Khai báo thủ tục hải quan là quy trình bắt buộc để hàng hóa lưu thông hợp pháp qua biên giới. Việc thực hiện thủ tục khai báo hải quan chính xác giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian thông quan và hạn chế rủi ro xử phạt hay chi phí kho bãi. Bài viết dưới đây, WoExpress sẽ hướng dẫn chi tiết bộ hồ sơ và quy trình khai báo mới nhất năm 2026.
Khai báo thủ tục hải quan là gì?
Trong thực tế vận hành xuất nhập khẩu, hơn 60% thời gian thông quan bị kéo dài không phải do vận chuyển mà đến từ sai sót khi khai báo hải quan. Việc hiểu đúng quy trình và chuẩn bị hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí lưu kho và tránh rủi ro xử phạt. Bài viết dưới đây tổng hợp quy trình khai báo hải quan mới nhất 2026 dưới góc nhìn thực tế từ đội ngũ vận hành của WoExpress.
Về bản chất, việc thực hiện thủ tục khai báo hải quan nhằm mục đích giúp Nhà nước quản lý dòng luân chuyển hàng hóa, xác định chính xác nghĩa vụ thuế, kiểm tra chất lượng vệ sinh an toàn và đảm bảo an ninh quốc gia.
Bộ hồ sơ khai báo hải quan gồm những gì?
Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là điều kiện tiên quyết để hàng hóa được phân luồng thuận lợi. Tùy vào loại hình xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần cung cấp các chứng từ điện tử hoặc chứng từ giấy sau đây:
- Tờ khai hải quan điện tử (EDA/EDC): Đây là chứng từ quan trọng nhất, được lập và truyền trực tiếp trên phần mềm VNACCS dưới định dạng XML.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Văn bản xác định trị giá hàng hóa và điều kiện giao hàng làm căn cứ tính thuế.
- Phiếu đóng gói (Packing List): Tài liệu liệt kê chi tiết quy cách đóng gói, số lượng kiện, khối lượng tịnh và khối lượng tổng của lô hàng.
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Văn bản thỏa thuận pháp lý về quyền và nghĩa vụ giữa bên mua và bên bán.
- Vận đơn (Bill of Lading hoặc Air Waybill): Chứng từ vận chuyển xác nhận quyền sở hữu hàng hóa và lộ trình di chuyển của phương tiện.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Chứng từ xác định nguồn gốc hàng hóa để áp dụng các mức ưu đãi thuế nhập khẩu theo hiệp định FTA.
- Giấy phép và kiểm tra chuyên ngành: Bao gồm các văn bản kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc vệ sinh an toàn thực phẩm tùy thuộc vào danh mục hàng hóa cụ thể.
Các phương thức khai báo hải quan phổ biến hiện nay
Hiện nay, doanh nghiệp thực hiện thủ tục khai báo hải quan chủ yếu qua hình thức điện tử, chỉ dùng bản giấy trong một số trường hợp đặc thù:
Khai báo hải quan điện tử (E-Customs)
Đây là hình thức bắt buộc, thực hiện 24/7 giúp tiết kiệm chi phí và thời gian thông quan:
- Phần mềm ECUS/VNACCS: Công cụ chính để nhập liệu và truyền tờ khai trực tiếp đến cơ quan Hải quan.
- Cổng thông tin một cửa quốc gia (SVSW): Dùng cho hàng phi mậu dịch hoặc đăng ký các loại giấy phép chuyên ngành.
Khai báo hải quan giấy (Truyền thống)
Hình thức này chỉ áp dụng khi hệ thống điện tử gặp sự cố hoặc đối với hàng cư dân biên giới, hàng tạm nhập tái xuất. Tùy vào mục đích lô hàng, khai bao hai quan sẽ được phân loại cụ thể:
- Tờ khai kinh doanh: Cho hàng xuất nhập khẩu thông thường.
- Tờ khai quá cảnh: Hàng đi qua lãnh thổ Việt Nam sang nước thứ ba.
- Tờ khai gia công/SXXK: Dành cho nguyên liệu nhập về để sản xuất hàng xuất đi.
- Tờ khai tạm nhập tái xuất: Hàng vào Việt Nam ngắn hạn (triển lãm, máy móc thi công).
Hướng dẫn các bước khai báo thủ tục hải quan
Quy trình thực hiện thủ tục khai báo hải quan hiện nay được chuẩn hóa qua hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS với 5 bước nghiệp vụ cụ thể:
Bước 1 – Kiểm tra và chuẩn bị chứng từ: Doanh nghiệp rà soát tính hợp lệ của bộ hồ sơ. Việc đối soát thông tin giữa các chứng từ trước khi nhập liệu là bắt buộc để hạn chế tình trạng bác bỏ hồ sơ hoặc yêu cầu sửa đổi bổ sung.
Bước 2 – Nhập liệu tờ khai trên phần mềm điện tử: Sử dụng các phần mềm được Tổng cục Hải quan cấp phép (như ECUS5) để nhập các thông số kỹ thuật của lô hàng: mã HS, trị giá tính thuế, điều kiện giao hàng, thuế suất áp dụng, mã loại hình và các thông tin định danh doanh nghiệp.
Bước 3 – Truyền dữ liệu và tiếp nhận kết quả phân luồng: Sau khi truyền dữ liệu chính thức, hệ thống VNACCS sẽ phản hồi kết quả phân luồng tờ khai:
- Luồng Xanh: Hệ thống chấp nhận thông quan ngay, không thực hiện kiểm tra hồ sơ và hàng hóa.
- Luồng Vàng: Cơ quan Hải quan tiến hành kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ giấy hoặc chứng từ điện tử.
- Luồng Đỏ: Thực hiện kiểm tra thực tế hàng hóa kết hợp đối chiếu hồ sơ.
Bước 4 – Thực hiện nghĩa vụ thuế và lệ phí: Doanh nghiệp hoàn tất nộp thuế nhập khẩu, VAT và các loại phí liên quan thông qua cổng thanh toán điện tử của Tổng cục Hải quan liên kết với hệ thống ngân hàng thương mại.
Bước 5 – Hoàn tất thông quan và nhận hàng: Khi trạng thái tờ khai hiển thị “Được phép thông quan”, doanh nghiệp tiến hành in mã vạch và các chứng từ liên quan để ra kho bãi thực hiện khâu nhận hoặc xuất hàng hóa.
Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi khai báo hải quan
Trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải các sai sót do thiếu kinh nghiệm hoặc chưa cập nhật quy định mới. Những lỗi tưởng chừng nhỏ này lại có thể khiến hàng hóa bị giữ lại, phát sinh chi phí và kéo dài thời gian thông quan.
- Sai mã HS: Việc áp sai mã HS là lỗi phổ biến nhất, dẫn đến tính sai mức thuế nhập khẩu hoặc thuế GTGT. Khi cơ quan hải quan kiểm tra và phát hiện sai lệch, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, xử phạt hành chính và chậm thông quan.
- Invoice & Packing List không đồng nhất: Thông tin về số lượng, trọng lượng hoặc mô tả hàng hóa giữa Invoice và Packing List không khớp khiến hồ sơ bị nghi ngờ tính chính xác. Điều này thường dẫn đến yêu cầu sửa đổi chứng từ hoặc kiểm hóa thực tế, làm kéo dài thời gian xử lý.
- Khai sai Incoterms: Khai báo sai điều kiện Incoterms ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định trị giá tính thuế và trách nhiệm chi phí vận chuyển, bảo hiểm. Sai sót này có thể khiến doanh nghiệp phải điều chỉnh tờ khai hoặc bị đánh giá rủi ro cao trong các lần khai báo sau.
- Thiếu giấy phép chuyên ngành: Một số mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành nhưng doanh nghiệp chưa chuẩn bị đầy đủ giấy phép hoặc chứng nhận cần thiết. Hậu quả là hàng bị tạm giữ tại cảng, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi và ảnh hưởng kế hoạch giao hàng.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Để quá trình khai báo thủ tục hải quan diễn ra thông suốt, mời bạn tham khảo các câu hỏi thường gặp và giải đáp chi tiết từ WoExpress ngay dưới đây:
Việc khai báo hải quan điện tử hiện nay có bắt buộc không?
Theo quy định hiện hành, tất cả doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Việt Nam đều bắt buộc phải thực hiện thủ tục khai báo hải quan qua hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS để tối ưu hóa thời gian và tính minh bạch.
Doanh nghiệp có thể khai báo khi hàng chưa về đến cảng hay không?
Người khai hoàn toàn có thể truyền dữ liệu tờ khai ngay khi có đầy đủ bộ chứng từ từ phía đối tác. Việc khai báo trước giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý và thông quan ngay khi hàng cập cảng.
Trong trường hợp khai sai thông tin tờ khai thì có sửa được không?
Doanh nghiệp được phép thực hiện khai sửa đổi hoặc khai bổ sung (tờ khai AMA/HYS) tùy theo mức độ sai sót và thời điểm phát hiện. Tuy nhiên, việc rà soát kỹ chứng từ trước khi truyền chính thức là cần thiết để tránh phát sinh xử phạt.
Tờ khai rơi vào luồng Đỏ có gây chậm trễ quá trình thông quan không?
Vì luồng Đỏ yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa nên thời gian xử lý thường kéo dài hơn. Tuy nhiên, nếu hàng hóa thực tế khớp hoàn toàn với thông tin đã khai bao hai quan, quá trình kiểm hóa vẫn được thực hiện nhanh chóng trong ngày.
Làm thế nào để doanh nghiệp hạn chế tình trạng bị phân vào luồng Đỏ?
Để giảm tỷ lệ kiểm hóa, doanh nghiệp cần đảm bảo khai báo chính xác, minh bạch thông tin, duy trì lịch sử tuân thủ pháp luật hải quan tốt và phối hợp đầy đủ với cơ quan chức năng trong mọi lô hàng.
Việc hoàn thành khai báo thủ tục hải quan đúng quy định là yếu tố then chốt để dòng luân chuyển hàng hóa của doanh nghiệp diễn ra thông suốt. Nếu bạn đang gặp khó khăn khi làm thủ tục khai báo hải quan trong quá trình vận chuyển quốc tế, hãy liên hệ ngay với WoExpress để được đội ngũ nhân viên hỗ trợ tận tình nhất!
Xem thêm:
- Thủ tục thông quan hàng hóa: Quy trình và Những điều cần biết
- Các bước làm thủ tục hải quan chi tiết, đúng quy định mới nhất
