Trong thực tế vận hành xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện sai sót khi tờ khai đã được phân luồng, khiến việc xử lý trở nên phức tạp hơn. Chính vì vậy, việc hiểu đúng khi nào cần huỷ thay vì sửa tờ khai sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian thông quan và chi phí phát sinh. Cùng WoExpress tìm hiểu cách huỷ tờ khai hải quan chi tiết qua bài viết này nhé!
Đối tượng và cơ quan thực hiện thủ tục huỷ tờ khai hải quan
Đối tượng thực hiện
Người khai hải quan
Người khai hải quan là cá nhân hoặc tổ chức trực tiếp thực hiện việc khai báo thông tin hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu với cơ quan hải quan. Đây là chủ thể chịu trách nhiệm về nội dung khai báo và các thông tin liên quan trên tờ khai theo quy định của Tổng cục Hải quan.
Doanh nghiệp xuất – nhập khẩu
Doanh nghiệp xuất nhập khẩu là tổ chức tham gia hoạt động mua bán hàng hóa với đối tác nước ngoài và thực hiện các thủ tục hải quan liên quan. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cũng là đơn vị đứng tên khai báo trên tờ khai hải quan đối với lô hàng xuất hoặc nhập khẩu.
Cơ quan thực hiện
Cơ quan tiếp nhận và xử lý thủ tục huỷ tờ khai là Chi cục Hải quan nơi tờ khai được đăng ký ban đầu. Đơn vị này có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và thực hiện việc huỷ tờ khai trên hệ thống theo quy định hiện hành.
Các trường hợp huỷ tờ khai hải quan phổ biến
Theo kinh nghiệm xử lý hồ sơ thực tế tại WoExpress, hơn 60% trường hợp huỷ tờ khai phát sinh do khai nhầm mã loại hình hoặc thay đổi kế hoạch xuất hàng sát ngày đóng container. Các trường hợp huỷ tờ khai phổ biến được chia thành 2 dạng sau:
Trường hợp doanh nghiệp buộc phải huỷ tờ khai hải quan
Nhiều doanh nghiệp nhầm rằng có thể sửa mọi chỉ tiêu trên tờ khai, tuy nhiên với các lỗi liên quan mã loại hình hoặc người nhập khẩu, hệ thống VNACCS bắt buộc huỷ và khai lại. Một số tờ khai hải quan sẽ bị huỷ nếu quá thời hạn quy định nhưng chưa hoàn tất các bước kiểm tra hoặc giám sát theo yêu cầu của cơ quan hải quan. Cụ thể:
- Vượt quá 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai: Hàng hóa được miễn kiểm tra thực tế nhưng không có hàng nhập khẩu đến cửa khẩu nhập hoặc hàng xuất khẩu chưa được đưa vào khu vực giám sát hải quan tại cửa khẩu xuất.
- Vượt quá 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai: Người khai hải quan không xuất trình hồ sơ hải quan trong trường hợp cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra hồ sơ.
- Vượt quá 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai: Người khai hải quan chưa xuất trình hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện phải kiểm tra thực tế để cơ quan hải quan kiểm tra.
Trường hợp huỷ tờ khai theo yêu cầu của người khai hải quan
Ngoài các trường hợp bắt buộc theo quy định, người khai hải quan cũng có thể chủ động đề nghị huỷ tờ khai khi phát hiện sai sót trong quá trình khai báo hoặc khi kế hoạch xuất nhập khẩu thay đổi. Một số trường hợp có thể đề nghị huỷ tờ khai gồm:
- Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan có sự cố: Tờ khai hải quan đã được đăng ký nhưng chưa thể thực hiện thông quan do hệ thống gặp lỗi.
- Khai nhiều tờ khai cho cùng một lô hàng: Xảy ra khi người khai hải quan khai trùng thông tin tờ khai cho cùng một lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
- Tờ khai hàng hóa xuất khẩu đã đưa vào khu vực giám sát nhưng không thực hiện xuất khẩu: Hàng đã đưa vào khu vực giám sát hải quan nhưng sau đó không tiến hành xuất khẩu.
- Tờ khai hàng hóa nhập khẩu đã đăng ký nhưng hàng hóa không nhập khẩu: Hoặc hàng hóa chưa được đưa qua khu vực giám sát hải quan theo quy định.
- Khai sai các chỉ tiêu thông tin quan trọng trên tờ khai: Bao gồm mã loại hình, mã phân loại hàng hóa, mã phương thức vận chuyển, cơ quan hải quan, ngày khai báo dự kiến, mã người nhập khẩu, tên người nhập khẩu, mã đại lý hải quan và mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến.
Cách huỷ tờ khai hải quan trực tuyến và trực tiếp
Việc huỷ tờ khai hải quan được thực hiện thông qua việc gửi đề nghị đến cơ quan hải quan nơi đã đăng ký tờ khai. Người khai hải quan có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan hải quan hoặc gửi đề nghị trên hệ thống xử lý dữ liệu điện tử theo quy định của Tổng cục Hải quan.
Bước 1 – Người khai hải quan gửi đề nghị huỷ tờ khai
Người khai hải quan lập văn bản đề nghị huỷ tờ khai và gửi đến cơ quan hải quan nơi đăng ký tờ khai. Nội dung đề nghị cần ghi rõ số tờ khai, lý do huỷ và các thông tin liên quan để cơ quan hải quan xem xét.
Bước 2 – Cơ quan hải quan kiểm tra và phê duyệt
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai sẽ kiểm tra thông tin trên hệ thống và đối chiếu với hồ sơ liên quan.Nếu đủ điều kiện theo quy định, cơ quan hải quan sẽ chấp nhận đề nghị và thực hiện huỷ tờ khai trên hệ thống.
