Trong bối cảnh nhu cầu vận chuyển quốc tế ngày càng tăng, việc nắm rõ thủ tục gửi hàng đi nước ngoài là yếu tố quan trọng giúp quá trình gửi hàng diễn ra nhanh chóng, an toàn và đúng quy định. Thông qua bài viết này, WoExpress sẽ giúp bạn nắm rõ thủ tục gửi đồ đi nước ngoài và thực hiện từng bước một cách chính xác.
Những đối tượng cần thực hiện thủ tục gửi hàng đi nước ngoài
Thủ tục gửi hàng đi nước ngoài là yêu cầu bắt buộc đối với các cá nhân và tổ chức có nhu cầu vận chuyển hàng hóa ra quốc tế. Một số nhóm đối tượng phổ biến cần thực hiện thủ tục này gồm:
- Cá nhân gửi hàng cho người thân ở nước ngoài: Thường là quà tặng, đồ dùng cá nhân hoặc thực phẩm. Việc thực hiện đúng thủ tục giúp hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng, hạn chế tình trạng bị giữ hoặc hoàn trả.
- Du học sinh, người lao động sinh sống tại nước ngoài: Gửi đồ dùng cá nhân, giấy tờ hoặc hàng hóa hợp lệ từ Việt Nam ra nước ngoài, cần thực hiện đầy đủ thủ tục gửi hàng đi nước ngoài để đảm bảo quá trình vận chuyển và thông quan diễn ra thuận lợi.
- Hộ kinh doanh nhỏ, người bán hàng online: Gửi hàng ra nước ngoài với mục đích kinh doanh, cần khai báo rõ ràng về loại hàng, số lượng và giá trị để tránh phát sinh chi phí không cần thiết.
- Doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa: Thực hiện vận chuyển hàng với số lượng lớn hoặc theo hợp đồng thương mại, cần tuân thủ đầy đủ thủ tục gửi hàng đi nước ngoài và các quy định liên quan đến hồ sơ, chứng từ xuất khẩu.
Giấy tờ cần chuẩn bị khi làm thủ tục gửi hàng đi nước ngoài
Khi thực hiện thủ tục gửi hàng đi nước ngoài, người gửi cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo quy định để quá trình vận chuyển và thông quan diễn ra thuận lợi. Việc nắm rõ hồ sơ cần thiết ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế rủi ro và tiết kiệm thời gian xử lý. Đối với các trường hợp thủ tục gửi đồ đi nước ngoài cho cá nhân hoặc kinh doanh, bộ giấy tờ cơ bản thường bao gồm:
- Vận tải đơn (Bill of Lading): Là chứng từ thể hiện đầy đủ thông tin về lô hàng, người gửi, người nhận và quá trình vận chuyển. Thông qua vận tải đơn, người gửi có thể tra cứu và theo dõi tình trạng hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
- Tài liệu kiểm soát hàng hóa: Do đơn vị vận chuyển lập và nộp cho cơ quan dịch vụ biên giới nhằm phục vụ công tác kiểm soát, thông quan trước khi hàng được đưa ra nước ngoài.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là giấy tờ bắt buộc trong thủ tục gửi hàng đi nước ngoài, thể hiện các thông tin cơ bản như giá trị hàng hóa, số lượng, chủng loại và mục đích xuất khẩu.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Dùng để xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, giúp cơ quan chức năng kiểm tra và đảm bảo lô hàng không thuộc nhóm hàng giả, hàng kém chất lượng.
- Tờ khai xuất khẩu của người gửi: Áp dụng đối với các mặt hàng nằm trong danh mục kiểm soát xuất khẩu. Người gửi cần kiểm tra trước quy định để kê khai và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu.
Thông tin cần cung cấp khi làm thủ tục gửi hàng đi nước ngoài
Để quá trình làm thủ tục gửi hàng đi nước ngoài diễn ra nhanh chóng và hạn chế phát sinh, người gửi cần cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết ngay từ đầu. Dưới đây là các thông tin bắt buộc cần cung cấp khi làm thủ tục gửi đồ đi nước ngoài:
- Thông tin người gửi: Bao gồm họ và tên, địa chỉ liên hệ và số điện thoại đang sử dụng để đơn vị vận chuyển có thể hỗ trợ khi cần thiết.
