Tờ khai hàng hóa xuất khẩu là bước bắt buộc trong mọi hoạt động xuất khẩu tại Việt Nam. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn khi khai báo do nhầm mã HS, chọn sai loại hình hoặc thiếu chứng từ đối chiếu. Trong bài viết này, WoExpress sẽ hướng dẫn chi tiết cách khai mẫu HQ/2015/XK theo quy trình thực tế đang áp dụng tại hệ thống hải quan điện tử VNACCS.
Tờ khai hàng hóa xuất khẩu là gì?
Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (thường gọi là mẫu HQ/2015/XK) được hiểu là chứng từ pháp lý quan trọng nhất mà chủ hàng phải trình báo với cơ quan Hải quan Việt Nam để lô hàng được phép xuất cảnh hợp lệ.
Văn bản này tập hợp toàn bộ thông tin của lô hàng, bao gồm:
- Thông tin chủ hàng
- Đối tác nước ngoài
- Chi tiết sản phẩm
- Giá trị giao dịch
- Các chứng từ đi kèm.
Các nhóm chỉ tiêu quan trọng trên mẫu tờ khai hàng hóa xuất khẩu
Để việc kê khai trên phần mềm khớp hoàn toàn với mẫu tờ khai giấy HQ/2015/XK, bạn cần lưu ý 3 nhóm thông tin chủ chốt sau đây:
| Nhóm dữ liệu | Các ô chỉ tiêu trong ảnh | Chi tiết nội dung khai báo |
| Nhóm 1: Định danh & Vận chuyển | Ô 1 – Ô 14 | Người xuất khẩu/nhập khẩu, Mã loại hình, số hợp đồng, hóa đơn, cửa khẩu xuất hàng, điều kiện giao hàng (Incoterms) và tỷ giá tính thuế. |
| Nhóm 2: Chi tiết hàng hóa | Ô 15 – Ô 21 | Mô tả tên hàng, mã số hàng hóa (HS Code), xuất xứ, lượng hàng, đơn vị tính, đơn giá và trị giá nguyên tệ. |
| Nhóm 3: Thuế & Container | Ô 22 – Ô 25 | Chi tiết thuế xuất khẩu (trị giá tính thuế, thuế suất %), các loại thu khác và đặc biệt là số hiệu Container cùng địa điểm đóng hàng. |
Danh mục mã loại hình xuất khẩu phổ biến (QĐ 1357/QĐ-TCHQ)
Việc lựa chọn đúng mã loại hình là bước tiên quyết để xác định chính xác nghĩa vụ thuế và thủ tục hải quan kèm theo. Dưới đây là các mã loại hình xuất khẩu được sử dụng thường xuyên nhất:
| Mã loại hình | Tên gọi chi tiết | Đối tượng áp dụng |
| B11 | Xuất kinh doanh | Áp dụng cho hàng hóa xuất khẩu ra nước ngoài hoặc xuất khẩu vào khu phi thuế quan theo hợp đồng mua bán thông thường. |
| B12 | Xuất sau khi tạm nhập | Sử dụng cho các trường hợp hàng hóa tạm nhập nay tái xuất đi nước ngoài hoặc vào khu phi thuế quan (không bao gồm hàng gia công, SXXK). |
| E62 | Xuất sản phẩm SXXK | Áp dụng cho việc xuất khẩu các sản phẩm được sản xuất từ nguyên liệu, vật tư nhập khẩu (theo loại hình E31). |
| E52 | Xuất sản phẩm gia công | Sử dụng khi xuất trả sản phẩm gia công cho thương nhân nước ngoài hoặc chuyển tiếp sản phẩm gia công theo chỉ định. |
Mẫu tờ khai hàng hoá xuất khẩu mới nhất
Việc sử dụng đúng mẫu biểu là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý trong hồ sơ hải quan. Theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), mẫu tờ khai hiện hành áp dụng cho mọi loại hình xuất khẩu là HQ/2015/XK.
