Tra cứu tờ khai hải quan là bước quan trọng giúp doanh nghiệp và cá nhân kiểm tra tình trạng hồ sơ, đối chiếu thông tin khai báo và theo dõi nghĩa vụ thuế trong quá trình xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn lúng túng khi thao tác trên hệ thống hoặc chưa hiểu rõ các quy định liên quan. Cùng WoExpress tìm hiểu chi tiết về cách thực hiện tra cứu qua bài viết này nhé!
Các phương thức tra cứu tờ khai hải quan
Hiện nay, việc tra cứu tờ có thể thực hiện theo nhiều cách khác nhau, tùy vào điều kiện và nhu cầu của người khai. Mỗi phương thức đều có ưu điểm riêng, giúp việc kiểm tra thông tin tờ khai hải quan trở nên thuận tiện và chính xác hơn.
Tra cứu tờ khai trực tuyến
Người dùng có thể truy cập hệ thống hải quan điện tử để kiểm tra tình trạng xử lý hồ sơ, kết quả phân luồng, thông quan cũng như tra cứu nộp thuế tờ khai hải quan. Hình thức này tiết kiệm thời gian, thao tác nhanh chóng và phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên sử dụng tờ khai hải quan điện tử.
Tra cứu tờ khai trực tiếp
Trong một số trường hợp, người khai có thể đến trực tiếp chi cục hải quan nơi đăng ký tờ khai để kiểm tra thông tin hoặc được hướng dẫn xử lý hồ sơ. Phương thức này thường áp dụng khi cần xác minh chi tiết, bổ sung chứng từ hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hồ sơ khai báo.
Hướng dẫn tra cứu tờ khai hải quan trực tuyến
Hiện nay, việc tra cứu tờ khai hải quan điện tử có thể thực hiện dễ dàng thông qua hệ thống của cơ quan hải quan. Chỉ với vài thao tác cơ bản, bạn có thể kiểm tra thông tin xử lý, kết quả phân luồng và tiến độ thông quan của lô hàng.
Bước 1 – Truy cập website chính thức của Tổng cục Hải quan:
Mở trình duyệt và truy cập vào địa chỉ wesite cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan.
Bước 2 – Chọn chức năng tra cứu:
Tại trang chủ, nhấn vào mục “Tra cứu thông tin” trên thanh menu, sau đó chọn “Tra cứu tờ khai hải quan” để mở giao diện tra cứu.
Bước 3 – Nhập thông tin cần thiết để tra cứu:
Tại giao diện tra cứu, người dùng nhập các thông tin bắt buộc theo yêu cầu của hệ thống, bao gồm:
- Số tờ khai cần tra cứu
- Mã số thuế doanh nghiệp
- Số CCCD/CMND/hộ chiếu của người đại diện hoặc chủ doanh nghiệp (đúng theo đăng ký kinh doanh)
Bước 4 – Xác thực mã bảo mật:
Nhập mã Captcha hiển thị trên màn hình để xác nhận thao tác hợp lệ trước khi gửi yêu cầu tra cứu.
Bước 5 – Xem kết quả hiển thị:
Nhấn nút “Tra cứu”, hệ thống sẽ cung cấp chi tiết tình trạng xử lý, trạng thái thông quan và các dữ liệu liên quan để bạn theo dõi và đối chiếu khi cần.
>>>Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn tra cứu đơn hàng WoExpress nhanh nhất
Cách đọc thông tin trên tờ khai hải quan
Sau khi thực hiện tra cứu tờ khai trên hệ thống hải quan điện tử, hệ thống sẽ hiển thị hai nhóm dữ liệu chính gồm thông tin chung và thông tin chi tiết của tờ khai, cụ thể:
Thông tin chung
- Mã hải quan: 02CI
- Tên hải quan: Hải quan cửa khẩu Cảng Tân Cảng
- Mã loại hình: A11
- Tên loại hình: Nhập kinh doanh tiêu dùng
- Năm đăng ký: 2026
- Số tờ khai: 105692
- Ngày đăng ký: 15-01-2026
- Mã đơn vị: 03123456783
- Ngày thông quan: 16-01-2026 10:15:22
- Ngày qua khu vực giám sát: 16-01-2026 13:40:05
- Tên luồng: Luồng Vàng
Thông tin chi tiết
Tùy theo tờ khai, hệ thống có thể hiển thị thêm các chỉ tiêu sau:
- Số tiền thuế giá trị gia tăng và thuế nhập khẩu phải nộp.
- Trạng thái xử lý tờ khai (đang kiểm tra, đã thông quan, đang chờ bổ sung…).
- Công chức kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
Các đối tượng cần tra cứu tờ khai hải quan
Việc tra cứu tờ khai hải quan không chỉ dành riêng cho doanh nghiệp mà còn liên quan đến nhiều bên trong chuỗi xuất nhập khẩu. Tùy theo vai trò, mỗi đối tượng sẽ có nhu cầu kiểm tra thông tin tờ khai hải quan khác nhau.
Doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Đây là nhóm thường xuyên thực hiện tra cứu để kiểm tra tình trạng thông quan, đối chiếu dữ liệu khai báo và cập nhật số thuế phải nộp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần tra cứu nộp thuế tờ khai hải quan nhằm đảm bảo nghĩa vụ tài chính được hoàn tất đúng thời hạn, tránh phát sinh phạt chậm nộp.
Đơn vị vận chuyển
Các công ty logistics hoặc chuyển phát quốc tế cần kiểm tra trạng thái xử lý hồ sơ để chủ động sắp xếp lịch giao nhận hàng. Việc theo dõi tờ khai hải quan điện tử giúp đơn vị vận chuyển phối hợp kịp thời với chủ hàng khi có yêu cầu bổ sung chứng từ.
Cơ quan quản lý nhà nước
Cơ quan chức năng sử dụng hệ thống dữ liệu để kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, giám sát dòng hàng hóa và quản lý thuế. Thông qua việc kiểm soát thông tin khai báo, cơ quan quản lý có thể đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Cá nhân
Người gửi hàng quốc tế hoặc nhận hàng từ nước ngoài cũng có thể cần kiểm tra tình trạng hồ sơ khi hàng bị giữ hoặc yêu cầu bổ sung giấy tờ. Việc theo dõi thông tin tờ khai giúp cá nhân chủ động hơn trong quá trình xử lý và nhận hàng
Lợi ích của việc tra cứu tờ khai hải quan
Việc tra cứu tờ khai hải quan là bước quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp và cá nhân chủ động kiểm soát hồ sơ cũng như nghĩa vụ thuế. Thông qua việc kiểm tra thường xuyên, người khai có thể:
- Kiểm tra nhanh thông tin tờ khai hải quan: Giúp xác nhận dữ liệu khai báo đã chính xác, tránh sai sót ảnh hưởng đến quá trình thông quan.
- Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ: Biết được tờ khai đã tiếp nhận, phân luồng hay hoàn tất thủ tục.
- Tra cứu nộp thuế tờ khai hải quan: Chủ động kiểm soát số thuế phải nộp, đã nộp hoặc còn thiếu để tránh phát sinh phạt.
- Quản lý tờ khai hải quan điện tử hiệu quả: Dễ dàng lưu trữ, đối chiếu và sử dụng khi cần làm báo cáo hoặc kiểm tra sau thông quan.
- Tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro: Phát hiện sớm vấn đề để xử lý kịp thời, hạn chế chậm trễ trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Những lỗi thường gặp khi tra cứu tờ khai hải quan
Trong quá trình thực hiện tra cứu tờ khai, không ít trường hợp hệ thống không hiển thị kết quả hoặc báo lỗi truy vấn. Phần lớn các vấn đề này xuất phát từ thao tác nhập liệu hoặc lựa chọn sai nguồn tra cứu, cụ thể:
- Nhập sai số tờ khai hoặc mã doanh nghiệp: Số tờ khai thường có cấu trúc dài và dễ nhầm lẫn giữa các ký tự. Nếu nhập thiếu số, sai định dạng hoặc nhầm mã số thuế doanh nghiệp, hệ thống sẽ không tìm thấy dữ liệu tương ứng.
- Nhập mã captcha không chính xác: Mã xác thực đôi khi chứa ký tự dễ gây nhầm lẫn. Khi nhập sai, hệ thống sẽ từ chối yêu cầu và buộc người dùng phải thao tác lại.
- Tờ khai chưa được đăng ký hoặc chưa cập nhật dữ liệu: Trong một số trường hợp, hồ sơ vừa khai nhưng chưa được hệ thống ghi nhận chính thức nên thông tin chưa hiển thị. Lúc này, bạn cần chờ thêm một khoảng thời gian trước khi kiểm tra lại.
- Tra cứu sai cổng thông tin hoặc đường link không chính thống: Nếu truy cập nhầm website không thuộc hệ thống của cơ quan hải quan, kết quả có thể không chính xác hoặc không tra cứu được. Vì vậy, cần kiểm tra đúng địa chỉ trang web trước khi thực hiện.
Tra cứu tờ khai hải quan đúng cách sẽ giúp bạn chủ động kiểm soát hồ sơ, hạn chế sai sót và đảm bảo tiến độ thông quan hàng hóa. Việc nắm rõ quy trình và quy định liên quan cũng góp phần giảm thiểu rủi ro phát sinh về thuế và chứng từ. Nếu bạn cần hỗ trợ về thủ tục hải quan hoặc vận chuyển quốc tế, hãy truy cập WoExpress để được tư vấn chi tiết và cập nhật những thông tin mới nhất.
Xem thêm:
- Các bước làm thủ tục hải quan chi tiết, đúng quy định mới nhất
- Thủ tục thông quan hàng hóa: Quy trình và Những điều cần biết
