Thủ tục hải quan là gì luôn là câu hỏi quan trọng đối với mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Hiểu đúng thủ tục thông quan là gì sẽ giúp bạn chủ động trong khâu chuẩn bị hồ sơ và đẩy nhanh tiến độ hàng hóa. Hãy cùng WoExpress tìm hiểu chi tiết quy trình và bộ chứng từ cần thiết ngay trong bài viết này nhé!
Thủ tục hải quan là gì?
Thủ tục hải quan theo Luật Hải quan 2014 là tập hợp các nghiệp vụ bắt buộc mà người khai và công chức hải quan phải thực hiện đối với hàng hóa, phương tiện vận tải khi xuất cảnh, nhập cảnh hoặc quá cảnh. Đây là quy trình pháp lý cốt lõi nhằm kiểm soát dòng lưu thông hàng hóa xuyên biên giới, đảm bảo các nghĩa vụ về thuế, kiểm dịch và an ninh quốc gia được thực thi nghiêm chỉnh trước khi lô hàng được phép thông quan.
Bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan gồm những gì?
Căn cứ theo pháp luật hiện hành, hồ sơ hải quan là tập hợp các chứng từ bắt buộc mà doanh nghiệp phải cung cấp để chứng minh tính hợp lệ của hàng hóa. Tùy vào đặc thù từng lô hàng, bộ hồ sơ này có thể tồn tại dưới dạng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử.
Về cơ bản, một bộ hồ sơ để làm thủ tục hải quan tiêu chuẩn sẽ bao gồm các thành phần sau:
- Tờ khai hải quan: Chứng từ quan trọng nhất dùng để khai báo thông tin lô hàng (hoặc các văn bản thay thế tờ khai theo quy định).
- Chứng từ vận tải (Bill of Lading): Xác nhận việc vận chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Thể hiện giá trị giao dịch để làm căn cứ tính thuế.
- Hợp đồng mua bán (Sales Contract): Văn bản thỏa thuận pháp lý giữa hai bên xuất và nhập khẩu.
- Chứng nhận xuất xứ (C/O): Tài liệu giúp doanh nghiệp hưởng các ưu đãi thuế quan đặc biệt.
- Giấy phép và kiểm tra chuyên ngành: Bao gồm giấy phép xuất nhập khẩu hoặc văn bản thông báo kết quả kiểm tra chất lượng, kiểm dịch từ các cơ quan quản lý nhà nước liên quan.
Quy trình làm thủ tục hải quan chi tiết
Để một lô hàng được thông quan thuận lợi, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với cơ quan quản lý thông qua hệ thống dữ liệu điện tử. Dưới đây là quy trình 5 bước cơ bản mà bất kỳ đơn vị nào khi làm thủ tục hải quan cũng cần nắm vững:
Bước 1: Khai và truyền tờ khai hải quan
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm khai báo chuyên dụng (như ECUS/VNACCS) để nhập liệu các thông tin chi tiết về lô hàng. Sau khi kiểm tra tính chính xác, dữ liệu sẽ được truyền trực tiếp đến hệ thống của Tổng cục Hải quan.
Bước 2: Lấy kết quả phân luồng
Ngay sau khi truyền tờ khai, hệ thống tự động sẽ phản hồi kết quả phân luồng để xác định mức độ kiểm tra:
- Luồng Xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa.
- Luồng Vàng: Cơ quan Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ giấy.
- Luồng Đỏ: Mức độ kiểm soát cao nhất, yêu cầu kiểm tra cả hồ sơ và thực tế hàng hóa.
Bước 3: Nộp thuế và lệ phí thủ tục hải quan
Doanh nghiệp tiến hành nộp các loại thuế xuất nhập khẩu và lệ phí thủ tục hải quan theo quy định. Đây là điều kiện bắt buộc để hệ thống gạch nợ và cho phép lô hàng tiến tới bước thông quan cuối cùng.
Bước 4: Kiểm tra chứng từ hoặc hàng hóa thực tế
Tùy vào kết quả phân luồng ở Bước 2, cán bộ hải quan sẽ đối soát bộ hồ sơ giấy (đối với luồng Vàng) hoặc thực hiện soi chiếu, mở container kiểm tra thủ công (đối với luồng Đỏ) để đảm bảo hàng hóa khớp với khai báo.
Bước 5: Thông quan và thanh lý tờ khai
Sau khi hoàn tất các bước kiểm tra và nghĩa vụ tài chính, cơ quan Hải quan sẽ phê duyệt thông quan trên hệ thống. Doanh nghiệp thực hiện thanh lý tờ khai tại cảng hoặc kho bãi để chính thức lấy hàng nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng đi quốc tế.
Địa điểm thực hiện thủ tục hải quan là gì và ở đâu?
Việc xác định địa điểm thực hiện thủ tục hải quan là gì phụ thuộc rất lớn vào loại hình hàng hóa và kết quả phân luồng của hệ thống. Tùy thuộc vào kết quả phân luồng và tính chất của lô hàng, thủ tục khai báo hải quan sẽ được thực hiện tại các địa điểm cụ thể sau:
Địa điểm tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
- Hệ thống trực tuyến (Online): Tiếp nhận dữ liệu tờ khai 24/7 qua phần mềm VNACCS/VCIS và Cổng thông tin một cửa quốc gia cho tất cả các luồng hàng.
- Trụ sở hải quan (Offline): Đối với các lô hàng luồng Vàng và luồng Đỏ, doanh nghiệp thực hiện đối soát chứng từ trực tiếp tại trụ sở các Chi cục Hải quan cửa khẩu hoặc Chi cục Hải quan ngoài cửa khẩu.
Địa điểm kiểm tra hàng hóa thực tế (Đối với luồng Đỏ)
Việc kiểm tra thực tế hàng hóa trong quy trình khai bao hai quan được thực hiện tại các khu vực chịu sự giám sát của hải quan:
- Khu vực cửa khẩu: Cảng biển quốc tế, sân bay quốc tế, ga đường sắt liên vận hoặc cửa khẩu đường bộ.
- Khu vực nội địa: Các cảng cạn (ICD), kho ngoại quan, kho bảo thuế hoặc địa điểm thu gom hàng lẻ (CFS).
- Địa điểm đặc thù: Cơ sở sản xuất của doanh nghiệp, địa điểm tổ chức hội chợ triển lãm hoặc các khu vực kiểm tra chung tại biên giới.
Thời hạn nộp hồ sơ hải quan theo quy định mới nhất
Việc tuân thủ đúng thời gian nộp hồ sơ là điều kiện tiên quyết để hàng hóa được thông quan đúng tiến độ. Theo Điều 25 Luật Hải quan 2014, các mốc thời gian quan trọng mà người khai hải quan cần lưu ý bao gồm:
| Đối tượng/Loại hình | Thời hạn nộp hồ sơ (Chậm nhất) | Lưu ý quan trọng |
| Hàng hóa xuất khẩu | 04 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh | Phải hoàn tất sau khi đã tập kết hàng hóa tại địa điểm thông báo. |
| Hàng chuyển phát nhanh | 02 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh | Áp dụng cho các lô hàng gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế. |
| Hàng hóa nhập khẩu | Trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu | Có thể nộp trước khi hàng đến để đẩy nhanh tốc độ thông quan. |
| Giá trị tờ khai | 15 ngày kể từ ngày đăng ký | Quá 15 ngày không làm thủ tục, tờ khai sẽ bị hủy trên hệ thống. |
| Chứng từ kèm theo | Khi hệ thống yêu cầu kiểm tra (Luồng Vàng/Đỏ) | Các chứng từ đã có trên Cổng một cửa quốc gia không cần nộp bản giấy. |
Những lưu ý vàng khi làm thủ tục hải quan
Việc xảy ra sai sót trong khâu chuẩn bị hồ sơ không chỉ gây chậm trễ thông quan mà còn phát sinh chi phí phạt hành chính nặng nề. Để quy trình vận hành trơn tru, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:
- Tra cứu chính xác mã HS Code: Đây là lỗi phổ biến nhất. Mã HS quyết định thuế suất áp dụng; khai sai mã này đồng nghĩa với việc bạn phải điều chỉnh tờ khai, nộp thêm thuế hoặc bị xử phạt. Hãy luôn cập nhật danh mục mới nhất và hiểu rõ đặc tính hàng hóa trước khi áp mã.
- Đồng nhất thông tin trên bộ chứng từ: Hợp đồng, Hóa đơn (Invoice), Vận đơn (Bill) và Phiếu đóng gói (Packing List) phải khớp tuyệt đối về số lượng, trọng lượng, số kiện và đơn vị tính. Chỉ một sai lệch nhỏ cũng khiến hải quan nghi ngờ và yêu cầu kiểm hóa (luồng Đỏ).
- Xác định đúng loại hình xuất nhập khẩu: Bạn cần phân biệt rõ hàng kinh doanh, gia công, tạm nhập tái xuất hay nhập nguyên liệu sản xuất… Khai sai loại hình sẽ buộc phải hủy tờ khai và làm lại từ đầu, gây lãng phí thời gian.
- Chính xác thông tin định danh: Tên doanh nghiệp, địa chỉ và mã số thuế phải trùng khớp hoàn toàn với giấy phép kinh doanh. Mọi sai sót ở mục này đều ảnh hưởng trực tiếp đến quyền sở hữu hàng hóa và trách nhiệm pháp lý.
- Khai báo phương thức vận chuyển: Đảm bảo khai đúng phương thức thực tế (đường biển, hàng không, đường bộ) để hệ thống xử lý hồ sơ chính xác ngay từ bước đầu.
Hiểu bản chất thủ tục hải quan là gì giúp doanh nghiệp chủ động trong khâu làm thủ tục hải quan, rút ngắn thời gian thủ tục thông quan là gì để đưa hàng về kho nhanh nhất. Hy vọng qua bài viết này, WoExpress đã giúp bạn nắm vững lộ trình để làm thủ tục hải quan một cách suôn sẻ, từ khâu chuẩn bị chứng từ đến khi hàng hóa chính thức được thông quan.
Xem thêm:
- Các bước làm thủ tục hải quan chi tiết, đúng quy định mới nhất
- Thủ tục thông quan hàng hóa: Quy trình và Những điều cần biết