Hướng dẫn chi tiết cách nhập thông tin trên tờ khai xuất khẩu (Mẫu HQ/2015/XK)
Dưới đây là hướng dẫn thực tế để bạn điền thông tin vào mẫu tờ khai hàng hóa xuất khẩu một cách chuẩn xác nhất, dựa trên bộ chứng từ xuất khẩu:
| Số ô | Tên chỉ tiêu | Hướng dẫn nhập liệu chi tiết | Nguồn dữ liệu đối chiếu |
| 1 | Người xuất khẩu | Nhập tên Công ty, địa chỉ, MST và số điện thoại của bên bán tại Việt Nam. | Hợp đồng (Contract), Đăng ký kinh doanh. |
| 2 | Người nhập khẩu | Nhập tên, địa chỉ và mã quốc gia của đối tác mua hàng nước ngoài. | Hợp đồng, Invoice. |
| 3 | Người ủy thác/ủy quyền | Nhập thông tin bên ủy thác xuất khẩu (nếu bạn là bên nhận ủy thác). | Hợp đồng ủy thác. |
| 4 | Đại lý hải quan | Nhập tên, MST và số hợp đồng đại lý nếu thuê dịch vụ khai thuê hải quan. | Hợp đồng đại lý hải quan. |
| 5 | Loại hình | Chọn mã phù hợp cho tờ khai hải quan xuất khẩu của bạn (Ví dụ: B11 cho xuất kinh doanh tiêu chuẩn). | Mục đích xuất khẩu của doanh nghiệp. |
| 6 | Giấy phép số | Nhập số và ngày cấp giấy phép nếu hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành. | Giấy phép xuất khẩu (nếu có). |
| 7 | Hợp đồng | Nhập số và ngày ký hợp đồng ngoại thương. | Sales Contract. |
| 8 | Hóa đơn thương mại | Nhập số và ngày phát hành hóa đơn thương mại. | Commercial Invoice. |
| 9 | Cửa khẩu xuất hàng | Ghi tên cảng/địa điểm nơi hàng lên phương tiện vận tải (Ví dụ: Cảng Cát Lái). | Booking/Lệnh đặt chỗ. |
| 10 | Nước nhập khẩu | Ghi tên nước đến cuối cùng của lô hàng (theo mã ISO 3166). | Hợp đồng, Invoice. |
| 11 | Điều kiện giao hàng | Nhập điều kiện Incoterms đã thỏa thuận (Ví dụ: FOB, CIF, EXW). | Hợp đồng, Invoice. |
| 12 | Phương thức thanh toán | Chọn phương thức thanh toán (Ví dụ: T/T, L/C, D/P). | Hợp đồng. |
| 13 | Đồng tiền thanh toán | Nhập mã loại tiền tệ giao dịch (Ví dụ: USD, EUR, JPY). | Hợp đồng, Invoice. |
| 14 | Tỷ giá tính thuế | Nhập tỷ giá giữa nguyên tệ và VNĐ tại thời điểm khai báo. | Thông báo tỷ giá của Ngân hàng Nhà nước. |
| 15 | Mô tả hàng hóa | Ghi rõ tên hàng, quy cách, phẩm chất. Nếu >3 mặt hàng thì ghi “Theo phụ lục”. | Hợp đồng, Invoice, Packing List. |
| 16 | Mã số hàng hóa | Tra cứu và nhập chính xác mã HS Code (8 số) của sản phẩm. | Biểu thuế xuất nhập khẩu. |
| 17 | Xuất xứ | Ghi nước nơi hàng hóa được sản xuất/chế tạo (Ví dụ: Việt Nam). | Chứng nhận xuất xứ (C/O). |
| 18 | Lượng hàng | Nhập số lượng hoặc trọng lượng thực tế của mặt hàng đó. | Packing List, Phiếu cân. |
| 19 | Đơn vị tính | Ghi đơn vị đo lường (Ví dụ: Cái, Bộ, Tấn, Kg). | Hợp đồng, Invoice. |
| 20 | Đơn giá nguyên tệ | Nhập giá của một đơn vị hàng hóa theo loại tiền ở ô 13. | Commercial Invoice. |
| 21 | Trị giá nguyên tệ | Tự động tính hoặc nhập: Lượng hàng (18) x Đơn giá (20). | Commercial Invoice. |
