Các bước làm thủ tục hải quan là phần không thể thiếu trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa, nhưng thực tế lại khiến nhiều cá nhân và doanh nghiệp lúng túng vì quy trình và giấy tờ khá phức tạp. Trong bài viết này, WoExpress sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước làm thủ tục hải quan theo cách đơn giản, dễ theo dõi, kể cả với những người lần đầu gửi hàng.
Thủ tục hải quan là gì?
Thủ tục hải quan là toàn bộ các bước mà cá nhân hoặc doanh nghiệp phải thực hiện với cơ quan hải quan khi hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu qua biên giới. Các bước này bao gồm khai báo thông tin, xuất trình hồ sơ, kiểm tra hàng hóa và hoàn tất nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật.
Các bước làm thủ tục hải quan theo Luật Hải quan 2014 là yêu cầu bắt buộc đối với mọi hàng hóa xuất nhập khẩu nhằm được phép thông quan, đồng thời là căn cứ để Nhà nước quản lý, thu thuế và kiểm soát hàng hóa theo quy định.
Người gửi hàng hóa cần làm thủ tục hải quan khi xuất nhập khẩu hàng hóa vì:
- Đây là yêu cầu bắt buộc theo Luật Hải quan.
- Giúp cơ quan hải quan kiểm soát nguồn gốc, loại hàng, chính sách quản lý và an ninh quốc gia.
- Đây là căn cứ để xác định và thu các loại thuế, phí liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Đảm bảo hàng hóa được thông quan hợp pháp, đủ điều kiện lưu thông trên thị trường.
- Giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị phạt, giữ hàng, tái xuất hoặc tiêu hủy do vi phạm quy định.
Các bước làm thủ tục hải quan chi tiết
Để hàng hóa được thông quan đúng quy định và hạn chế phát sinh chậm trễ, người gửi cần nắm rõ quy trình làm thủ tục hải quan theo từng bước cụ thể. Dưới đây là quy trình làm thủ tục hải quan chi tiết, giúp bạn dễ hình dung và chủ động hơn khi xuất nhập khẩu hàng hóa.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hải quan
Hồ sơ hải quan là căn cứ quan trọng để cơ quan hải quan xem xét và phân luồng hàng hóa. Một bộ hồ sơ cơ bản thường bao gồm:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Tờ khai hải quan
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
- Hợp đồng mua bán (Sale Contract, nếu có)
- Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)
- Chứng từ liên quan khác: C/O, giấy phép chuyên ngành (nếu có)
Lưu ý quan trọng:
Các bước làm thủ tục hải quan yêu cầu thông tin trên chứng từ phải thống nhất tuyệt đối như tên hàng, số lượng, trị giá, người gửi và người nhận; chỉ cần sai lệch nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc kiểm tra bổ sung.
Bước 2: Khai báo hải quan
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người khai tiến hành khai báo hải quan:
- Khai báo điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS (phổ biến hiện nay)
- Hoặc khai trực tiếp trong một số trường hợp đặc biệt
Các thông tin cần khai chính xác. Đây là cơ sở để hải quan tính thuế và phân luồng, bao gồm:
- Mã HS
- Tên hàng
- Số lượng
- Trị giá khai báo, xuất xứ
- Loại hình xuất nhập khẩu
Bước 3: Phân luồng hải quan
Sau khi khai báo, hệ thống sẽ tự động phân luồng:
- Luồng xanh: Hàng hóa được thông quan ngay, không kiểm tra hồ sơ và không kiểm tra thực tế hàng.
- Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ, chứng từ nhưng không kiểm tra hàng thực tế. Thời gian xử lý lâu hơn luồng xanh do cần rà soát thông tin khai báo.
- Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra cả hồ sơ và hàng hóa thực tế. Đây là luồng kiểm tra chặt nhất nên thời gian thông quan sẽ kéo dài hơn, đặc biệt với hàng giá trị cao hoặc có dấu hiệu rủi ro.
Luồng càng thấp thì thời gian thông quan càng nhanh. Việc phân luồng phụ thuộc vào mức độ tuân thủ pháp luật, lịch sử doanh nghiệp và tính chất hàng hóa.
Bước 4: Kiểm tra hàng hóa
Hàng hóa sẽ được kiểm tra thực tế trong các trường hợp:
- Thuộc luồng đỏ
- Có nghi vấn về khai báo, xuất xứ hoặc trị giá
- Thuộc danh mục hàng rủi ro, hàng có điều kiện
Để xử lý nhanh, người gửi cần phối hợp đầy đủ với cán bộ hải quan, cung cấp chứng từ và hỗ trợ mở kiện theo yêu cầu.
Bước 5: Nộp thuế và hoàn tất thông quan
Sau khi hồ sơ và hàng hóa được chấp nhận, người gửi thực hiện nghĩa vụ tài chính gồm:
- Thuế nhập khẩu (Nếu có)
- Thuế giá trị gia tăng (VAT)
- Các loại phí, lệ phí khác (nếu có)
Khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, hàng hóa sẽ được phép thông quan chính thức và đưa vào lưu thông.
Thời hạn giải quyết thủ tục hải quan là bao lâu?
Theo quy định hiện hành, thời gian giải quyết thủ tục hải quan được tính như sau:
Tiếp nhận và đăng ký hồ sơ hải quan: Thực hiện ngay sau khi người khai nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định của Luật Hải quan.