- Thông tin người nhận: Cung cấp họ tên, địa chỉ đầy đủ theo chuẩn quốc tế và số điện thoại tại quốc gia nhận nhằm đảm bảo giao hàng đúng địa chỉ.
- Thông tin lô hàng: Mô tả chi tiết hàng hóa gửi đi như chủng loại, số lượng, trọng lượng, kích thước và giá trị khai báo theo quy định.
- Loại hàng hóa: Xác định rõ hàng thông thường, hàng điện tử, thực phẩm, chất lỏng hoặc các mặt hàng đặc thù khác để áp dụng quy định bảo quản và vận chuyển phù hợp.
- Yêu cầu vận chuyển: Bao gồm thời gian giao hàng, địa điểm nhận và phương thức vận chuyển mong muốn như nhanh hoặc tiêu chuẩn, thường được tư vấn cụ thể khi sử dụng dịch vụ gửi đồ đi nước ngoài.
Các bước làm thủ tục vận chuyển hàng đi nước ngoài
Thủ tục gửi hàng đi nước ngoài được thực hiện theo quy định chung của hải quan và đơn vị vận chuyển quốc tế. Để việc gửi hàng diễn ra suôn sẻ, đúng quy định và hạn chế rủi ro phát sinh, người gửi nên thực hiện theo từng bước cụ thể dưới đây:
Bước 1 – Kiểm tra mặt hàng được phép gửi
Trước khi thực hiện thủ tục gửi hàng đi nước ngoài, người gửi cần xác định rõ mặt hàng thuộc nhóm được phép gửi, hàng hạn chế hay hàng cấm theo quy định của Việt Nam và quốc gia nhận. Việc kiểm tra này giúp tránh rủi ro hàng bị giữ, hoàn trả hoặc xử lý vi phạm trong quá trình thông quan. Thông thường:
- Hàng được phép gửi gồm quần áo, đồ dùng cá nhân, tài liệu, hàng tiêu dùng thông thường.
- Hàng hạn chế như thực phẩm, mỹ phẩm, chất lỏng, pin, thiết bị điện tử sẽ cần đáp ứng điều kiện riêng hoặc bổ sung giấy tờ liên quan.
- Hàng cấm bao gồm chất cấm, hàng vi phạm pháp luật, hàng không rõ nguồn gốc và sẽ không được phép làm thủ tục xuất khẩu.
Bước 2 – Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ cần thiết
Sau khi xác nhận hàng hóa hợp lệ, người gửi cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để phục vụ cho quá trình làm thủ tục gửi đồ ra nước ngoài. Hồ sơ chính xác và thống nhất giúp hạn chế việc bổ sung hoặc chỉnh sửa trong quá trình xử lý. Các giấy tờ cơ bản thường bao gồm:
- Hóa đơn thương mại (Invoice): thể hiện giá trị và thông tin hàng hóa.
- Phiếu đóng gói (Packing List): ghi rõ số lượng, trọng lượng, kích thước từng kiện.
- Giấy tờ liên quan theo từng loại hàng: giấy kiểm dịch, giấy chứng nhận xuất xứ hoặc giấy phép chuyên ngành (nếu có).
Bước 3 – Đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn quốc tế
Hàng hóa cần được đóng gói phù hợp với đặc tính vận chuyển quốc tế để đảm bảo an toàn trong suốt quá trình di chuyển. Đây là yêu cầu bắt buộc trong cách gửi đồ ra nước ngoài, đặc biệt đối với hàng dễ vỡ hoặc hàng có giá trị.
Người gửi cần lưu ý:
- Áp dụng đúng quy cách đóng gói theo loại hàng, sử dụng vật liệu chống sốc, chống ẩm.
- Dán nhãn phân loại riêng hàng điện tử, hàng dễ vỡ, chất lỏng để tránh ảnh hưởng đến các kiện khác.
- Ghi nhãn rõ ràng thông tin người gửi – người nhận trên từng kiện hàng để thuận tiện cho việc kiểm tra và giao nhận.
Bước 4 – Khai báo hải quan
Khai báo hải quan là bước bắt buộc trong thủ tục gửi hàng đi nước ngoài, nhằm cung cấp đầy đủ thông tin lô hàng cho cơ quan quản lý xuất khẩu. Toàn bộ nội dung khai báo cần đảm bảo chính xác và thống nhất với hồ sơ, giấy tờ đã chuẩn bị trước đó.