| 22 | Thuế xuất khẩu | Tính trị giá thuế (VND) và áp mức thuế suất % theo mã HS. | Biểu thuế xuất khẩu hiện hành. |
| 23 | Thu khác | Nhập các khoản lệ phí hoặc phụ thu khác theo quy định (nếu có). | Quy định phí/lệ phí hải quan. |
| 24 | Tổng số tiền thuế | Ghi tổng cộng số tiền từ ô 22 và 23 bằng cả số và chữ. | Kết quả tính toán từ các ô thuế. |
| 25 | Số hiệu Container | Nhập số hiệu Cont, số kiện, trọng lượng và địa điểm đóng hàng. | Packing List, Vận đơn (Bill of Lading). |
Hướng dẫn quy trình truyền tờ khai xuất khẩu
Theo kinh nghiệm xử lý hồ sơ xuất khẩu thực tế tại WoExpress, để hoàn tất việc thông quan một lô hàng rời khỏi Việt Nam doanh nghiệp cần thực hiện trình tự theo các bước sau đây:
- Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ: Tập hợp các chứng từ gốc gồm Hợp đồng (Contract), Hóa đơn (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List) và Giấy phép chuyên ngành (nếu có).
- Bước 2 – Khai báo phần mềm: Nhập liệu trên hệ thống ECUS/VNACCS qua hai công đoạn: Khai báo sơ bộ (EDA) để soát lỗi và Đăng ký chính thức (EDC) để nhận số tờ khai.
- Bước 3 – Tiếp nhận phân luồng: Hệ thống trả về kết quả Luồng xanh (Thông quan ngay), Luồng vàng (Kiểm tra hồ sơ giấy) hoặc Luồng đỏ (Kiểm tra thực tế hàng hóa).
- Bước 4 – Nộp thuế và lệ phí: Hoàn thành nghĩa vụ thuế xuất khẩu (nếu có) và lệ phí hải quan để hệ thống cập nhật trạng thái thông quan.
- Bước 5 – Xác nhận thực xuất: Sau khi hàng xếp lên phương tiện vận tải và rời cảng, doanh nghiệp thực hiện xác nhận thực xuất trên hệ thống để hoàn tất hồ sơ.
Các hình thức khai báo tờ khai hàng hóa xuất khẩu phổ biến
Hiện nay, việc đăng ký tờ khai được thực hiện chủ yếu qua nền tảng công nghệ để tối ưu thời gian cho doanh nghiệp:
- Hệ thống thông quan tự động VNACCS: Đây là phương thức chủ đạo và gần như bắt buộc trong mọi giao dịch hiện nay. Hệ thống này vận hành 24/7, giúp doanh nghiệp chủ động nộp dữ liệu và theo dõi tiến độ thông quan ngay trên màn hình máy tính.
- Hệ thống quản lý thông tin VCIS: Thường được vận hành song song tại các cửa khẩu trọng điểm và cảng biển lớn để kiểm soát rủi ro và quản lý dữ liệu thông minh.
- Khai báo bằng văn bản giấy (Bản cứng): Hình thức này chỉ còn được chấp nhận trong các tình huống hy hữu như hệ thống mạng gặp sự cố kỹ thuật kéo dài hoặc theo các chỉ định đặc biệt từ phía cơ quan Hải quan.
Những nguyên tắc vàng khi kê khai hàng hóa xuất khẩu
Để tờ khai hàng hóa xuất khẩu được chấp nhận nhanh chóng, doanh nghiệp cần lưu ý các nguyên tắc sau:
- Thời hạn nộp tờ khai: Phải hoàn tất việc nộp tờ khai trước khi hàng hóa được vận chuyển vào khu vực giám sát hải quan. Doanh nghiệp nên chủ động thực hiện trước từ 6 – 8 tiếng so với giờ dự kiến.
- Đảm bảo tính chính xác: Mọi sai sót về mã HS, trị giá hàng hóa hay thiếu chứng từ đều có thể bị xử phạt hành chính từ 500.000đ đến 10.000.000đ. Đồng thời, cần kiểm tra tình trạng nợ thuế để tránh bị hệ thống từ chối tờ khai.
- Quy định ngôn ngữ: Nội dung khai báo bắt buộc sử dụng tiếng Việt, riêng phần mô tả hàng hóa có thể ghi theo dạng song ngữ Việt – Anh để làm rõ thông tin.
- Lưu trữ hồ sơ: Toàn bộ tờ khai và bộ chứng từ đi kèm phải được doanh nghiệp lưu giữ trong thời hạn tối thiểu là 05 năm để phục vụ công tác hậu kiểm khi cần thiết.
- Xử lý sai sót: Trong trường hợp phát hiện thông tin khai báo chưa đúng, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện thủ tục sửa đổi, bổ sung kịp thời để tránh các rủi ro pháp lý nặng hơn.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp bị chuyển luồng vàng do khai sai Incoterms hoặc mô tả hàng hóa chưa đủ chi tiết. Đây là lỗi WoExpress thường xuyên hỗ trợ khách hàng xử lý khi khai báo VNACCS lần đầu.
Những lỗi thường gặp khi khai tờ khai hàng hóa xuất khẩu
Trong quá trình khai báo tờ khai hàng hóa xuất khẩu, nhiều doanh nghiệp dù đã chuẩn bị đầy đủ chứng từ vẫn gặp sai sót do chưa nắm rõ quy định nghiệp vụ hải quan. Những lỗi nhỏ trong khâu nhập liệu có thể khiến tờ khai bị phân luồng kiểm tra hoặc kéo dài thời gian thông quan.
-
Sai mã HS: Việc áp sai mã HS khiến hệ thống đánh giá rủi ro cao do không khớp chính sách mặt hàng hoặc thuế suất. Điều này thường dẫn đến luồng vàng hoặc luồng đỏ, buộc doanh nghiệp phải giải trình và kiểm tra thực tế hàng hóa.
-
Sai Incoterms: Khai nhầm điều kiện giao hàng như FOB, CIF hay EXW có thể làm sai cấu trúc giá trị tính thuế và chi phí vận chuyển. Hệ quả là trị giá hải quan bị điều chỉnh, phát sinh yêu cầu sửa đổi tờ khai hoặc bổ sung chứng từ.
-
Khai thiếu thông tin container: Thiếu số container, số kiện hoặc địa điểm đóng hàng khiến dữ liệu vận chuyển không đồng bộ với vận đơn và hệ thống giám sát cảng. Sai sót này dễ làm chậm bước xác nhận thực xuất và ảnh hưởng tiến độ giao hàng.
-
Chọn nhầm loại hình B11/E62: Việc nhầm lẫn giữa xuất kinh doanh (B11) và xuất sản phẩm sản xuất xuất khẩu (E62) có thể dẫn đến sai nghĩa vụ thuế và quản lý nguyên liệu nhập khẩu. Doanh nghiệp thường phải hủy hoặc khai sửa tờ khai, gây mất thêm thời gian xử lý hồ sơ.
Việc hoàn thiện tờ khai hải quan xuất khẩu đòi hỏi sự tỉ mỉ và am hiểu sâu sắc về các quy định hiện hành. Chỉ một sai sót nhỏ trong mã HS hay trị giá hàng hóa cũng có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian và chi phí để khắc phục. Hi vọng bài viết này, WoExpress đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và kỹ năng thực tế để tự tin xử lý tờ khai xuất khẩu cho doanh nghiệp mình.
Xem thêm:
- Tờ khai hải quan nhập khẩu: Hướng dẫn cách kê khai chi tiết
- Thủ tục thông quan hàng hóa: Quy trình và Những điều cần biết