Kiểm tra thực tế hàng hóa:
- Không quá 08 giờ làm việc: Áp dụng với trường hợp kiểm tra thực tế một phần hàng hóa theo xác suất, hải quan chỉ kiểm tra ngẫu nhiên một số kiện hoặc một phần lô hàng để đối chiếu.
- Không quá 02 ngày làm việc: Áp dụng khi kiểm tra thực tế toàn bộ lô hàng, thường dùng với hàng hóa có dấu hiệu rủi ro cao hoặc cần kiểm soát chặt chẽ.
- Gia hạn thêm tối đa 08 giờ làm việc: Trường hợp lô hàng số lượng lớn hoặc việc kiểm tra phức tạp, thời gian kiểm tra có thể được kéo dài nhưng không vượt quá mức gia hạn theo quy định.
Như vậy, nếu hồ sơ đầy đủ và hàng hóa không thuộc diện kiểm tra phức tạp, thủ tục hải quan có thể hoàn tất trong ngày.
Bảng dưới đây giúp người lần đầu làm thủ tục hải quan nắm nhanh các giấy tờ bắt buộc cần chuẩn bị để tránh bị trả hồ sơ hoặc kéo dài thời gian thông quan.
|
Thành phần hồ sơ bắt buộc |
|
| Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu/nhập khẩu | 2 bản chính |
| Hợp đồng mua bán hàng hóa (văn bản, điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu…) | 1 bản sao, 1 bản chụp |
| Giấy phép xuất khẩu/nhập khẩu (nếu hàng thuộc diện quản lý) | 1 bản chính hoặc 01 bản chụp + xuất trình bản chính để đối chiếu |
| Sổ & Phiếu theo dõi hàng hóa xuất khẩu/nhập khẩu | 2 quyển (Sổ mẫu 27/STD/2013, Phiếu mẫu 28/PTD/2013 – Phụ lục III Thông tư 128/2013/TT-BTC) |
Những lỗi thường gặp khi làm thủ tục hải quan
Dưới đây là những lỗi thường gặp mà cá nhân và doanh nghiệp cần lưu ý để chủ động phòng tránh khi thực hiện quy trình làm thủ tục hải quan:
- Sai thông tin khai báo: Khai sai tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá hoặc nước xuất xứ khiến hồ sơ bị điều chỉnh, kéo dài thời gian thông quan.
- Thiếu hoặc sai chứng từ: Không đủ hóa đơn, packing list, hợp đồng, CO… hoặc chứng từ không thống nhất giữa các giấy tờ, dẫn đến hồ sơ bị trả lại.
- Hàng thuộc diện cấm hoặc hạn chế: Gửi hàng nằm trong danh mục cấm, hạn chế nhập khẩu/xuất khẩu mà không có giấy phép chuyên ngành theo quy định.
- Chậm nộp hồ sơ hải quan: Nộp hồ sơ trễ so với thời hạn quy định làm phát sinh lưu kho, lưu bãi và ảnh hưởng tiến độ giao hàng.
- Không tuân thủ quy định kiểm dịch: Thiếu giấy kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc chứng nhận chuyên ngành đối với các mặt hàng bắt buộc, khiến hàng bị giữ lại để bổ sung hồ sơ.
Dịch vụ hỗ trợ làm thủ tục hải quan khi gửi hàng tại WoExpress
Khi sử dụng dịch vụ gửi hàng tại WoExpress, khách hàng đồng thời được hỗ trợ các bước liên quan đến thủ tục hải quan nhằm đảm bảo quá trình thông quan diễn ra đúng quy định và hạn chế tối đa phát sinh rủi ro. Dịch vụ phù hợp với cả cá nhân lần đầu gửi hàng quốc tế lẫn doanh nghiệp chưa quen xử lý hồ sơ hải quan.
Cụ thể, WoExpress hỗ trợ:
- Tư vấn hồ sơ theo từng loại hàng hóa: Hướng dẫn chuẩn bị hóa đơn, chứng từ, mã HS, thuế và yêu cầu pháp lý cần thiết.
- Giúp rà soát thông tin ngay từ đầu: Để tránh sai sót khi làm thủ tục hải quan.
- Hỗ trợ khai báo & theo dõi thông quan: Khai báo hải quan chính xác, theo sát tiến độ và phối hợp xử lý khi phát sinh vấn đề.
Nhờ vậy, khách hàng có thể chủ động hơn về thời gian, giảm áp lực thủ tục và yên tâm tập trung vào việc gửi hàng.
Các bước làm thủ tục hải quan ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thông quan của hàng hóa. Chuẩn bị đúng hồ sơ và quy trình giúp người gửi hạn chế chậm trễ và chi phí phát sinh. Với dịch vụ gửi hàng kèm hỗ trợ thủ tục hải quan tại WoExpress, các khâu hồ sơ và khai báo được hỗ trợ thực hiện bài bản, đúng quy định. Liên hệ WoExpress để được tư vấn phù hợp cho từng loại hàng hóa.
Xem thêm:
- Thủ tục thông quan hàng hóa: Quy trình và Những điều cần biết
- Bảo hiểm hàng hóa vận chuyển: Quyền lợi & Những điều cần biết
