Tracking là gì? Và làm như thế nào để kiểm soát đơn hàng hiệu quả? Hiểu rõ điều này giúp bạn chủ động thời gian nhận hàng và tránh rủi ro thất lạc hàng hóa. Để WoExpress giải đáp nội dung này và chia sẻ bí kiếp tra cứu đơn hàng quốc tế nhanh chóng và hiệu quả qua bài viết dưới đây nhé!
Tracking là gì trong logistic?
Tracking là quá trình theo dõi vị trí và trạng thái của đơn hàng trong suốt quá trình vận chuyển. Thông qua mã vận đơn (Tracking Number), người gửi và người nhận có thể kiểm tra đơn hàng đang ở đâu, tiến độ giao nhận như thế nào và liệu có sự cố nào phát sinh hay không.
Hiểu rõ tracking là gì giúp khách hàng chủ động hơn trong việc theo dõi hàng hóa, đồng thời góp phần nâng cao tính minh bạch, giảm rủi ro thất lạc và tối ưu trải nghiệm vận chuyển, đặc biệt đối với các đơn hàng quốc tế.
Tracking hoạt động như thế nào?
Mã tracking (Tracking number) là gì?
Tracking number là một dãy kí tự được in trên đơn hàng có thể là chữ số hoặc cả chữ viết và chữ số được cung cấp bởi đơn vị vận chuyển. Mỗi đơn hàng sẽ có một mã riêng biệt, không trùng lặp với bất kì đơn hàng nào trên thế giới. Mã đơn này cho phép người gửi và người nhận tra cứu hành trình, vị trí, thời gian giao nhận và sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển đơn hàng.
Quy trình cập nhật trạng thái đơn hàng
Trong hệ thống tracking, trạng thái đơn hàng được cập nhật theo từng giai đoạn vận chuyển, giúp người gửi và người nhận dễ dàng theo dõi hành trình hàng hóa.
- Tiếp nhận đơn hàng: Hệ thống ghi nhận thông tin đơn hàng và xác nhận yêu cầu vận chuyển. Ở giai đoạn này, đơn hàng thường hiển thị các trạng thái như chờ xác nhận hoặc đã xác nhận.
- Lấy hàng: Đơn vị vận chuyển tiến hành nhận hàng từ người gửi và cập nhật trạng thái lên hệ thống. Đây là thời điểm đơn hàng chính thức bắt đầu hành trình vận chuyển.
- Trung chuyển: Hàng hóa được đưa đến kho phân loại và vận chuyển qua các điểm trung gian. Trạng thái có thể được cập nhật như đã đến kho, đang trung chuyển, đang vận chuyển hoặc đang thông quan đối với đơn hàng quốc tế.
- Xuất kho và giao hàng: Khi hàng đến điểm giao cuối, đơn hàng sẽ được bàn giao cho nhân viên giao nhận. Sau khi người nhận nhận hàng thành công, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái hoàn tất giao hàng.
Công nghệ đứng sau tracking
Hệ thống tracking đơn hàng hoạt động hiệu quả nhờ sự kết hợp của nhiều công nghệ hiện đại như barcode, QR code, GPS và hệ thống quản lý vận đơn. Những công nghệ này giúp cập nhật trạng thái đơn hàng theo thời gian thực, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong suốt quá trình vận chuyển.
- Barcode là mã vạch một chiều (1D) dùng để định danh và quản lý đơn hàng. Mỗi kiện hàng được gắn một barcode riêng, giúp hệ thống tự động cập nhật trạng thái khi được quét tại các điểm xử lý, hỗ trợ theo dõi đơn hàng nhanh chóng và chính xác.
- QR code là dạng mã hai chiều (2D), có hình vuông với nhiều điểm nhỏ, cho phép lưu trữ lượng thông tin lớn hơn so với barcode. Ngoài mã đơn hàng, QR Code còn có thể tích hợp thông tin người nhận, địa chỉ giao hàng hoặc liên kết tra cứu tracking, giúp truy xuất thông tin nhanh chóng chỉ với một lần quét.
- GPS (Global Positioning System) là hệ thống định vị toàn cầu giúp theo dõi vị trí của phương tiện vận chuyển theo thời gian thực. Trong tracking đơn hàng, GPS hỗ trợ cập nhật lộ trình, vị trí hiện tại và thời gian giao hàng dự kiến, góp phần nâng cao tính minh bạch trong quá trình vận chuyển.
- Hệ thống quản lý vận đơn là nơi điều phối toàn bộ dữ liệu tracking. Hệ thống này tổng hợp thông tin từ barcode, QR code và GPS để hiển thị trạng thái đơn hàng trên các nền tảng tra cứu. Đồng thời còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý đơn hàng, kiểm soát tiến độ vận chuyển và xử lý các tình huống như giao thất bại hoặc hoàn hàng.
Các trạng thái tracking phổ biến
Trong quá trình vận chuyển, hệ thống tracking sẽ cập nhật nhiều trạng thái khác nhau để phản ánh tiến độ xử lý đơn hàng. Việc hiểu rõ các trạng thái này giúp người gửi và người nhận dễ dàng theo dõi hành trình hàng hóa và kịp thời xử lý khi có sự cố phát sinh. Dưới đây là những trạng thái tracking phổ biến nhất:
- Order Received/Đã nhận đơn hàng: Là trạng thái khi đơn hàng vừa được tạo và hệ thống của đơn vị vận chuyển đã tiếp nhận thông tin. Giai đoạn này, hàng hóa chưa được lấy thực tế, mà chỉ mới ghi nhận trên hệ thống, đánh dấu điểm bắt đầu của quá trình tracking.
- Pending/Đang chờ xử lý: Đơn hàng đang trong trạng thái chờ để được xử lý tiếp theo. Nguyên nhân có thể do chưa xác nhận đơn, chưa thanh toán, thiếu thông tin người nhận hoặc đang chờ sắp xếp lấy hàng. Đây là trạng thái tạm thời trước khi đơn được đưa vào vận chuyển thực tế.
- Picked Up/Đã lấy hàng từ người gửi: Đơn vị vận chuyển đã đến lấy hàng và quét mã thành công để cập nhật lên hệ thống. Từ thời điểm này, đơn hàng chính thức bước vào hành trình vận chuyển và sẽ liên tục được cập nhật các trạng thái tracking tiếp theo.
- In Transit/Đang trên đường vận chuyển: Hàng hóa đang di chuyển giữa các điểm trong chuỗi logistics như kho gửi, kho trung chuyển hoặc kho đích. Trạng thái này có thể kéo dài và cập nhật nhiều lần như đã rời kho, đang trung chuyển, đang vận chuyển đến điểm tiếp theo. Đây là giai đoạn chiếm phần lớn thời gian của đơn hàng.
- Out for Delivery/Đang giao hàng đến người nhận: Đơn hàng đã đến kho cuối và được bàn giao cho nhân viên giao hàng. Trạng thái thường hiển thị như đang giao hàng, shipper đang giao, đang trên đường giao. Đây là chặng cuối trước khi hoàn tất, người nhận nên chú ý điện thoại để tránh giao thất bại.
- Delivered/Đã giao hàng thành công: Đơn hàng đã được giao đến người nhận và hoàn tất hành trình. Hệ thống có thể ghi nhận thêm các thông tin như ảnh giao hàng thành công nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
- Exception/Vấn đề phát sinh nếu có: Trạng thái này xuất hiện khi có sự cố trong quá trình vận chuyển hoặc giao hàng. Khi gặp trạng thái này, đơn hàng có thể được xử lý theo hướng giao lại hoặc chuyển hoàn nếu không khắc phục kịp thời.
Cách kiểm tra tracking đơn hàng đơn giản
Việc kiểm tra tracking đơn hàng hiện nay rất dễ dàng nhờ vào các nền tảng công nghệ của đơn vị vận chuyển. Bạn có thể chủ động theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực thông qua nhiều kênh khác nhau, giúp nắm rõ hành trình và xử lý kịp thời nếu có sự cố phát sinh.
Tra cứu trên website đơn vị vận chuyển
Tra cứu trên website của đơn vị vận chuyển là cách nhanh chóng và chính xác để theo dõi trạng thái đơn hàng. Chỉ cần nhập mã vận đơn, bạn có thể kiểm tra toàn bộ hành trình vận chuyển từ khi tiếp nhận đến khi giao hàng thành công. Với WoExpress, thông tin đơn hàng được cập nhật liên tục, giúp khách hàng dễ dàng theo dõi tiến độ vận chuyển.
Bước 1 – Lấy mã vận đơn
Sau khi gửi hàng thành công tại WoExpress, mỗi đơn hàng sẽ được cấp một mã vận đơn riêng thông qua hóa đơn hoặc hệ thống xác nhận. Đây là thông tin quan trọng giúp hệ thống nhận diện chính xác đơn hàng của bạn, vì vậy cần lưu giữ mã cẩn thận, nhập đầy đủ và chính xác khi tra cứu.
Bước 2 – Truy cập website WoExpress
Bạn truy cập vào website chính thức của WoExpress, sau đó thể lựa chọn một trong hai cách để vào trang tra cứu:
- Chọn mục “Tra cứu” và nhấn “Tra cứu vận đơn Việt – Hàn”
- Hoặc nhấn trực tiếp vào mục “Vận đơn Việt – Hàn” ở góc phải màn hình
Cả hai cách đều đưa bạn đến cùng một giao diện tra cứu vận đơn, nơi hiển thị thông tin tracking chi tiết.
Bước 3 – Nhập mã và tiến hành tra cứu
Tại ô tra cứu, bạn chỉ cần nhập hoặc dán mã vận đơn đã được cung cấp để kiểm tra tình trạng đơn hàng WoExpress.
Một số lưu ý:
- Kiểm tra lại mã trước khi tra cứu để tránh sai sót
- Nhập đúng định dạng để hệ thống xử lý chính xác
Sau đó, bạn chọn đơn vị vận chuyển CJ대한통운 (CJ Korea Express) để xem đầy đủ thông tin hành trình đơn hàng.
Tại đây, hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ tiến trình xử lý và giao hàng, giúp bạn có thể theo dõi đơn hàng một cách đầy đủ và rõ ràng trong suốt hành trình, đặc biệt với các đơn tuyến Việt – Hàn có nhiều chặng vận chuyển.
Kiểm tra qua app / email / SMS
Ngoài việc tra cứu trực tiếp trên website, người dùng còn có thể theo dõi tracking đơn hàng thông qua ứng dụng di động, email hoặc tin nhắn SMS do đơn vị vận chuyển cung cấp. Các kênh này sẽ tự động gửi thông báo mỗi khi trạng thái đơn hàng thay đổi, chẳng hạn như đã lấy hàng, đang vận chuyển, đang giao hàng hoặc đã giao thành công.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ tracking là gì và cách theo dõi đơn hàng hiệu quả. Với hệ thống tracking trực tuyến được cập nhật liên tục, WoExpress giúp bạn dễ dàng kiểm tra trạng thái đơn hàng và an tâm hơn trong quá trình vận chuyển Việt – Hàn. Liên hệ WoExpress ngay để trải nghiệm dịch vụ vận chuyển nhanh chóng, minh bạch và tiện lợi.
Xem thêm:
