Xuất nhập khẩu chính ngạch là gì? Tìm hiểu chi tiết từ A-Z

Xuất nhập khẩu chính ngạch là hình thức giao thương quốc tế hợp pháp, đáp ứng đầy đủ quy định về chứng từ, hợp đồng và thủ tục pháp lý. So với các hình thức khác, phương thức này giúp giảm rủi ro và đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp. Bài viết dưới đây, WoExpress sẽ giúp bạn hiểu rõ xuất nhập khẩu chính ngạch là gì, cùng những ưu điểm và lý do nên áp dụng trong hoạt động kinh doanh quốc tế.

DANH MỤC

Xuất nhập khẩu chính ngạch là gì?

Xuất nhập khẩu chính ngạch là hình thức mua bán hàng hóa giữa doanh nghiệp trong nước và đối tác nước ngoài theo các hiệp định thương mại giữa các quốc gia. Mọi hoạt động đều phải tuân thủ quy định của pháp luật, thực hiện đầy đủ thủ tục hải quan, nộp thuế và đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, chứng từ, an toàn vệ sinh thực phẩm.

Tại Việt Nam, chỉ những mặt hàng được Nhà nước cho phép mới được xuất nhập khẩu chính ngạch, trong khi hàng thuộc danh mục cấm sẽ không được áp dụng hình thức này. Đây là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp giao dịch hàng hóa số lượng lớn, giá trị cao, giúp đảm bảo tính pháp lý và minh bạch cho hàng hóa nhập khẩu.

So sánh xuất nhập khẩu chính ngạch và tiểu ngạch

Xuất nhập khẩu tiểu ngạch

Hoạt động mua bán hàng hóa qua biên giới với quy mô nhỏ thường được thực hiện theo hình thức tiểu ngạch tại các cửa khẩu phụ hoặc lối mở biên giới. Ưu điểm của hình thức này là thủ tục đơn giản, chi phí ban đầu thấp, linh hoạt về thời gian giao dịch và số lượng hàng hóa. Tiểu ngạch phù hợp với các mặt hàng như nông sản, hàng tiêu dùng, quần áo và phụ kiện.

Tuy nhiên, hình thức này còn nhiều hạn chế về tính pháp lý và mức độ ổn định. Chứng từ thường không đầy đủ, khó chứng minh nguồn gốc xuất xứ, dễ phát sinh rủi ro về chất lượng hàng hóa và biến động giá cả. Ngoài ra, giá trị giao dịch cũng bị giới hạn khoảng 2 triệu đồng/người/ngày.

Xuất nhập khẩu chính ngạch

Đối với các lô hàng có giá trị lớn, xuất nhập khẩu chính ngạch được thực hiện qua cửa khẩu quốc tế và phải tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật. Hàng hóa cần có đầy đủ hóa đơn, hợp đồng, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) cùng các chứng từ hải quan theo quy định.

Hình thức này có ưu điểm nổi bật là tính pháp lý rõ ràng, đảm bảo nguồn gốc hàng hóa và thuận lợi khi vận chuyển số lượng lớn. Đồng thời, đây cũng là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp muốn ký kết hợp đồng dài hạn, phân phối hàng vào các hệ thống bán lẻ lớn và duy trì hoạt động xuất nhập khẩu ổn định.

Xuất nhập khẩu chính ngạch: Ưu điểm và hạn chế

Mỗi hình thức xuất nhập khẩu đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Việc hiểu rõ các đặc điểm của xuất nhập khẩu chính ngạch sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án phù hợp với nhu cầu vận chuyển và kinh doanh.

Ưu điểm

Xuất nhập khẩu chính ngạch phù hợp với các lô hàng có giá trị lớn và không giới hạn về số lượng.
Hàng hóa có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và nguồn gốc xuất xứ rõ ràng theo quy định pháp luật, giúp giảm nguy cơ bị cơ quan chức năng thu giữ.
Quyền lợi của bên mua và bên bán được đảm bảo thông qua hợp đồng thương mại, đồng thời tạo cơ sở giải quyết tranh chấp khi phát sinh.
Quá trình vận chuyển quốc tế an toàn, ổn định, đặc biệt phù hợp với các lô hàng có giá trị cao.
Hàng hóa có thể vận chuyển từ tất cả các quốc gia đã ký Hiệp định thương mại với Việt Nam, không chỉ giới hạn ở những nước có chung đường biên giới.