Hồ sơ huỷ tờ khai hải quan cần chuẩn bị
Khi thực hiện thủ tục huỷ tờ khai, người khai hải quan cần chuẩn bị hồ sơ gửi đến cơ quan hải quan nơi đã đăng ký tờ khai. Thành phần hồ sơ được quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC và sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính. Thành phần hồ sơ gồm có:
Mẫu số 04/HTK/GSQL – Đơn đề nghị huỷ tờ khai: Đây là văn bản do người khai hải quan lập để đề nghị cơ quan hải quan xem xét huỷ tờ khai đã đăng ký. Trong đơn cần ghi rõ số tờ khai, lý do huỷ và các thông tin liên quan đến lô hàng.
Số lượng:
- Bản chính: 01
- Bản sao: Không yêu cầu
Thời hạn giải quyết huỷ tờ khai hải quan
Sau khi nộp đề nghị, cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra thông tin và xử lý trên hệ thống theo thời hạn quy định. Tùy vào từng trường hợp cụ thể và hình thức nộp hồ sơ, thời gian giải quyết có thể khác nhau. Doanh nghiệp cần nắm rõ thời hạn này để chủ động theo dõi kết quả xử lý tờ khai. Dưới đây là thời hạn giải quyết huỷ tờ khai theo quy định.
| Hình thức nộp | Thời hạn giải quyết | Mô tả |
| Trực tiếp | 08 giờ làm việc | Trường hợp huỷ tờ khai hải quan quy định tại điểm b, điểm d khoản 1 Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi tại khoản 11 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC). Trong 08 giờ làm việc kể từ khi nhận đề nghị huỷ tờ khai, công chức hải quan kiểm tra thông tin trên hệ thống, đề xuất Chi cục trưởng phê duyệt và thực hiện huỷ tờ khai; đồng thời phản hồi kết quả cho người khai hải quan và xử lý tiền thuế đã nộp (nếu có). |
| 01 ngày làm việc | Trường hợp huỷ tờ khai quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi tại khoản 11 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC). Chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ khi tờ khai không còn giá trị làm thủ tục hải quan hoặc kể từ khi hàng hóa được tái xuất/tiêu huỷ, Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai kiểm tra thông tin và thực hiện huỷ tờ khai. | |
| Trực tuyến | 08 giờ làm việc | Áp dụng đối với trường hợp quy định tại điểm b, điểm d khoản 1 Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi tại Thông tư 39/2018/TT-BTC). Sau khi hệ thống tiếp nhận đề nghị huỷ tờ khai, công chức hải quan kiểm tra thông tin, đề xuất phê duyệt và thực hiện huỷ tờ khai trên hệ thống. |
| 01 ngày làm việc | Áp dụng đối với trường hợp quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi tại Thông tư 39/2018/TT-BTC). Chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ thời điểm phát sinh điều kiện huỷ tờ khai, Chi cục Hải quan thực hiện kiểm tra và huỷ tờ khai trên hệ thống. |
Khi nào nên huỷ tờ khai thay vì sửa?
Doanh nghiệp nên huỷ tờ khai thay vì sửa trong các trường hợp sau:
- Tờ khai hết hiệu lực: quá thời hạn làm thủ tục (thường sau 15 ngày) nhưng hàng chưa xuất/nhập hoặc chưa hoàn tất hồ sơ.
- Sai thông tin bản chất lô hàng: sai loại hình, sai doanh nghiệp, sai hợp đồng hoặc khai nhầm lô hàng.
- Không còn thực hiện xuất nhập khẩu: hủy đơn hàng, thay đổi kế hoạch giao dịch, hàng không về hoặc không xuất nữa.
- Sai nghiêm trọng ảnh hưởng thuế/chính sách: sai HS code lớn, trị giá tính thuế hoặc điều kiện quản lý chuyên ngành.
- Doanh nghiệp chủ động đề nghị huỷ trước khi thông quan để khai lại chính xác, tránh rủi ro hậu kiểm.
Bảng tóm tắt nhanh các trường hợp cần hủy hoặc sửa tờ khai
| Tình trạng | Sửa được | Phải hủy |
| Sai HS Code | x | ∨ |
| Sai Incoterms | x | ∨ |
| Sai trọng lượng nhỏ | ∨ | x |
| Sai người nhập khẩu | x | ∨ |
Câu hỏi thường gặp về huỷ tờ khai hải quan
Huỷ tờ khai hải quan có mất phí không?
Hiện nay thủ tục huỷ tờ khai hải quan không thu phí hoặc lệ phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí nếu sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan.
Sau khi huỷ tờ khai có thể khai lại không?
Sau khi tờ khai hải quan được huỷ trên hệ thống theo quy định, doanh nghiệp vẫn có thể khai lại tờ khai mới nếu vẫn phát sinh nhu cầu làm thủ tục xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
Hiểu rõ quy định về huỷ tờ khai hải quan sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân chủ động xử lý những sai sót trong quá trình khai báo, tránh ảnh hưởng đến tiến độ xuất nhập khẩu hàng hóa. Bên cạnh đó, việc nắm rõ hồ sơ và thời hạn giải quyết cũng giúp quá trình thực hiện thủ tục diễn ra nhanh chóng và đúng quy định. Nếu bạn đang có nhu cầu gửi hàng đi nước ngoài hoặc cần tư vấn về quy trình vận chuyển quốc tế, hãy truy cập WoExpress để tìm hiểu thêm thông tin và lựa chọn giải pháp phù hợp.
Xem thêm:
- Hướng dẫn tra cứu tờ khai hải quan chi tiết từ A-Z
- Các bước làm thủ tục hải quan chi tiết, đúng quy định mới nhất
