Tờ khai hải quan nhập khẩu là chứng từ bắt buộc quyết định việc thông quan hàng hóa. Tuy nhiên, việc áp sai mã loại hình hay nhầm lẫn mã HS thường dẫn đến những khoản phạt nặng nề. Trong bài viết này, WoExpress sẽ cập nhật mẫu tờ khai hải quan mới nhất và hướng dẫn quy trình kê khai chuẩn xác, giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian và chi phí hiệu quả.
Tờ khai hải quan nhập khẩu là gì?
Tờ khai hải quan nhập khẩu (điển hình là mẫu HQ/2015/NK) là bản kê khai thông tin chi tiết về lô hàng nhập khẩu, được người nhập khẩu lập và khai báo với cơ quan hải quan khi làm thủ tục thông quan tại cửa khẩu.
Một tờ khai thường bao gồm các thông tin quan trọng như:
-
Thông tin người nhập khẩu (tên công ty, mã số thuế)
-
Nước xuất khẩu, nước xuất xứ
-
Loại hình nhập khẩu
-
Tên hàng hóa, mã HS code
-
Số lượng, trọng lượng
-
Trị giá hàng hóa (CIF/FOB)
-
Thuế nhập khẩu, VAT và các loại thuế liên quan
-
Cảng nhập hàng, phương thức vận chuyển
Hiện nay, mẫu tờ khai chính thức đang được áp dụng là mẫu ban hành kèm theo Thông tư 38/2015/TT-BTC. Dù hoạt động khai báo hiện nay đa phần đã chuyển sang hình thức điện tử, nhưng các chỉ tiêu thông tin cốt lõi vẫn dựa trên nền tảng của mẫu này.
Các nhóm thông tin trọng yếu trên tờ khai nhập khẩu
Một bản tờ khai hải quan đầy đủ sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về lô hàng thông qua các danh mục sau:
| Nhóm thông tin | Chi tiết nội dung khai báo | Vai trò đối với tờ khai |
| Chủ thể giao dịch | Tên, địa chỉ, mã số thuế của người xuất khẩu và người nhập khẩu. | Xác định pháp nhân chịu trách nhiệm về lô hàng. |
| Chi tiết hàng hóa | Tên hàng, mã HS Code (8 chữ số), xuất xứ (C/O), số lượng và đơn giá thực tế. | Là căn cứ quan trọng nhất để áp mã thuế và kiểm tra chính sách hàng hóa. |
| Giá trị tính thuế | Tổng trị giá hải quan của toàn bộ lô hàng dựa trên trị giá hóa đơn và các chi phí liên quan. | Làm cơ sở dữ liệu để tính toán chính xác số tiền thuế phải nộp. |
| Dữ liệu vận chuyển | Phương thức vận tải, số vận đơn, cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng. | Giúp cơ quan hải quan giám sát hành trình và vị trí lưu kho của hàng hóa. |
| Nghĩa vụ tài chính | Thuế nhập khẩu, thuế GTGT (VAT), thuế bảo vệ môi trường hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt. | Thể hiện tổng số tiền thuế và lệ phí mà doanh nghiệp phải hoàn thành cho ngân sách. |
| Kiểm tra chuyên ngành | Các loại giấy phép nhập khẩu, kết quả kiểm tra chất lượng hoặc vệ sinh an toàn thực phẩm. | Chứng minh hàng hóa đủ điều kiện lưu thông tại thị trường Việt Nam. |
Danh mục mã loại hình tờ khai nhập khẩu phổ biến nhất
Việc xác định đúng mã loại hình theo Quyết định 1357/QĐ-TCHQ là bước tiên quyết để doanh nghiệp áp dụng đúng chính sách thuế và thủ tục hải quan. Dưới đây là các mã thông dụng nhất mà bạn cần nắm vững:
| Mã loại hình | Tên gọi chi tiết | Mục đích sử dụng |
| A11 | Nhập kinh doanh tiêu dùng | Phổ biến nhất. Dùng cho hàng nhập khẩu về bán tại thị trường Việt Nam (hàng tiêu dùng, máy móc, nguyên liệu…). |
| A12 | Nhập kinh doanh sản xuất | Dùng cho doanh nghiệp nhập nguyên liệu, vật tư để phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất của mình. |
| E13/ E21 | Nhập nguyên liệu gia công /SXXK | Áp dụng cho hàng hóa nhập khẩu làm nguyên liệu để sản xuất hàng xuất khẩu (được hưởng chính sách ưu đãi thuế đặc thù). |
| H11 | Hàng phi mậu dịch | Dùng cho hàng quà biếu, tặng, hàng mẫu không thanh toán hoặc hành lý cá nhân vượt định mức. |
Mẫu tờ khai hàng hoá nhập khẩu mới nhất
Hiện nay, mẫu tờ khai chính thức được áp dụng theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC). Đây là mẫu chứng từ quan trọng nhất dành cho các đơn vị đưa hàng từ nước ngoài vào Việt Nam (Mẫu HQ/2015/NK). Mẫu này áp dụng cho cả hàng hóa kinh doanh, sản xuất xuất khẩu hay hàng phi mậu dịch.
Hướng dẫn nhập thông tin tờ khai hải quan nhập khẩu
Để tránh sai sót khi điền mẫu HQ/2015/NK, bạn cần nhập chính xác các nhóm thông tin sau:
-
Thông tin chung: Ghi đúng số tờ khai, ngày đăng ký và mã Chi cục hải quan tiếp nhận.
-
Chủ thể: Tên, địa chỉ, mã số thuế người nhập khẩu và xuất khẩu. Nếu là đại lý hải quan cần có giấy ủy quyền.
-
Chứng từ gốc: Nhập số và ngày phát hành hợp đồng, hóa đơn thương mại (Invoice) và giấy phép nhập khẩu.
-
Vận chuyển: Tên phương tiện (tàu/máy bay), số hiệu chuyến, cảng xếp và cảng dỡ hàng.
-
Chi tiết hàng hóa: Tên hàng, mô tả kỹ thuật, mã HS Code, số lượng và đơn vị tính chính xác.
-
Trị giá và thuế: Khai đúng trị giá hải quan để hệ thống tính các loại thuế (Nhập khẩu, VAT, Tiêu thụ đặc biệt…).
Một lưu ý nhỏ là bạn nên thực hiện đối soát cuối để đảm bảo tính nhất quán tuyệt đối giữa dữ liệu trên tờ khai và bộ chứng từ gốc trước khi truyền chính thức, nhằm tránh các rủi ro bị bác bỏ hoặc xử phạt không đáng có.
Quy trình thủ tục thông quan từ khi truyền tờ khai
Để một bản tờ khai hải quan nhập khẩu được chấp nhận và hàng hóa được khơi thông, doanh nghiệp cần trải qua lộ trình 8 bước tiêu chuẩn sau đây:
Bước 1 – Xác định nhóm hàng hóa: Đầu tiên, bạn cần phân tích hàng hóa thuộc diện nhập khẩu thông thường, hàng có điều kiện hay nhóm cần kiểm tra chuyên ngành để chuẩn bị phương án xử lý phù hợp.
Bước 2 – Hoàn thiện bộ chứng từ: Tập hợp đầy đủ các giấy tờ gốc bao gồm: Hợp đồng (Sales Contract), Hóa đơn (Invoice), Vận đơn (Bill of Lading), Phiếu đóng gói (Packing List) và Chứng nhận xuất xứ (C/O).
Bước 3 – Nhập liệu ban đầu (IDA): Người khai tiến hành nhập thông tin sơ bộ của lô hàng lên phần mềm hải quan để hệ thống cấp số tờ khai tạm thời.
Bước 4 – Đăng ký tờ khai chính thức (IDC): Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng, doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ IDC để gửi dữ liệu chính thức đến cơ quan hải quan.
Bước 5 – Tiếp nhận kết quả phân luồng: Hệ thống sẽ tự động trả về 3 kết quả bao gồm
- Luồng Xanh: Chúc mừng bạn, hàng được thông quan ngay.
- Luồng Vàng: Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy.
- Luồng Đỏ: Mức độ cao nhất, hàng hóa phải bị kiểm tra thực tế (kiểm hóa)
Bước 6 – Hoàn thành nghĩa vụ tài chính: Doanh nghiệp tiến hành nộp các loại thuế (Nhập khẩu, VAT, Bảo vệ môi trường…) theo đúng thông báo trên tờ khai nhập khẩu.
Bước 7 – Thông quan và kéo hàng về kho: Khi đã hoàn tất thuế và các thủ tục tại chi cục, hàng hóa sẽ được lệnh thông quan. Lúc này, bạn có thể nhận hàng tại cảng/cửa khẩu.
Bước 8 – Lưu trữ hồ sơ sau thông quan: Đừng quên lưu giữ toàn bộ chứng từ và tờ khai hải quan trong thời hạn quy định (thường là 5 năm) để phục vụ công tác kiểm tra đột xuất của cơ quan chức năng.
Những lỗi thường gặp khiến tờ khai nhập khẩu không được chấp nhận
Sai sót trên tờ khai hải quan nhập khẩu không chỉ gây chậm trễ mà còn dẫn đến các chế tài nặng nề. Dưới đây là 5 lưu ý bạn không nên mắc phải khi kê khai tờ khai hải quan nhập khẩu:
- Quá hạn khai báo (30 ngày): Nếu không nộp tờ khai trong vòng 30 ngày kể từ khi hàng về cửa khẩu, doanh nghiệp có thể bị phạt tới 20 triệu đồng và phải làm thủ tục xử lý vi phạm.
- Thông tin không nhất quán: Dữ liệu trên tờ khai không khớp với Invoice, Packing List hay Vận đơn sẽ khiến hải quan nghi ngờ gian lận, dễ bị đẩy vào luồng Đỏ để điều tra.
- Sai mã HS và Thuế: Các quy định về mã HS và thuế suất thay đổi liên tục. Khai sai mã HS dẫn đến áp sai thuế, khiến doanh nghiệp bị truy thu hoặc phạt chậm nộp.
- Rủi ro thu hồi giấy phép: Khai báo sai lệch thông tin nghiêm trọng có thể khiến các đơn vị logistics bị thu hồi giấy phép hoạt động. WoExpress khuyên bạn nên sử dụng đội ngũ chuyên nghiệp để thẩm định hồ sơ.
- Quên lưu trữ hồ sơ: Theo luật, bạn phải lưu giữ tờ khai hải quan và chứng từ gốc trong 5 năm để phục vụ công tác thanh tra sau thông quan.
Hiểu rõ về tờ khai hải quan nhập khẩu là yếu tố cốt lõi giúp hàng hóa thông quan nhanh chóng và tránh các khoản phạt tài chính đáng tiếc. Nếu bạn đang gặp khó khăn khi xử lý tờ khai nhập khẩu, hãy liên hệ ngay với WoExpress. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn hoàn thiện thủ tục hải quan chuyên nghiệp, an toàn và tối ưu chi phí nhất!
Xem thêm:
- Các bước làm thủ tục hải quan chi tiết, đúng quy định mới nhất
- Thủ tục thông quan hàng hóa: Quy trình và Những điều cần biết
