nếu có) + Thuế TTĐB (nếu có) + Thuế BVMT (nếu có). Ghi thuế suất (%) theo Biểu thuế GTGT và tiền thuế từng mặt hàng. Nếu có từ 02 mặt hàng trở lên: ghi tương tự ô 26.
Ô 30	Tổng số tiền thuế	Tổng số tiền thuế (ô 26 + 27 + 28 + 29), người khai hải quan ghi: tổng số tiền thuế nhập khẩu, TTĐB, BVMT và GTGT; bằng chữ.
Ô 31	Container	Lượng hàng, số hiệu container: Người khai hải quan khai khi vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng container ghi như sau: – Số hiệu container: Ghi số hiệu từng container; – Số lượng kiện trong container: Ghi số lượng kiện có trong từng container; – Trọng lượng hàng trong container: Ghi trọng lượng hàng chứa trong từng container tương ứng và cuối cùng cộng tổng trọng lượng của lô hàn Nếu có từ 04 container trở lên: khai chi tiết trên phụ lục; không ghi trên tờ khai.
Ô 32	Chứng từ kèm theo	Liệt kê các chứng từ đi kèm hồ sơ nhập khẩu.
Ô 33	Xác nhận người khai	Ghi ngày/tháng/năm khai báo; ký, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu.

Phần dành cho cơ quan hải quan

Ô số	Cách đọc tờ khai hàng hoá nhập khẩu thông quan
Ô 34	Lãnh đạo Chi cục nơi đăng ký tờ khai hải quan ghi kết quả phân luồng lên tờ khai hàng hoá nhập khẩu.
Ô 35	Ghi chép khác: Dành cho công chức hải quan ở các khâu nghiệp vụ ghi chép những nội dung cần thiết mà không ghi ở nơi khác được như số biên bản, số quyết định xử phạt, xử lý ….
Ô 36	Xác nhận của hải quan giám sát: Phần ghi chép của công chức hải quan giám sát hàng hoá nhập khẩu.
Ô 37	Xác nhận giải phóng hàng/đưa hàng về bảo quản/chuyển cửa khẩu: Công chức Hải quan ghi tóm tắt nội dung quyết định của cơ quan Hải quan về việc giải phóng hàng/đưa hàng về bảo quản hay hàng chuyển cửa khẩu.
Ô 38	Xác nhận đã thông quan: Công chức được phân công xác nhận trên hệ thống/trên tờ khai do doanh nghiệp in.

Các trường hợp không phải khai tại các ô tương ứng quy định trên tờ khai

Ô số	Hướng dẫn ghi
Các ô số: 6, 8, 13, 14, 15	1. Hàng hóa là tài sản di chuyển 2. Hành lý ký gửi của người xuất nhập cảnh. 3. Hàng hóa là phương tiện chứa hàng hóa theo phương thức quay vòng tạm nhập, tái xuất 4. Hàng hóa tạm nhập – tái xuất, tạm xuất – tái nhập để phục vụ công việc trong thời hạn nhất định. 5. Hàng hóa tạm nhập – tái xuất, tạm xuất – tái nhập để bảo hành sửa chữa 6. Hàng hóa là quà biếu tặng của tổ chức cá nhân nước ngoài biếu, tặng tổ chức, cá nhân Việt Nam. 7. Hàng hóa của cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức quốc tế tại Việt Nam và những người làm việc tại các cơ quan, tổ chức này. 8. Hàng mẫu không thanh toán.
Ô số 9, số 10, số 11	1. Hành lý vượt quá định mức miễn thuế quy định tại Điều 61 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP mang theo người xuất cảnh, nhập cảnh. 2. Hàng hóa tạm nhập – tái xuất, tạm xuất – tái nhập để phục vụ công việc trong thời hạn nhất định quy định tại Điều 55 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP mang theo người xuất cảnh, nhập cảnh. 3. Hàng hóa khác mang theo người xuất cảnh, nhập cảnh.
Ô số 15, 16, 17, 21, 26, 27, 28, 29, 30	Hàng hóa gửi kho ngoại quan

Các lỗi phổ biến khi điền và tờ khai hải quan và cách khắc phục

Trong quá trình khai báo hải quan nhập khẩu, người khai dễ gặp một số sai sót do nhầm lẫn nghiệp vụ hoặc thiếu kiểm tra chứng từ. Những lỗi này không chỉ ảnh hưởng đến quá trình điền tờ khai mà còn gây khó khăn khi kiểm tra, đối chiếu và áp dụng cách đọc tờ khai hàng hoá nhập khẩu thông quan sau khi hệ thống trả kết quả. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất cùng hậu quả và cách xử lý phù hợp.

Lỗi thường gặp	Nguyên nhân / Hậu quả	Cách khắc phục
Khai sai nhóm hoặc mã loại hình	Không hiểu rõ mục đích XNK; chọn nhầm mã. Có thể không được phép sửa.	Xác định đúng mục đích kinh doanh trước khi khai; tra cứu đúng nhóm và mã loại hình.
Sai mã phương thức vận chuyển	Sao chép tờ khai cũ nhưng không cập nhật. Phải hủy tờ khai nếu sai.	Kiểm tra kỹ vận đơn, chứng từ vận tải trước khi nộp.
Nhầm thông tin người nhập khẩu / xuất khẩu	Có bên thứ ba tham gia giao dịch gây nhầm lẫn.	Xác định rõ vai trò các bên trong hợp đồng trước khi khai.
Khai sai số lượng kiện	Hiểu nhầm giữa tổng kiện và chi tiết bên trong.	Chỉ khai tổng số kiện; không khai chi tiết bên trong kiện.
Sai mã hàng nội bộ	Quản lý mã nguyên liệu, sản phẩm không chặt chẽ.	Rà soát và chuẩn hóa hệ thống mã hàng.
Khai sai mã HS	Áp sai biểu thuế → bị truy thu, phạt, giữ hàng.	Tra cứu biểu thuế chính xác; tham khảo chuyên gia nếu cần.
Khai trị giá thấp	Bị ấn định lại thuế, xử phạt.	Khai đúng trị giá; kèm đầy đủ hóa đơn, vận chuyển, bảo hiểm.
Thiếu giấy phép chuyên ngành	Hàng bị giữ, chậm thông quan.	Chuẩn bị đầy đủ giấy phép trước khi đăng ký tờ khai.
Không sửa sai kịp thời	Tờ khai bị hủy, phạt hành chính.	Sử dụng nghiệp vụ sửa đổi trước khi đăng ký chính thức.
Nộp thuế chậm	Không được thông quan, phát sinh tiền phạt.	Theo dõi thông báo thuế và chuẩn bị nguồn tiền kịp thời.

Việc nắm rõ cách đọc tờ khai hàng hoá nhập khẩu thông quan giúp doanh nghiệp chủ động kiểm tra thông tin, đảm bảo số liệu chính xác và hạn chế sai sót về thuế, mã HS hay trị giá khai báo. Nếu bạn cần tư vấn chuyên sâu hoặc hỗ trợ thủ tục hải quan trọn gói, hãy liên hệ WoExpress để được đội ngũ chuyên viên hỗ trợ nhanh chóng và đúng quy định.

Có thể bạn quan tâm: