Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc tuân thủ tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa quốc tế không chỉ giúp bảo vệ hàng hóa an toàn mà còn đảm bảo thông quan nhanh, tránh phát sinh chi phí. Chính vì vậy, trong bài viết này, WO Express sẽ cập nhật đầy đủ các tiêu chuẩn, quy định gửi hàng đi nước ngoài để bạn nắm rõ nhé!
Tại sao phải tuân thủ tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa quốc tế?
Việc tuân thủ tiêu chuẩn đóng gói hàng xuất khẩu không chỉ đảm bảo an toàn trong vận chuyển mà còn mang lại những lợi ích sau đây:
- Bảo vệ hàng hóa an toàn: Đóng gói đúng tiêu chuẩn đóng gói hàng xuất khẩu giúp hạn chế va đập, ẩm mốc và hư hỏng trong vận chuyển. Nhờ đó, người gửi sẽ giảm thiểu thất thoát và khiếu nại.
- Đáp ứng quy định hải quan quốc tế: Bao bì, ký hiệu và pallet gỗ phải đúng tiêu chuẩn từng quốc gia. Nếu sai, hàng dễ bị giữ lại kiểm tra, gây chậm trễ thông quan và tốn chi phí tái đóng gói.
- Tối ưu chi phí vận chuyển: Tiêu chuẩn giúp tối ưu kích thước, trọng lượng kiện hàng, tránh phụ phí tại cảng. Đóng gói sai chuẩn có thể khiến doanh nghiệp chịu thêm phí xử lý.
- Tăng uy tín và khả năng cạnh tranh: Hàng xuất khẩu đóng gói chuẩn quốc tế tạo niềm tin cho đối tác. Điều này nâng cao hình ảnh thương hiệu và cơ hội hợp tác lâu dài.
- Đảm bảo quyền lợi bảo hiểm hàng hóa: Khi xảy ra tổn thất, tiêu chuẩn đóng gói là căn cứ để bảo hiểm chấp nhận bồi thường. Nếu không đạt chuẩn, doanh nghiệp dễ mất quyền lợi.
Quy định chung trong đóng gói hàng hóa gửi đi nước ngoài
Khi xuất khẩu, doanh nghiệp phải tuân thủ một loạt quy định chung về kích thước, vật liệu, nhãn mác và chứng từ sau đây để hàng hóa được vận chuyển, làm thủ tục hải quan và bốc xếp an toàn:
Kích thước, trọng lượng lô hàng
Bạn cần xác định chính xác dài × rộng × cao (DxRxC), khối lượng tổng (gross) và khối lượng tịnh (net) cho từng kiện và toàn bộ lô hàng để khai báo, tính phí và tối ưu đóng gói. Quy định đối với các phương thức vận chuyển cụ thể như sau:
- Đối với vận chuyển bằng đường biển (container):
- Container 20 ft: kích thước tham khảo 5,9 × 2,3 × 2,4 m (D × R × C); tải trọng tối đa quanh 28 tấn.
- Container 40 ft: kích thước tham khảo 12,0 × 2,3 × 2,4 m; tải trọng tối đa quanh 32 tấn.
- Đối với vận chuyển bằng đường hàng không: Kích thước kiện thường không vượt quá 3 m ở bất kỳ chiều nào; trọng lượng tối đa mỗi kiện thường đến 1.000 kg nhưng có thể thấp hơn theo quy định từng hãng hàng không.
- Đường bộ: Quy định về kích thước & khối lượng phụ thuộc luật từng quốc gia/đầu tuyến; cần tra quy định tại quốc gia vận chuyển/transit.
Nhãn mác và ký hiệu quốc tế
- Thông tin bắt buộc trên kiện: tên & địa chỉ đầy đủ người gửi và người nhận; số hiệu lô (tracking number); trọng lượng tổng và tịnh; kích thước kiện (DxRxC); số lượng kiện và thứ tự (ví dụ 1/5, 2/5); hướng dẫn xếp dỡ (nếu cần).
- Shipping mark: Phải hiển thị loại hàng, tên hàng, số lượng, trọng lượng để tránh nhầm lẫn; hàng nguy hiểm cần ký hiệu chuyên ngành tương ứng.
- Ngôn ngữ & kích thước chữ: in thông tin chính bằng tiếng Anh (kết hợp ngôn ngữ nước nhập khẩu nếu cần); kích thước chữ tối thiểu 12 pt cho các thông tin quan trọng.
- Vị trí dán nhãn: mặt trên và hai mặt bên của kiện hàng; nhãn chống thấm nước nếu vận chuyển trong điều kiện ẩm.
- Những nhãn xử lý thông dụng: “Fragile” (hàng dễ vỡ), “This Way Up” (kèm mũi tên), “Keep Dry” (tránh ẩm), biểu tượng tái chế nếu dùng vật liệu tái chế.
- Hàng nguy hiểm (IATA/IMDG/ADR): sử dụng nhãn chuyên dụng theo quy định:
- “Flammable” (dễ cháy) — thường viền/nhãn màu đỏ,
- “Corrosive” (ăn mòn) — nhãn đen/trắng,
- “Toxic” (độc hại) — nhãn trắng/đen,
- Mã vạch & mã chuẩn: sử dụng chuẩn GS1 (EAN/UPC, ITF-14, GS1-128…) khi cần cho nhận diện sản phẩm, kho bãi và thông quan.
Chứng từ liên quan
- Packing list (Phiếu đóng gói): mô tả chi tiết từng kiện — nội dung, số lượng, trọng lượng, kích thước để đối chiếu với invoice và giúp hải quan kiểm tra.
- Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): thông tin giao dịch mua bán, giá trị, điều kiện giao hàng (Incoterms).
- Bill of Lading / Air Waybill (Vận đơn/ Vận tải đơn): chứng từ vận chuyển do hãng tàu/hàng không phát hành, cần cho thủ tục nhận hàng và thanh toán.
- Certificate of Origin (C/O): chứng nhận xuất xứ để hưởng ưu đãi thuế quan (nếu có).
- MSDS / SDS (Bảng dữ liệu an toàn vật liệu): bắt buộc kèm theo cho hàng nguy hiểm/hóa chất để cung cấp thông tin an toàn.
- Giấy phép chuyên ngành: một số mặt hàng (thực phẩm, dược, mỹ phẩm, thiết bị y tế) yêu cầu giấy phép/giấy chứng nhận chất lượng trước khi xuất khẩu.
- Giấy tờ kiểm dịch/kiểm tra: tài liệu kiểm dịch thực vật/động vật, kiểm nghiệm chất lượng nếu yêu cầu bởi nước nhập khẩu.
Các tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa quốc tế phổ biến nhất
Khi doanh nghiệp muốn xuất khẩu hoặc vận chuyển hàng hóa quốc tế, việc áp dụng đúng các tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa quốc tế là cực kỳ quan trọng. Dưới đây là các tiêu chuẩn cụ thể:
Tiêu chuẩn đóng gói theo ISO
Các tiêu chuẩn ISO quy định về kích thước container, cấu trúc bao bì, ký hiệu vận chuyển và yêu cầu an toàn cho hàng hóa khi vận chuyển quốc tế. ISO giúp thống nhất kích thước container (như 20ft, 40ft), tối ưu khả năng xếp dỡ và đảm bảo tính tương thích giữa các phương tiện vận tải. Việc tuân thủ tiêu chuẩn ISO giúp kiện hàng đạt chuẩn kỹ thuật, giảm rủi ro và dễ dàng lưu thông trong chuỗi logistics toàn cầu.
Tiêu chuẩn ISPM 15 đối với gỗ pallet
ISPM 15 là tiêu chuẩn bắt buộc đối với các loại pallet và vật liệu gỗ dùng trong đóng gói hàng xuất khẩu, nhằm ngăn ngừa sâu bệnh lây lan qua đường thương mại quốc tế. Gỗ phải được xử lý nhiệt (HT) hoặc hun trùng và đóng dấu chứng nhận chuẩn ISPM 15 trước khi đưa vào sử dụng. Nếu pallet không đạt chuẩn, kiện hàng có thể bị giữ lại, tiêu hủy hoặc từ chối nhập khẩu.
Tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa theo IATA (hàng không)
Đối với vận chuyển hàng không, IATA quy định bao bì phải chịu được áp suất, rung lắc và thay đổi nhiệt độ trong suốt quá trình bay. Đặc biệt với hàng nguy hiểm (Dangerous Goods), tiêu chuẩn yêu cầu bao bì chuyên dụng, nhãn cảnh báo, mã UN và tài liệu kèm theo đầy đủ. Tuân thủ tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa quốc tế IATA giúp đảm bảo kiện hàng được chấp nhận vận chuyển, tránh rủi ro bị trả hàng hoặc gây nguy hiểm trong chuyến bay.
Tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa theo IMO/IMDG (đường biển)
IMDG là bộ tiêu chuẩn quốc tế quy định cách đóng gói, phân loại, ghi nhãn và lưu trữ hàng nguy hiểm khi vận chuyển bằng đường biển. Bao bì phải có khả năng chịu ẩm, chống ăn mòn, chống rò rỉ và đáp ứng thử nghiệm an toàn để đảm bảo khi tàu di chuyển.
Tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa theo từng nhóm sản phẩm
Mỗi nhóm hàng có đặc tính khác nhau nên việc áp dụng tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa quốc tế luôn cần tùy chỉnh phù hợp. Điều này giúp kiện hàng được bảo vệ tối đa, hạn chế hư hỏng trong toàn bộ quá trình vận chuyển.
Hàng hóa thực phẩm
- Thực phẩm khô được đóng trong túi nhiều lớp màng PE/PA dày từ 70–100 micron để ngăn ẩm và kéo dài thời gian bảo quản.
- Thực phẩm tươi hoặc đông lạnh cần sử dụng thùng xốp EPS dày 20–30mm nhằm duy trì nhiệt độ ổn định.
- Đối với hàng đông lạnh, đá khô hoặc gel lạnh được bổ sung với tỷ lệ 1–1,5kg cho mỗi 10 lít thể tích để giữ nhiệt trong suốt quá trình vận chuyển.
- Bên ngoài dùng thùng carton 5 lớp – độ cứng tối thiểu 32 ECT để bảo vệ khỏi va đập và nén ép.
- Bao bì cần được niêm phong kín bằng băng keo kháng ẩm để tránh nước thấm vào trong.
- Nhãn dán bắt buộc gồm: “Perishable Goods”, “Keep Cool”, ngày đóng gói và hạn sử dụng để đảm bảo tuân thủ chuẩn vận chuyển quốc tế.
Hàng hóa mỹ phẩm
- Mỹ phẩm dạng chai thủy tinh được bọc bọt khí 2 lớp để giảm chấn động và hạn chế nứt vỡ khi vận chuyển.
- Sản phẩm dạng kem hoặc gel được đóng trong túi zip PE dày 70–90 micron nhằm tránh rò rỉ trong quá trình di chuyển.
- Các chai lọ được đặt trong khay xốp EPS định hình dày 10–15mm để giữ cố định từng sản phẩm.
- Thùng carton chứa mỹ phẩm cần đạt chuẩn 5 lớp – độ cứng từ 44 ECT trở lên để chống móp méo.
- Khoảng trống giữa các chai được chèn xốp hạt hoặc túi khí để tăng độ ổn định.
- Nhãn cảnh báo phải bao gồm “Cosmetic Products”, “Keep Away From Heat” và hạn sử dụng để đáp ứng quy định quốc tế.
Hàng dễ vỡ (gốm sứ, thủy tinh)
- Sản phẩm được bọc bọt khí 2 lớp nhằm hạn chế rủi ro vỡ khi va chạm.
- Lớp đầu tiên là hộp carton cứng dày tối thiểu 5mm giúp tạo khung bảo vệ.
- Khoảng trống được lấp bằng xốp hạt hoặc mút xốp để cố định sản phẩm.
- Hộp nhỏ được đặt vào thùng carton 3 lớp – độ cứng từ 32 ECT trở lên để tăng chống sốc.
- Các cạnh thùng được lắp tấm nhựa góc chuyên dụng để giảm tác động lực.
- Bên ngoài thùng được dán cảnh báo “Fragile” kèm biểu tượng ly vỡ dễ nhận diện.
Tranh ảnh và tác phẩm nghệ thuật
- Tác phẩm được bọc bằng giấy không chứa axit hoặc vải cotton mềm để hạn chế oxy hóa và ẩm.
- Khung tranh được bảo vệ bằng lớp xốp PE dày 5cm nhằm giảm lực va chạm.
- Bên ngoài sử dụng thùng carton 5 lớp – độ cứng tối thiểu 44 ECT để cố định kết cấu.
- Các mặt thùng được bổ sung polystyrene dày 2cm nhằm tăng cường cách nhiệt và chống biến dạng.
- Thùng được niêm phong bởi băng keo chống ẩm rộng 5cm để ngăn hơi ẩm xâm nhập.
- Bề mặt ngoài được dán nhãn “Fragile” – “Handle with Care” với ký hiệu cảnh báo nổi bật.
Máy móc và thiết bị công nghiệp
- Pallet gỗ cứng với khả năng chịu tải tối thiểu 2,5 lần trọng lượng máy.
- Thiết bị được siết bu lông trực tiếp xuống pallet để loại bỏ nguy cơ dịch chuyển.
- Máy móc được bọc bằng màng PE dày 100 micron nhằm chống ẩm và chống bụi.
- Lớp ngoài là thùng gỗ ván ép dày từ 12mm trở lên để đảm bảo độ bền cơ học.
- Thùng được gia cố bằng dây đai thép rộng 19mm để tăng khả năng chịu va đập.
- Bên trong đặt silica gel với tỷ lệ 500g/m³ để giữ môi trường luôn khô thoáng.
Thiết bị điện tử
- Linh kiện nhạy cảm được bao trong túi chống tĩnh điện để ngăn nhiễu điện từ.
- Sản phẩm đặt trong hộp xốp EPS tạo hình theo cấu trúc thiết bị để giữ cố định.
- Bên trong có túi silica gel tỷ lệ 10g/m³ nhằm giảm độ ẩm tác động lên bo mạch.
- Lớp ngoài là thùng carton 5 lớp – độ cứng tối thiểu 44 ECT để bảo vệ thiết bị.
- Nhãn “Handle with Care” kết hợp biểu tượng chống sốc được in rõ.
- Thùng được ghi chú “Sensitive Electronic Equipment” để cảnh báo hàng đặc biệt.
Đồ gỗ
- Các bộ phận tháo rời được tách riêng để giảm kích thước và hạn chế ma sát.
- Cạnh sắc được bọc bằng xốp PE dày 10mm để tránh va đập.
- Bề mặt đồ gỗ được quấn màng bọt khí nhằm hạn chế trầy xước.
- Khối đồ gỗ được đóng trong thùng gỗ ván ép 15mm hoặc thùng carton 7 lớp.
- Khoảng trống bên trong được chèn túi khí hoặc xốp hạt để triệt rung lắc.
- Kiện hàng cuối cùng được cố định bằng dây đai nhựa PP rộng 15mm.
Các lỗi thường gặp khi đóng gói hàng hóa quốc tế
Trong thực tế vận chuyển, nhiều doanh nghiệp, khách hàng vẫn mắc phải những sai sót phổ biến khiến hàng bị trả về, hư hỏng hoặc chậm thông quan. Dưới đây là những lỗi thường gặp nhất mà bạn cần tránh khi xuất hàng ra nước ngoài.
- Đóng gói không đúng kích thước, trọng lượng: Nhiều doanh nghiệp chọn thùng quá to hoặc quá nặng, dẫn đến phí vận chuyển tăng và dễ bị từ chối khi kiểm tra.
- Sử dụng vật liệu đóng gói kém chất lượng: Thùng carton mỏng, pallet yếu hoặc lớp đệm quá ít khiến hàng dễ móp méo hoặc vỡ trong quá trình vận chuyển. Điều này đặc biệt rủi ro với hàng dễ vỡ, hàng điện tử hoặc hàng giá trị cao.
- Không dán đầy đủ nhãn mác và ký hiệu quốc tế: Việc thiếu ký hiệu như “Fragile”, “Keep Dry”, “This Way Up” khiến đơn vị vận chuyển không biết cách xử lý đúng cách. Nhãn mờ, mất nét hoặc đặt sai vị trí cũng có thể gây nhầm lẫn trong quá trình bốc dỡ.
- Không tuân thủ yêu cầu với hàng nguy hiểm: Một số doanh nghiệp không dán nhãn DG theo chuẩn IATA hoặc sử dụng bao bì không đạt chuẩn, khiến lô hàng bị từ chối ngay tại điểm gửi. Với hàng dễ cháy, ăn mòn hoặc độc hại, chỉ cần sai quy định là không được phép vận chuyển.
- Không chống sốc hoặc chống ẩm đúng cách: Hàng hóa không được lót xốp, túi khí hoặc silica gel đầy đủ sẽ dễ bị hư hại khi gặp va đập hoặc thay đổi nhiệt độ trong suốt hành trình dài. Đây là nguyên nhân thường gặp khiến sản phẩm bị hỏng dù đóng gói tưởng chừng rất chắc chắn.
Dịch vụ đóng gửi hàng đi nước ngoài chuẩn quốc tế tại WO Express
Hiện nay, WO Express được biết đến là đơn vị vận chuyển quốc tế uy tín với quy trình minh bạch, nhanh chóng và an toàn tuyệt đối. Nhờ đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm và hệ thống đối tác toàn cầu, WO Express luôn đảm bảo hàng hóa được xử lý đúng quy định từ khâu tiếp nhận đến bàn giao. Khi lựa chọn đóng gửi hàng đi Hàn, Nhật tại WO Express bạn sẽ được:
- Đóng gói tiêu chuẩn quốc tế miễn phí cho mọi loại hàng hóa.
- Cước phí tối ưu, minh bạch và cạnh tranh hơn so với mặt bằng thị trường.
- Thời gian giao hàng nhanh, kết nối trực tiếp với nhiều hãng vận chuyển lớn.
- Quy trình xử lý chuyên nghiệp, tuân thủ đầy đủ tiêu chuẩn kiểm định quốc tế.
- Hỗ trợ chuẩn bị chứng từ – khai báo – nhãn mác để hạn chế rủi ro thông quan.
- Theo dõi hành trình 24/7, cập nhật trạng thái lô hàng liên tục.
Như vậy, việc tuân thủ đúng tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa quốc tế không chỉ giúp lô hàng an toàn trên mọi chặng vận chuyển mà còn hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trong quá trình thông quan. Nếu bạn cần hỗ trợ đóng gói đúng chuẩn, tối ưu chi phí và gửi hàng nhanh đến bất kỳ quốc gia nào, WO Express luôn sẵn sàng đồng hành.
Liên hệ ngay HOTLINE: 0988 789 643 để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá ưu đãi nhất hôm nay!
Xem thêm:
- Dịch vụ gửi hàng đi Hàn Quốc giá rẻ, nhanh chóng
- Dịch vụ gửi hàng đi Nhật Bản giá rẻ, trọn gói – bao uy tín