Hạn chế

Thủ tục và hồ sơ tương đối phức tạp, hàng hóa chỉ được nhận sau khi hoàn tất thông quan, trừ trường hợp được phép chuyển vào kho bảo quản để chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành.
Chi phí thực hiện thường cao hơn so với hình thức tiểu ngạch.
Hàng hóa phải trải qua quy trình kiểm tra chặt chẽ về thủ tục và giấy tờ, làm giảm tính linh hoạt trong quá trình xuất nhập khẩu.

Các hình thức xuất nhập khẩu chính ngạch

Hiện nay, xuất nhập khẩu chính ngạch được chia thành hai hình thức chính sau:

Xuất nhập khẩu chính ngạch trực tiếp

Đối với hình thức xuất nhập khẩu chính ngạch trực tiếp, doanh nghiệp sẽ là đơn vị đứng tên trực tiếp trên tờ khai hải quan tại các mục nhập khẩu. Đồng thời, toàn bộ quá trình đàm phán và giao dịch mua bán với nhà cung cấp ở nước ngoài cũng được doanh nghiệp trực tiếp thực hiện.

Khi lựa chọn hình thức này, doanh nghiệp phải tự chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ và hoàn tất các thủ tục cần thiết. Vì vậy, nếu phát sinh bất kỳ rủi ro nào liên quan đến thủ tục thông quan, thuế hoặc giấy tờ, doanh nghiệp nhập khẩu sẽ là bên chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Các hình thức xuất nhập khẩu chính ngạch

Xuất nhập khẩu chính ngạch ủy thác

Với hình thức xuất nhập khẩu chính ngạch ủy thác, doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng với một đơn vị cung cấp dịch vụ logistics để thay mặt thực hiện việc nhập khẩu. Đơn vị này sẽ đứng tên trên tờ khai hải quan, thực hiện các thủ tục thông quan và giao dịch với đối tác nước ngoài. Doanh nghiệp chỉ cần thanh toán phí dịch vụ theo thỏa thuận.

Sau khi hoàn tất quá trình thông quan, đơn vị ủy thác sẽ bàn giao cho doanh nghiệp hóa đơn đỏ hợp pháp của lô hàng cùng các chứng từ nhập khẩu liên quan. Nhờ đó, doanh nghiệp không cần trực tiếp xử lý các thủ tục nhập khẩu mà chỉ cần phối hợp thông qua hợp đồng ủy thác.

Tìm hiểu quy trình xuất nhập khẩu chính ngạch

Việc nắm rõ quy trình xuất nhập khẩu chính ngạch sẽ giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ, thực hiện thủ tục hải quan và vận chuyển hàng hóa một cách thuận lợi hơn.

Quy trình xuất khẩu chính ngạch

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ: Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ theo quy định, gồm hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), tờ khai hải quan điện tử, chứng từ vận tải (Bill of Lading hoặc Airway Bill) và giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu cần hưởng ưu đãi thuế quan.

Bước 2 – Đặt booking và nhận container: Doanh nghiệp liên hệ hãng tàu hoặc đơn vị logistics để đặt chỗ vận chuyển. Sau khi booking được xác nhận, doanh nghiệp nhận container rỗng để đưa về kho đóng hàng theo kế hoạch giao nhận.

Bước 3 – Kiểm tra và đóng gói hàng hóa: Hàng hóa được kiểm tra chất lượng, phân loại và đóng gói theo tiêu chuẩn quốc tế. Đồng thời, doanh nghiệp cần gắn đầy đủ nhãn mác và ký mã hiệu nhằm thuận tiện cho quá trình vận chuyển và kiểm tra.

Bước 4 – Thực hiện thủ tục xuất khẩu: Doanh nghiệp khai báo tờ khai hải quan điện tử trên Cổng thông tin một cửa quốc gia. Sau khi tiếp nhận, cơ quan hải quan sẽ phân luồng xanh, vàng hoặc đỏ để kiểm tra. Nếu cần kiểm tra thực tế hàng hóa, doanh nghiệp phối hợp với cơ quan hải quan để hoàn tất thủ tục thông quan.