Người gửi hoặc đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành:
- Khai báo thông tin hàng hóa bao gồm tên hàng, chủng loại, số lượng, trọng lượng, kích thước và mục đích gửi.
- Khai báo giá trị hàng hóa theo thực tế để làm căn cứ kiểm tra và tính thuế, phí liên quan.
Trong một số trường hợp, cơ quan hải quan có thể yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa hoặc bổ sung thông tin để hoàn tất thủ tục gửi đồ ra nước ngoài. Việc phối hợp kịp thời giúp quá trình xử lý diễn ra nhanh chóng và hạn chế phát sinh.
Bước 5 – Nộp thuế, phí (nếu có)
Trong quá trình thực hiện thủ tục gửi hàng đi nước ngoài, một số lô hàng sẽ phát sinh nghĩa vụ thuế và các khoản phí liên quan theo quy định của cơ quan hải quan. Việc xác định đúng loại thuế và hoàn tất đầy đủ nghĩa vụ tài chính là điều kiện để lô hàng được tiếp tục xử lý và thông quan. Mức thuế và phí sẽ được thông báo cụ thể trước hoặc trong quá trình làm thủ tục gửi đồ ra nước ngoài, giúp người gửi chủ động chuẩn bị chi phí.
Các khoản phí thường áp dụng bao gồm:
- Thuế xuất – nhập khẩu, tùy theo loại hàng hóa, giá trị khai báo và chính sách của quốc gia nhận.
- Phí hải quan và phí xử lý hồ sơ do cơ quan chức năng hoặc đơn vị vận chuyển thu.
- Các khoản phí phát sinh khác như phí lưu kho, phí kiểm tra chuyên ngành nếu lô hàng cần kiểm tra bổ sung.
Bước 6 – Vận chuyển, thông quan và giao hàng
Sau khi hoàn tất các thủ tục gửi đồ đi nước ngoài cần thiết, lô hàng được đưa vào giai đoạn vận chuyển quốc tế theo tuyến đã đăng ký. Quá trình này bao gồm:
- Hàng hóa được xuất khỏi Việt Nam và bàn giao cho đơn vị vận chuyển quốc tế.
- Thực hiện thủ tục nhập khẩu và thông quan tại quốc gia nhận theo quy định địa phương.
- Chuyển hàng về đơn vị phát và giao đến đúng địa chỉ người nhận.
Thời gian làm thủ tục gửi hàng đi nước ngoài mất bao lâu?
Thời gian xử lý thủ tục gửi hàng đi nước ngoài thông thường khoảng 4 ngày làm việc, tính từ khi đơn vị vận chuyển tiếp nhận đầy đủ hồ sơ và hàng hóa hợp lệ. Trong thực tế, thời gian này có thể thay đổi tùy vào loại hàng và quy định thông quan của quốc gia nhận, tuy nhiên với hàng hóa thông thường và hồ sơ đầy đủ, quá trình làm thủ tục thường được hoàn tất trong khoảng thời gian nêu trên.
Chi phí liên quan đến thủ tục gửi hàng đi nước ngoài
Khi tìm hiểu thủ tục gửi hàng đi nước ngoài, chi phí luôn là yếu tố được nhiều người quan tâm, đặc biệt với những ai gửi hàng thường xuyên hoặc gửi hàng giá trị cao. Thực tế, chi phí không chỉ bao gồm cước vận chuyển mà còn liên quan đến nhiều hạng mục khác, tùy vào loại hàng và quốc gia nhận. Cụ thể, các khoản chi phí thường gặp khi thực hiện thủ tục xuất hàng đi nước ngoài gồm:
- Chi phí vận chuyển quốc tế: Được tính dựa trên trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng quy đổi, tuyến gửi và thời gian giao hàng. Mỗi dịch vụ gửi đồ đi nước ngoài sẽ có mức giá khác nhau tùy hình thức nhanh hay tiêu chuẩn.
- Chi phí xử lý hồ sơ và khai báo hải quan: Bao gồm công khai báo thông tin hàng hóa, giá trị lô hàng và hoàn thiện giấy tờ cần thiết trong quá trình làm thủ tục gửi hàng đi nước ngoài.
- Thuế và các khoản phí bắt buộc (nếu có): Một số loại hàng sẽ phát sinh thuế xuất khẩu hoặc thuế nhập khẩu theo quy định của quốc gia nhận.
- Chi phí phát sinh khác: Có thể bao gồm phí kiểm tra hàng, lưu kho, hoặc xử lý lại hồ sơ nếu thông tin khai báo chưa chính xác.
Những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục gửi hàng đi nước ngoài
Khi thực hiện thủ tục gửi hàng đi nước ngoài, ngoài việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, người gửi cần chú ý đến một số yếu tố quan trọng để tránh phát sinh lỗi trong quá trình xử lý và thông quan. Những lưu ý dưới đây giúp hàng hóa được tiếp nhận và vận chuyển đúng quy định.
- Đóng gói đúng quy định vận chuyển quốc tế: Hàng hóa cần được đóng gói phù hợp với tiêu chuẩn vận chuyển quốc tế nhằm đảm bảo an toàn trong suốt quá trình di chuyển. Việc đóng gói không đúng quy cách có thể khiến lô hàng bị yêu cầu đóng lại, kiểm tra bổ sung hoặc phát sinh thêm chi phí trong quá trình làm thủ tục.
- Ghi nhãn, thông tin kiện hàng chính xác: Thông tin người gửi, người nhận và nội dung hàng hóa cần được ghi rõ ràng, đầy đủ và trùng khớp với hồ sơ khai báo. Sai lệch thông tin trên kiện hàng là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến thủ tục gửi đồ đi nước ngoài bị kéo dài thời gian xử lý.
- Kiểm tra quy định riêng của từng quốc gia nhận: Mỗi quốc gia có quy định riêng đối với hàng hóa nhập khẩu, đặc biệt là thực phẩm, mỹ phẩm và hàng điện tử. Việc tìm hiểu trước các yêu cầu này giúp người gửi chủ động chuẩn bị giấy tờ phù hợp và hạn chế rủi ro hàng không đủ điều kiện thông quan.
WoExpress – Dịch vụ hỗ trợ thủ tục gửi hàng đi nước ngoài uy tín
Hoạt động hơn 8 năm trong lĩnh vực vận chuyển quốc tế, WoExpress là đơn vị được nhiều khách hàng tin chọn khi cần gửi hàng ra nước ngoài, đặc biệt trên tuyến Hàn Quốc. Nhờ kinh nghiệm dày dặn và khả năng xử lý hồ sơ linh hoạt, WoExpress giúp quá trình gửi hàng diễn ra nhanh, an toàn và tiết kiệm chi phí.
Khách hàng được hỗ trợ xuyên suốt từ khâu chuẩn bị, đóng gói theo tiêu chuẩn quốc tế đến khai báo hải quan và giao nhận tận nơi. Mọi công đoạn đều được kiểm soát chặt chẽ, hạn chế tối đa các tình huống phát sinh.
Không chỉ vậy, WoExpress còn sở hữu đội ngũ tư vấn am hiểu quy định xuất – nhập khẩu tại Hàn Quốc, luôn sẵn sàng hướng dẫn rõ ràng và kịp thời những thủ tục liên quan đến gửi hàng hoá. Nhờ đó, người gửi có thể yên tâm hơn khi lựa chọn WoExpress làm đơn vị đồng hành trong quá trình gửi hàng đi nước ngoài.
Thông tin liên hệ:
- Văn phòng – Kho : Đại An 5, Phường Ngũ Hành Sơn, TP. Đà Nẵng
- Email: dana.wogreen@gmail.com
- Hotline: 0988 789 643
Vừa rồi, WoExpress đã giúp bạn hiểu rõ thủ tục gửi hàng đi nước ngoài và những lưu ý quan trọng khi gửi hàng ra nước ngoài. Tùy theo nhu cầu gửi hàng nội địa hay quốc tế, cũng như loại hàng nhẹ hay hàng trọng lượng lớn, mỗi hình thức vận chuyển đều có những điểm cần cân nhắc để đảm bảo an toàn và tiết kiệm chi phí. Hãy truy cập WoExpress để cập nhật thêm thông tin, kinh nghiệm và lựa chọn dịch vụ gửi hàng phù hợp với nhu cầu của bạn.
Xem thêm:
- Các bước làm thủ tục hải quan chi tiết, đúng quy định mới nhất
- Gửi hàng đi nước ngoài tại đà nẵng giá rẻ, trọn gói
