Kiểm hóa là gì? Đây là hoạt động kiểm tra thực tế hàng hóa nhằm đối chiếu với thông tin đã khai báo khi làm thủ tục hải quan. Vậy khi hàng hóa bị kiểm hóa, quy trình xử lý như thế nào và làm sao để hạn chế phát sinh? Cùng WoExpress tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Kiểm hóa là gì?
Kiểm hóa là hoạt động kiểm tra thực tế hàng hóa trong quá trình làm thủ tục hải quan, nhằm đối chiếu hàng hóa với thông tin đã khai báo trên tờ khai và hồ sơ liên quan. Tùy từng trường hợp, cơ quan hải quan có thể kiểm tra một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Nội dung kiểm tra có thể bao gồm tên hàng, số lượng, trọng lượng, chủng loại, xuất xứ và các thông tin liên quan khác.
Khi nào cần phải kiểm tra hàng hóa?
Không phải mọi lô hàng đều bị kiểm tra thực tế. Tùy vào thông tin khai báo, hồ sơ và phương thức quản lý rủi ro, cơ quan hải quan có thể yêu cầu kiểm tra hàng hóa trong một số trường hợp như:
- Thông tin khai báo có dấu hiệu chưa chính xác: Tên hàng, số lượng, trọng lượng, giá trị hoặc đặc điểm hàng hóa không thống nhất với thực tế.
- Hồ sơ, chứng từ cần được đối chiếu: Các thông tin trên chứng từ chưa đầy đủ, chưa rõ ràng hoặc cần xác minh thêm.
- Hàng hóa thuộc nhóm cần quản lý đặc biệt: Một số mặt hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, chất lỏng hoặc sản phẩm có nguồn gốc động, thực vật có thể phải đáp ứng các yêu cầu riêng.
- Lô hàng được lựa chọn để kiểm tra theo quản lý rủi ro: Cơ quan hải quan có thể lựa chọn một số lô hàng để kiểm tra thực tế theo quy định, ngay cả khi hồ sơ và thông tin khai báo không có sai sót.
- Có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan hải quan: Trong quá trình xử lý thủ tục, cơ quan hải quan có thể yêu cầu kiểm tra để xác định chính xác tình trạng và thông tin của hàng hóa.
Nguyên nhân hàng hóa bị kiểm hóa?
Hàng hóa có thể bị kiểm hóa vì nhiều nguyên nhân khác nhau. Dưới đây là những lý do phổ biến người gửi cần lưu ý:
Khai báo hàng hóa chưa chính xác
Thông tin khai báo cần phản ánh đúng hàng hóa thực tế, bao gồm tên hàng, số lượng, trọng lượng, giá trị và đặc điểm sản phẩm. Nếu thông tin chưa rõ ràng hoặc không phù hợp với hàng thực tế, lô hàng có thể được kiểm tra để xác minh.
Hồ sơ, chứng từ cần được kiểm tra hoặc bổ sung
Hồ sơ, chứng từ giúp xác định các thông tin liên quan đến nguồn gốc, đặc điểm và mục đích của lô hàng. Nếu giấy tờ chưa đầy đủ hoặc có thông tin cần đối chiếu, người khai có thể được yêu cầu bổ sung theo quy định. Chuẩn bị đầy đủ chứng từ trước khi gửi giúp hạn chế phát sinh trong quá trình xử lý.
Hàng hóa thuộc nhóm có yêu cầu quản lý đặc biệt
Một số mặt hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, chất lỏng hoặc sản phẩm có nguồn gốc động, thực vật có thể chịu yêu cầu quản lý riêng. Tùy từng sản phẩm và quốc gia nhập khẩu, hàng hóa có thể cần thêm giấy tờ hoặc đáp ứng điều kiện vận chuyển nhất định. Người gửi nên kiểm tra trước để chủ động chuẩn bị và hạn chế vấn đề phát sinh.
Lô hàng thuộc diện kiểm tra thực tế theo quy định
Không phải mọi trường hợp kiểm hóa đều xuất phát từ việc khai báo sai hoặc thiếu chứng từ. Một số lô hàng có thể được đưa vào diện kiểm tra thực tế theo quy định và phương thức quản lý rủi ro của cơ quan hải quan.
Các hình thức kiểm hóa hàng hóa hiện nay
Tùy vào tính chất lô hàng và yêu cầu kiểm tra, việc kiểm hóa có thể được thực hiện với phạm vi khác nhau. Một số hình thức thường gặp gồm:
Kiểm tra một phần hàng hóa
Cơ quan hải quan chỉ kiểm tra một phần của lô hàng để đối chiếu với thông tin đã khai báo. Hình thức này có thể được áp dụng khi cần xác minh một số nội dung cụ thể mà không cần kiểm tra toàn bộ lô hàng.
Kiểm tra toàn bộ hàng hóa
Toàn bộ lô hàng được kiểm tra thực tế nhằm đối chiếu các thông tin như tên hàng, số lượng, chủng loại, trọng lượng hoặc đặc điểm sản phẩm với hồ sơ và tờ khai.
Kiểm tra bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật
Trong một số trường hợp, hàng hóa có thể được kiểm tra bằng máy móc hoặc thiết bị kỹ thuật phù hợp. Việc sử dụng phương tiện kiểm tra phụ thuộc vào đặc điểm hàng hóa và yêu cầu kiểm tra thực tế.
Phạm vi và phương thức kiểm tra cụ thể sẽ do cơ quan hải quan xác định dựa trên hồ sơ, đặc điểm lô hàng và quy định áp dụng.
Phí kiểm hóa là gì?
Phí kiểm hóa là các khoản chi phí có thể phát sinh trong quá trình hàng hóa được yêu cầu kiểm tra thực tế khi làm thủ tục hải quan. Tùy vào loại hàng, địa điểm và hình thức kiểm tra, lô hàng có thể phát sinh các chi phí liên quan như bốc xếp, mở kiện, đóng gói lại hoặc hỗ trợ kiểm tra hàng hóa. Đây không phải là một mức phí cố định áp dụng cho mọi lô hàng bị kiểm hóa, mà phụ thuộc vào tình trạng thực tế và dịch vụ phát sinh trong quá trình xử lý.
Quy trình xử lý khi hàng bị kiểm hóa
Khi hàng thuộc diện kiểm hóa, người gửi cần phối hợp chuẩn bị hàng hóa và các thông tin liên quan. Quy trình thực hiện sẽ tùy thuộc vào loại hàng và tình trạng hồ sơ. Nhìn chung, việc xử lý có thể được thực hiện qua 5 bước cơ bản dưới đây.
Bước 1: Khai báo thông tin hàng hóa
Trước tiên, người gửi cần cung cấp đầy đủ thông tin về lô hàng như tên hàng, số lượng, trọng lượng, giá trị và đặc điểm sản phẩm. Thông tin khai báo cần phản ánh đúng hàng hóa thực tế và được kiểm tra kỹ trước khi hoàn tất để hạn chế sai sót.
Bước 2: Tiếp nhận kết quả xử lý tờ khai
Sau khi khai báo, tờ khai sẽ được tiếp nhận và xử lý theo quy định hải quan. Nếu lô hàng thuộc diện kiểm tra thực tế, người khai cần phối hợp xuất trình hàng hóa và thực hiện theo yêu cầu để tiếp tục quy trình.
Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ
Khi có yêu cầu kiểm tra, người gửi hoặc đơn vị vận chuyển cần chuẩn bị hàng hóa cùng các chứng từ, thông tin liên quan. Hàng nên được sắp xếp và đóng gói phù hợp để quá trình kiểm tra diễn ra thuận lợi, đặc biệt với hàng dễ vỡ hoặc cần bảo quản riêng.
Bước 4: Kiểm tra thực tế hàng hóa
Cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa theo phạm vi được xác định, có thể là một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Nội dung kiểm tra có thể bao gồm tên hàng, số lượng, chủng loại, trọng lượng và các thông tin cần đối chiếu với hồ sơ.
Bước 5: Đối chiếu kết quả và hoàn tất thủ tục
Sau khi kiểm tra, kết quả thực tế sẽ được đối chiếu với thông tin khai báo và hồ sơ của lô hàng. Nếu hàng hóa phù hợp và đáp ứng các điều kiện cần thiết, lô hàng có thể tiếp tục hoàn tất thủ tục; trường hợp có điểm chưa phù hợp, người khai có thể cần bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin theo yêu cầu.
Làm thế nào để hạn chế hàng bị kiểm hóa?
Không có cách nào đảm bảo hàng hóa chắc chắn không bị kiểm tra thực tế. Tuy nhiên, người gửi có thể chủ động hạn chế rủi ro bằng các cách sau đây:
- Khai báo chính xác thông tin hàng hóa: Người gửi cần khai báo đúng tên hàng, số lượng, trọng lượng và giá trị sản phẩm. Thông tin trên tờ khai nên thống nhất với hàng hóa thực tế và các chứng từ liên quan.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ: Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết trước khi gửi hàng giúp hạn chế việc bổ sung thông tin. Với hàng hóa đặc thù, nên kiểm tra trước yêu cầu chứng từ của tuyến vận chuyển.
- Kiểm tra quy định trước khi gửi hàng:Người gửi nên kiểm tra sản phẩm có được phép vận chuyển và có thuộc nhóm hàng hạn chế hay không. Đặc biệt, thực phẩm, mỹ phẩm, chất lỏng cần được kiểm tra kỹ trước khi gửi.
- Đóng gói và ghi thông tin hàng hóa đúng cách: Hàng hóa cần được đóng gói phù hợp và ghi thông tin chính xác với sản phẩm thực tế. Với hàng dễ vỡ, chất lỏng hoặc hàng đặc thù, nên thực hiện theo hướng dẫn của đơn vị vận chuyển.
- WoExpress hỗ trợ gì khi hàng hóa phát sinh kiểm hóa?
Khi hàng hóa phát sinh kiểm hóa, người gửi cần phối hợp cung cấp thông tin và xử lý theo yêu cầu. WoExpress có thể hỗ trợ khách hàng trong phạm vi dịch vụ vận chuyển. Dưới đây là những nội dung WoExpress có thể hỗ trợ khi phát sinh vấn đề.
Tư vấn thông tin và điều kiện vận chuyển
Trước khi gửi, khách hàng có thể cung cấp thông tin sản phẩm để WoExpress tư vấn. Các thông tin như tên hàng, số lượng, đặc điểm sản phẩm và tuyến vận chuyển giúp xác định điều kiện gửi hàng.
Với những mặt hàng đặc thù, khách hàng nên trao đổi trước để được hướng dẫn các yêu cầu cần lưu ý. Điều này giúp chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị hàng.
Hỗ trợ chuẩn bị hàng hóa và thủ tục liên quan
WoExpress hỗ trợ khách hàng trong quá trình chuẩn bị và vận chuyển hàng hóa đi Nhật Bản, Hàn Quốc. Tùy từng lô hàng, đơn vị có thể hỗ trợ về đóng gói, thông tin hàng hóa và các thủ tục liên quan.
Nếu hàng cần bổ sung thông tin hoặc phát sinh yêu cầu trong quá trình xử lý, khách hàng có thể trao đổi với WoExpress để được hướng dẫn. Quyết định kiểm tra thực tế và kết quả kiểm tra vẫn thuộc thẩm quyền của cơ quan hải quan.
Hỗ trợ xử lý khi phát sinh vấn đề trong quá trình vận chuyển
Khi hàng hóa phát sinh yêu cầu kiểm tra hoặc cần bổ sung thông tin, người gửi nên phối hợp với đơn vị vận chuyển sớm. WoExpress có thể hỗ trợ trao đổi thông tin liên quan đến lô hàng và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh.
Việc cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ ngay từ đầu cũng giúp quá trình xử lý thuận lợi hơn. Nếu cần gửi hàng đi Nhật Bản hoặc Hàn Quốc, khách hàng có thể liên hệ WoExpress để được tư vấn trước khi gửi.
Xem thêm:
- [Giải đáp] Gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì?
- Tờ khai hàng hóa xuất khẩu và hướng dẫn kê khai mẫu mới 2026