Bước 5 – Vận chuyển hàng lên tàu: Sau khi được thông quan, hàng hóa được đưa đến cảng và bốc xếp lên tàu theo lịch booking. Doanh nghiệp cũng cần gửi các chứng từ gốc theo hợp đồng để đối tác hoàn tất thủ tục nhập khẩu tại nước đến.

Quy trình nhập khẩu chính ngạch

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu

Trước khi làm thủ tục nhập khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau:

Hợp đồng mua bán (Sale Contract).
Hóa đơn thương mại (Invoice).
Phiếu đóng gói (Packing List).
Vận đơn (Bill of Lading) (nếu có).
Tờ khai hải quan (Customs Declaration).
Thư tín dụng (L/C).
Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước.
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Form E).
Hóa đơn vận chuyển.
Giấy chứng nhận kiểm dịch.

Bước 2: Thanh toán hóa đơn

Doanh nghiệp thực hiện hanh toán Invoice theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Hình thức thanh toán qua ngân hàng được sử dụng phổ biến và phải thực hiện thông qua ngân hàng được Nhà nước cấp phép.

Bước 3: Thực hiện thủ tục hải quan

Doanh nghiệp lựa chọn phương thức vận chuyển bằng đường biển, đường bộ hoặc đường hàng không. Nếu lần đầu khai báo hải quan, cần đăng ký tài khoản và mua token để thực hiện khai báo trên hệ thống. Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp theo dõi kết quả thông quan theo các luồng:

Luồng xanh: Hàng hóa được thông quan ngay.
Luồng vàng: Xuất trình chứng từ để hải quan kiểm tra.
Luồng đỏ: Kiểm tra chứng từ và hàng hóa trước khi thông quan.

Bước 4: Nộp thuế và nhận lệnh giao hàng

Sau khi khai báo hải quan, doanh nghiệp nộp các khoản thuế phát sinh và nhận lệnh giao hàng gồm giấy giới thiệu, vận đơn và thông báo hàng đến. Với hàng container, cần bổ sung giấy mượn container, giấy hạ container rỗng, hạn lệnh giao hàng và hóa đơn, sau đó hoàn tất thủ tục hải quan, in phiếu giao nhận và xuất hàng.

Bước 5: Theo dõi quá trình vận chuyển

Trong thời gian hàng hóa vận chuyển, người mua và người bán có thể theo dõi lộ trình thông qua mã tracking do đơn vị vận chuyển cung cấp.

Bước 6: Làm thủ tục nhập khẩu

Khi hàng đến nơi, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện thủ tục nhập khẩu theo quy trình xét duyệt chứng từ. Đồng thời thu hồi tiền thuê container (nếu có) và chuẩn bị giấy giới thiệu, giấy hạ container rỗng cùng giấy thuê container.

Chi phí xuất nhập khẩu chính ngạch

Khi thực hiện xuất nhập khẩu chính ngạch, doanh nghiệp phải làm thủ tục tại cửa khẩu quốc tế và tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật. Theo đó, hàng hóa cần được khai báo hải quan, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế và nộp các loại thuế bắt buộc, trong đó thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (VAT) là hai khoản chi phí chính.

Ngoài thuế, doanh nghiệp còn phải thanh toán phí khai quan, soi chiếu container, lưu kho bãi và chi phí kiểm tra chất lượng đối với hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành. Mức phí phụ thuộc vào loại hàng và thời gian xử lý. Trường hợp hồ sơ thiếu chứng từ, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm phí lưu bãi hoặc bị phạt do chậm thông quan.

So với nhập khẩu tiểu ngạch, hình thức này thường có chi phí cao hơn vì phải thực hiện đầy đủ quy trình và nghĩa vụ thuế. Đổi lại, hàng hóa được đảm bảo về tính pháp lý, có đầy đủ chứng từ hợp lệ để khấu trừ thuế VAT và giảm nguy cơ bị tịch thu khi lưu thông trên thị trường.

Xuất nhập khẩu chính ngạch giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý, tối ưu quy trình giao thương và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động xuất nhập khẩu. Nếu bạn cần tư vấn hoặc hỗ trợ thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu chính ngạch, WoExpress luôn sẵn sàng đồng hành. Liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline: 0988 789 643 để được hỗ trợ nhanh chóng.

Thông tin liên hệ: